Het is als dweilen met de kraan open wanneer met moeite aangetrokken medewerkers kort na hun indiensttreding door de achterdeur de organisatie verlaten. Een waardevolle bron voor informatie om het ongewenste verloop verder in te dammen is het exitgesprek. Met de antwoorden op de onderstaande vragen kunt u het exitgesprek introduceren.
Wat is een exitgesprek
Een exitgesprek is een gesprek met medewerkers die op het punt staan te vertrekken. Niet ingeloste verwachtingen met betrekking tot de loopbaan, niet of onvoldoende kunnen toepassen van kennis en ervaring, te hoge werkdruk, te lange reisafstand of een gebrek aan kinderopvang zijn voorbeelden van redenen waarom medewerkers hun heil elders zoeken.
Wie voert het exitgesprek?
Een exitinterview levert meer waardevolle informatie op als niet door de leidinggevende van de vertrekker wordt afgenomen maar door een HR-professional. Het is immers nog maar de vraag of de vertrekker aan zijn leidinggevende vertelt dat laatst genoemde de voornaamste reden is van zijn vertrek. En als hij dat wel durft, of de leidinggevende dit wel eerlijk communiceert naar de afdeling HR of andere belanghebbenden.
Wanneer vindt het exitgesprek plaats?
Het exitgesprek vindt plaats kort voor het einde van het vertrek, bij voorkeur in de laatste week.
Tip: plan dus tijdig het gesprek in!
Door het opnemen van een batterij aan vakantiedagen laat een afspraak zich niet makkelijk inplannen.
Hoe is het exitgesprek opgebouwd?
Om de uitkomsten van de gesprekken onderling te kunnen vergelijken is het belangrijk een standaard vragenlijst te gebruiken.
In het eerste gedeelte van het exitgesprek is het de uitdaging om de medewerker op zijn praatstoel te krijgen en hem in alle rust en openheid te laten vertellen over de redenen van het vertrek. Het zogenaamde vrije gedeelte van het gesprek start met de vraag: ‘Wat zijn de redenen van uw vertrek?´ De checklist wordt dus niet gebruikt als een lijst met vragen die aan de vertrekkende medewerker wordt voorgelegd. Het is juist de medewerker die bepaalt wanneer en hoe diep de onderwerpen aanbod komen. Deze fase eindigt met de vraag: ´Zijn er nog andere redenen waarom u weggaat?´ Als de medewerker dan zegt dat hij alles heeft verteld, pakt de interviewer de lijst en stelt de vragen die nog niet aan bod gekomen zijn.
Tip
Door ook vragen te stellen over de nieuwe functie van de bijna ex-medewerker (‘wat ga je doen? Wat trek je aan bij deze organisatie?’) probeert de interviewer de werkelijke redenen van het vertrek boven water te krijgen.
Wat wordt er met de informatie van de exitgesprekken gedaan?
De informatie van de exitgesprekken wordt gerubriceerd aan het management aangeboden met, indien mogelijk, verbetervoorstellen. Hierdoor kunnen organisaties maatregelen nemen om vertrekredenen (bronnen van onvrede) voor andere medewerkers weg te nemen.
Wat nooit doen?
Laat geen boosheid blijken over het vertrek van een (waardevolle) medewerker. Het lucht misschien op, maar op de lange termijn is het beter om met een glimlach van elkaar afscheid te nemen. Hoe moeilijk dat misschien ook is, bedank vertrekkende medewerkers voor hun bijdrage aan het organisatie en wens hen veel succes in hun nieuwe baan. Bedenk altijd dat de wereld klein is en partijen elkaar weer tegen kunnen komen.
Wat altijd doen?
Vraag door en wees constant nieuwsgierig. Nieuwsgierig gedrag voorkomt het doen van aannames die misschien helemaal niet kloppen. Hiervoor kan het ezelsbruggetje ANNA gebruikt worden; Altijd Navragen Nooit Aannemen.
Tip: vrijwillig
Een exitgesprek onder dwang is uit den boze. De kans is groot dat de informatie fors gekleurd is dan wel niet op waarheid berust.
Een exitgesprek levert niet alleen informatie op over de redenen van het vertrek, maar draagt ook bij aan een fatsoenlijke afsluiting van een dienstverband.
