Als gevolg van de COVID-19-pandemie passen bedrijven hun manier van werken aan. Een aantal mogelijke veranderingen op een rij.
Het coronavirus verspreidt zich nog steeds over de hele wereld. In een poging om de verspreiding van de uitbraak tegen te gaan, zijn vele steden, regio’s en zelfs hele landen de afgelopen tijd in lockdown gegaan. Plotseling moest een overgrote meerderheid van de werknemers wennen aan thuiswerken – tenzij ze een vitaal beroep uitoefenden. Een stabiele internetverbinding was daarbij niet de enige uitdaging waar ze mee te maken hebben gehad. Nu kantoren weer opengaan, ontstaan er ook nieuwe vraagstukken als het gaat om onze manier van werken.
Voor veel kantoormedewerkers bestaat het takenpakket uit bepaalde werkwijzen en verantwoordelijkheden, die gevat worden in workflows. Deze worden vaak informeel afgestemd op basis van persoonlijk contact. Als zich een probleem voordoet, proberen we dit vaak op te lossen door ‘even bij elkaar te zitten’. Maar die vlieger ging de afgelopen maanden niet op. Heeft dit gevolgen voor hoe we de komende tijd effectief gaan verbinden, meewerken, samenwerken en communiceren met elkaar?
Om die vraag te kunnen beantwoorden, moet eerst een aantal andere factoren helder zijn. Wordt thuiswerken de norm? Veranderen de rollen en functies die voorheen fysieke aanwezigheid op kantoor vereisten voorgoed, zodra alles voorbij is en iedereen weer terug kan naar het werk? En kan de tijd van werknemers nu beter verdeeld worden tussen kantoor en thuis met een hogere productiviteit tot gevolg?
Kan COVID-19 de manier van werken voor altijd veranderen?
Los van het bovenstaande: in het huidige ‘werken op afstand’ is technologie het vanzelfsprekende hart van elke interactie. Maar naast de zorgen over de technische kant van de communicatie, zoals voldoende bandbreedte en de juiste tools voor videoconferencing, moeten we er allemaal voor zorgen dat we de ‘waarde van zachte communicatie’ veel beter begrijpen.
Voor sommige werknemers hebben de veranderingen van de afgelopen tijd veel impact gehad. Managers van ‘de oude stempel’ zijn in sommige gevallen zo afhankelijk van de structuur van fysieke aanwezigheid op kantoor, dat de stap bijna te groot is geweest. We weten namelijk dat sommige mensen het gevoel hebben dat ze met andere mensen in een ruimte moeten zijn om dingen gedaan te krijgen. Ze beschikken niet over de soft skills die nodig zijn om zich effectief te kunnen uitdrukken via video- en telefoongesprekken.
Millennials en de ruimdenkende Generatie X bezitten meer van deze vaardigheden, en Generatie Z beschikt op haar beurt intuïtief al over dergelijke soft skills. Generatie Z-leden zijn namelijk geboren in het cloud-tijdperk; ze vinden het geen probleem als er een webcam op hen gericht staat en ervaren dus ook nauwelijks een verandering in de manier van communiceren.
Afhankelijk van het individu vallen de vereiste aanpassingen dus wel mee, of zijn maatregelen te bedenken die de pijn verzachten. Maar we moeten natuurlijk niet vergeten dat werknemers slechts één van de drie elementen zijn die de manier van werken beïnvloeden. Werkgevers zien ook de positieve kanten van thuiswerken, maar hebben ook ervaren dat het opvolgen van specifieke taken – en het sturen op performance – moeilijker wordt.
En dan is daar nog – zeer cruciaal – de klant. De manier waarop die zijn goederen en diensten wil ontvangen, verschilt sowieso al per bedrijfstak. En ook daar hebben de ontwikkelingen niet stil gestaan.
Wees gewoon je (authentieke) zelf
Vooral werknemers met kinderen hebben de afgelopen tijd voor een uitdaging gestaan qua thuiswerksituatie. Maar kinderen en andere familieleden begrijpen daardoor wel beter wat we de hele dag doen als we ‘aan het werk zijn’. De gezinsleden zien nu aspecten van het werkleven die ze zelf pas zullen ervaren als ze er later zelf mee bezig zijn. We kunnen hier iets positiefs uit halen. Wanneer onze gezinnen geconfronteerd worden met onze manier van werken en ons druk in de weer zien en horen met video en conference calls, krijgen we ongetwijfeld nieuwe en verrassende terugkoppeling op onze manier van doen.
Een beslissend moment voor mensen en de planeet
De laatste belangrijke verandering die COVID-19 kan bewerkstelligen is de impact op klimaatverandering en (lucht)vervuiling. Als zoveel mensen zinvolle alternatieven kunnen vinden voor hun dagelijkse woon-werkverkeer, wellicht kunnen we dan het positieve effect gewoon doortrekken. Met enige zelfreflectie en inschikkelijkheid komen we een heel eind. Bovendien: als we meer tijd kunnen besteden aan activiteiten die onze creatieve gedachten stimuleren, kunnen we misschien helpen bij het creëren van wereldwijde oplossingen om ervoor te zorgen dat deze vreselijke pandemie de laatste in zijn soort is.