Harvard Professor Amy Edmondson schreef in 2022 al: ‘de afgelopen 20 jaar zijn we 50% meer gaan samenwerken’. En de jaren hebben daar geen verbetering in gebracht in wat ik dagelijks om me heen hoor.
We zijn meer gaan samenwerken in projectgroepen en talloze overleggen, dag- en weekstarts, benen-op-tafelsessies en teamactiviteiten. Alles ten koste van denktijd, verwerkingstijd en hersteltijd. Degene die daar als eerste door in de knel komen zijn mensen die een langere verwerkingstijd hebben – misschien de meer introverte mensen. Of hoogbegaafden, voor wie een overleg tergend langzaam kan gaan en de sociale rituelen niet altijd hun behoefte zijn.
Het zijn vaak de neurodivergente breinen (bijvoorbeeld autistisch, hoogsensitief, hoogbegaafd) die met dat vele ‘samen’ in de knel komen. Voor wie dat samen een energielek wordt.
Dat zien we ook in een poll van het Neurodiversiteit Netwerk Nederland (NNN). Op de vraag: “wat zou jouw werk direct breinvriendelijker maken?” reageerden 888 mensen. Vanuit de keuze tussen meer rustmomenten, een rustige werkplek, duidelijke communicatie, kennis van neurodiversiteit bij collega’s en technische ondersteuning koos 37% voor meer rustmomenten en meer flexibiliteit om de eigen dag in te delen.
Dat is onmogelijk als je dag gevuld is met ‘back to back’-meetings. Zeker nu het loopje tussen vergaderingen verdwenen is door het nieuwe normaal: videobellen.
We leerden tijdens de pandemie dat er ook iets bestaat als ‘zoom-fatigue’: de hele dag achter een scherm en het verhoogde zelfbewustzijn doordat je je eigen hoofd voortdurend in beeld ziet. Het is er voor veel breinen niet beter op geworden.
En wie moe is of energie lekt, is minder productief en/of effectief. Daarmee doen we veel collega’s – en dus ook de teams waar ze in werken – tekort.
Andere breinen leveren andere talenten, die verloren gaan in de samen-overload. Mijn openingsquote – heel veel samen is te weinig alleen – resoneert dan ook bij veel mensen.
Daarom deze 15 tips voor meer breinvriendelijke balans tussen samen en alleen
1. Ga weer eens bellen in plaats van videobellen.
Dan kunnen mensen lopen als ze dat fijn vinden. Sommige mensen kunnen ook beter nadenken als ze kunnen bewegen. Bovendien zijn telefoongesprekken vaak to-the-point.
2. Verkort de standaard vergadertijd.
Zet de standaard op 45 minuten in plaats van 60. Of nog beter: 30 minuten. Zo ontstaat er automatisch ademruimte gedurende de dag.
3. Werk meer asynchroon.
Alleen samen als het echt nodig is (bijv. brainstormen of vieren) en niet omdat het ‘zo hoort’. Veel vergaderingen hadden gewoon een mail kunnen zijn.
4. Gebruik AI-tools zoals Copilot.
Die kunnen objectief samenvatten, actiepunten maken en verslagleggen. Zo kan iedereen zich concentreren op de inhoud.
5. Beperk het aantal aanwezigen.
Nodig alleen de mensen uit die echt nodig zijn. Anderen kunnen later worden bijgepraat. Zeker als er objectieve verslaglegging is.
6. Plan vaste ‘deep work’-blokken.
Minimaal twee uur per dag zonder meetings of meldingen. Focus is een schaars goed.
7. Voer ‘meetingvrije dagen’ in.
Bijvoorbeeld elke woensdag of vrijdag. Veel organisaties merken dat productiviteit en werktevredenheid stijgen.
8. Stimuleer autonomie over werktijd.
Laat mensen zelf bepalen wanneer ze samenwerken of juist concentreren. De ene floreert vroeg, de ander later. Vind common ground met elkaar.
9. Maak stilte bespreekbaar.
Stilte is geen desinteresse, maar reflectie. Gun mensen denktijd, ook tijdens vergaderingen. Hanteer de 6 seconden regel: een korte stilte na het stellen van een vraag.
10. Bied alternatieven voor mondelinge input.
Niet iedereen denkt in real time. Gebruik chat, polls en vooraf gedeelde documenten (!) zodat iedereen kan bijdragen.
11. Herwaardeer het individu.
Teamspirit is geen constante samenzijn. Een gezond team bestaat uit mensen die opladen in hun eigen ritme. ‘Samen werken’ is niet ‘altijd samen zijn’.
12. Plan hersteltijd net zo bewust als werktijd.
Rust is geen luxe, maar een voorwaarde voor scherpte en empathie. Net als in de sport! En: géén lunch & learns en andere alternatieven voor wat een pauze moet zijn.
13. Creëer ‘bufferzones’ tussen afspraken.
Laat minstens 10 minuten ruimte tussen meetings. Dat geeft het brein tijd om te verwerken. We moeten het loopje tussen vergaderingen weer herintroduceren.
14. Vier output, niet aanwezigheid.
Meet resultaat, niet vergadertijd. Beloon effectiviteit, niet drukte. Dat vermindert de druk om ‘er altijd te zijn’.
15. Creëer een gemeenschappelijke taal over breinvoorkeuren.
Bespreek prikkelgevoeligheid, energie en concentratiebehoeften. Dat vergroot begrip en samenwerking. Vul met elkaar de breinhandleiding in: zo haal je het beste uit elkaar.
De organisatie wordt er slimmer en gezonder van als we elkaar meer tijd alleen gunnen. Tijd om te denken, te verwerken, te herstellen – zodat iedereen diens beste zelf kan zijn.
Hoe ziet bij jullie de balans tussen samen en alleen eruit?
