Dat ontbinding van de arbeidsovereenkomst via een ‘vaststellingsovereenkomst’ de meest gebruikte ontslagroute is, zal de meesten inmiddels bekend zijn. Maar hoe pakt u als werkgever het aanbieden en afronden van de vaststellingsovereenkomst het handigst aan?
Hieronder enige richtlijnen:
Geen vaste regels
Een vaststellingsovereenkomst kunt u op elk moment aan werknemer aanbieden. Er zijn geen regels die voorschrijven dat u eerst een bepaald traject moet hebben doorlopen, of dat er sprake moet zijn van bepaalde omschreven situaties. Toch doet u er als werkgever verstandig aan de werknemer niet te ‘overvallen’ met een vaststellingsovereenkomst. Voor de meeste werknemers heeft het einde van de arbeidsovereenkomst grote gevolgen. Als dat einde bovendien totaal onverwachts komt, wordt het afsluiten van een vaststellingsovereenkomst alleen maar lastiger.
In welke situaties biedt u een vaststellingsovereenkomst aan?
Feitelijk kan in elke situatie waarbij u de arbeidsovereenkomst wilt beëindigen een vaststellingsovereenkomst aanbieden. Maar meestal gebeurt dat in situaties waar de wet uitgaat van een ‘redelijke ontslaggrond’, zoals een verstoorde arbeidsrelatie, disfunctioneren en personeelsinkrimping vanwege reorganisatie of een andere bedrijfseconomische redenen.
Mondeling, schriftelijk, of allebei?
Er zijn geen voorgeschreven regels waaraan u zich moet houden bij het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst. Zo kunt u werknemer mondeling aangeven dat u van plan bent hem een vaststellingsovereenkomst aan te bieden, maar u kunt hem dat ook per brief of e-mail berichten.
Gebaseerd op vele jaren praktijkervaring zijn de juristen en advocaten van Ontslagspecialist van mening dat de volgende aanpak de voorkeur heeft:
- u nodigt de betrokken werknemer uit voor een bespreking, al dan niet in aanwezigheid van een HR-medewerker;
- u geeft een duidelijke uitleg waarom u genoodzaakt bent de arbeidsovereenkomst te beëindigen;
- u licht toe wat de voordelen zijn van een ontslag met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst ten opzichte van een ontslag via de kantonrechter of het UWV;
- u licht toe op welke wijze u bereid bent werknemer te compenseren voor de gevolgen van het ontslag;
- u geeft het door u medegedeelde op schrift mee aan werknemer, of u zegt hem toe dat hij dat zo spoedig mogelijk ontvangt;
- u gunt werknemer een redelijke termijn, bij voorkeur minimaal 1 week, om te reageren op de aangeboden regeling;
- u agendeert met werknemer alvast een vervolgafspraak op een datum die rekening houdt met de redelijke reactietermijn.
En vervolgens?
Als werknemer akkoord gaat met de aangeboden vaststellingsovereenkomst, en de wettelijke 14 dagen bedenktermijn voorbij zijn, is de vaststellingsovereenkomst definitief en komt de arbeidsovereenkomst op de afgesproken datum tot een einde. Gaat werknemer niet akkoord en doet hij een tegenvoorstel dan moet u zich beraden of u akkoord kunt gaan met het tegenvoorstel. Gaat u niet akkoord met het tegenvoorstel dan zou u nogmaals uw eigen oorspronkelijke voorstel kunnen handhaven, of op uw beurt een tegenvoorstel kunnen doen uitgaan. Vaak komt alsnog – na loven en bieden – een beëindigingsovereenkomst tot stand.
