De afgelopen jaren hebben veel organisaties recruitment intern opgezet. Door het aannemen van corporate recruiters en het opbouwen van een interne recruitmentafdeling proberen ze grip te houden op het proces en efficienter te werk te gaan.
Recruitment intern uitvoeren kan veel voordelen met zich meebrengen, maar je hebt dan wel te maken met een bepaalde capaciteit. Daarom zijn veel organisaties nu actief bezig met het efficient indelen van het recruitment proces, met als doel het recruitment proces te optimaliseren op het gebied van efficientie.
Een efficienter proces begint bij een analyse
Een efficienter recruitment proces is voor iedere organisatie en afdeling positief, maar voordat een efficienter proces kan worden gerealiseerd is een duidelijke analyse nodig. In dit geval spreken we over een analyse van het huidige recruitment proces. Je kan hierbij denken aan de volgende vragen: uit welke stappen bestaat het recruitment proces van jouw organisatie? Doet jouw recruitment afdeling het complete proces zelfstandig of wordt er al een deel uitbesteed? Welke tools worden er ingezet? Waar zitten de knelpunten binnen het proces? Welke handelingen duren lang of gaan vaak fout? Etc.
Het doel van deze analyse is ten eerste om het hele proces inzichtelijk te krijgen. Als dit succesvol in kaart wordt gebracht, schijnt dat vaak al een licht op complexe processen of onnatuurlijke activitieten binnen het proces. Dat is het tweede doel van de analyse: het ontdekken en in kaart brengen van knelpunten, zogenaamde ‘bottlenecks’.
Jouw organisatie heeft ongetwijfeld knelpunten of verbeterpunten binnen het recruitment proces. Dat is geen enkel probleem, sterker nog, iedere organisatie heeft deze. Het positieve aspect van op de hoogte zijn van deze knelpunten is dat je er nu actief een oplossing voor kan zoeken. Het gaat hier dus om activiteiten, handelingen of onderdelen van het proces die beter uit te voeren zijn dan op dit moment het geval is.
Outsourcen
Sommige knelpunten kan je zelf aanpakken en oplossen. Andere knelpunten zijn niet makkelijk op te lossen binnen jouw organisatie en zal je daarom (op korte termijn) op een andere manier moeten verhelpen. Dit is bijvoorbeeld het geval als jouw organisatie momenteel kennis mist in een bepaald vakgebied of moeite heeft met bepaalde werkzaamheden of activiteiten. Hierbij speelt met name capaciteit een rol. In deze blog behandelen we twee manieren die in dat geval van waarde kunnen zijn.
Allereerst is er de mogelijkheid om te starten met RPO (recruitment process outsourcing), waarbij je externe partijen (delen van) het recruitment proces uit handen laat nemen. Hierbij gaat het veelal om partijen die actief zijn als recruitmentbureaus en werving & selectie uitvoeren.
Deze partijen zijn flexibel inzetbaar waardoor ze de complete wervingsbehoefte op kunnen pakken, maar hebben ook de optie om zich te richten op bepaalde vacatures waar bijvoorbeeld het netwerk van jouw organisatie ontbreekt of te weinig capaciteit of kennis voor in huis is. Op deze manier kan je snel en flexibel de capaciteit verhogen zonder de vaste kosten te laten stijgen.
Automatiseren
Een andere optie, vaak populairder bij het interne team, is door middel van tools en automatisering het interne recruitment proces optimaliseren (Recruitment Process Automation). Op deze manier blijft de controle binnen de organisatie, maar wordt er wel een slag geslagen op het gebied van efficientie. Automatisering zie je veel terug in recruitment in de vorm van bijvoorbeeld ATS-systemen, chatbots en genderneutrale schrijftools.
Doordat bepaalde activiteiten daarmee uit handen worden genomen van de recruiter, is er meer capaciteit om de andere activiteiten uit het proces uit te voeren. Dit zorgt voor meer capaciteit met hetzelfde aantal teamleden wat daardoor weer ingezet kan worden om nog meer resultaat te genereren.
Het bijkomend voordeel van automatisering is dat het direct ook menselijke fouten wegneemt. Zeker bij recruitment, waar dingen als onbedoelde discriminatie, voorkeuren en vooroordelen altijd een rol zullen spelen. Door het gebruik van A.I. en technologie kunnen deze menselijke fouten in ieder geval zo veel mogelijk beperkt worden, wat uiteindelijk in het voordeel van iedereen is. Daarnaast kan je door automatisering erg gemakkelijk resultaten meten en metrics bijhouden.