Gespreksvoorbereiding
Het voeren van goede gesprekken is een van de belangrijkste bouwstenen bij het motiveren van medewerkers. Het selectiegesprek zet daarbij al de toon. Werving en selectie is een ingewikkelde aangelegenheid, zeker als het aanbod aan kandidaten de vraag ruimschoots overtreft. Want hoe vind je tussen al die gegadigden nu net die ene man of vrouw die qua opleiding, kennis, ervaring en persoonlijkheid het beste past in uw team? Daar zijn verschil-lende instrumenten voor, zoals de sollicitatiebrief, kennismakings- en selectiegesprekken en diverse testen.
Het meest veelzeggend voor beide partijen zijn de verschillende gespreksrondes. Daarin moeten gegadigden zich ten overstaan van degene die selecteert ‘verkopen’. Een gesprek vraagt dan ook veel van een sollicitant. Maar ook voor de sollicitatiecommissie is de situatie niet eenvoudig. Zij moet zich in korte tijd een representatief beeld zien te vormen van de kandidaat en een goed profiel schetsen van de eigen organisatie. Een goede gespreks-voorbereiding is daarom van groot belang.
Tips – Gespreksvoorbereiding
- Reserveer een ruimte waar u ongestoord kunt interviewen.
Laat de receptie weten welke kandidaat komt, en hoe laat. Het is voor sollicitanten, die meestal toch wat zenuwachtig zijn, erg vervelend als u kennelijk niet op hun komst bent voorbereid; - Laat uw gesprekspartner niet onnodig lang wachten.
Zorg voor een rustige wachtruimte, met een paar tijdschriften om in te bladeren. Bied hem of haar een drankje aan; - Stel open vragen.
Met open vragen (‘Waarom ging u na drie jaar …? Hoe vond u het om …?’) kunt u een kandidaat laten praten. Dat geeft u en uw collega’s de gelegenheid de kandidaat te observeren; - Bereid het gesprek goed voor.
Als u gerichte vragen stelt, voorkomt u dat sollicitanten het gesprek naar hun hand gaan zetten; - Luister naar de kandidaat.
Sommigen horen nauwelijks wat een kandidaat te vertellen heeft. Liever zijn ze zelf aan het woord. Zo’n manier van interviewen levert niet de gewenste informatie op; - Stel u welwillend en belangstellend op.
Een kandidaat moet voelen dat u serieus in zijn verhaal geïnteresseerd bent. Luister rustig. Knik af en toe bevestigend. Moedig de kandidaat aan zijn verhaal te doen, maar vermijd dat hij gaat doordraven. U heeft de leiding van het gesprek in handen!; - Vat de woorden van de kandidaat af en toe samen.
(‘Dus u hebt het gevoel dat u toen wat onder uw niveau werkte?’) Daarmee laat u zien dat u het verhaal aandachtig volgt en stelt u de kandidaat in de gelegenheid te corrigeren of aan te vullen; - Breek de spanning.
Af een toe een grapje tijdens het gesprek neemt spanning weg en zorgt voor een lossere atmosfeer. Maar overdrijf het niet. In een sfeer van ‘ouwe jongens krentenbrood’ kan een kandidaat ten onrechte het gevoel krijgen de baan al op zak te hebben!