Ik heb een trend in de markt gesignaleerd: ambtenaren die op een hele andere manier hun begrotingen en werkzaamheden organiseren. Zo zijn er tegenwoordig ambtenaren die hun eigen werk bepalen en werk ook onderling met collega’s ruilen als ze ergens aan moeten werken waar ze niet blij van worden.
De belangrijkste reden waarom deze organisaties zijn afgestapt van de ouderwetse manier van organiseren en begroten en het nu meer ‘agile’ aanvliegen is omdat vaak maar een handjevol mensen in de organisatie snapt wat de cijfers precies betekenen. En alle plannen die worden gemaakt hebben over het algemeen maar op heel weinig mensen binnen de organisatie impact.
Onder andere de gemeenten Haarlem en Krimpen aan de IJssel, maar ook het Ministerie van Justitie en Veiligheid werken al op deze manier. Jaarplannen worden niet meer gemaakt, daarvoor in de plaats ‘spelen’ ze eenmaal per kwartaal het bijdragespel. Er wordt op een interactieve manier gekeken naar de collectieve opgave (wat moet er gebeuren?) en de individuele bijdrages (wie gaat/wil wat doen?). Volgens alle organisaties biedt het voor iedereen binnen de organisatie meer duidelijkheid.
De volgende vragen staan centraal:
- Welke taken moeten gedaan worden?
- En hoe gaan we die verdelen?
- Wat moeten we doen om de kosten te dekken?
Een quote van een van de gemeenten:
We zijn van planning en control overgestapt op praten & commitment. Niet alleen doen onze medewerkers vaker wat ze zeggen te doen, ook zorgt het voor heel veel inzicht. Zo wordt bijvoorbeeld duidelijk dat sommige collega’s te veel projecten tegelijkertijd doen en wordt nu al tijdig gesignaleerd dat bepaalde projecten geen toekomst hebben. In plaats van deze projecten door te laten lopen – het stond immers op de planning van 2019 – zijn ze nu vroegtijdig beëindigd. En dit heeft direct een besparing in tijd en kosten opgeleverd.