Handleiding voor het sociaal jaarverslag

Om een goed sociaal jaarverslag te maken is meer nodig dan een presentatie van wat personeelsgegevens en regelingen. Een goed sociaal jaarverslag is aantrekkelijk vormgegeven en bevat beleidsanalyses, interviews met personeelsleden en samenvattingen die de leesbaarheid vergroten. Maar boven alles is het een verslag waarin het wezen van het sociale beleid aan de orde komt in de context van het bedrijf. Een verslag dat werknemers graag lezen en aan anderen laten zien.

 Inleiding

1. Voorwoord

2. Inhoudsopgave

3. Algemene informatie over de organisatie

4. Terugblik en evaluatie

5. Vooruitblik

7. Personeelsbeleid

8. Arbeidsomstandigheden

9. Cijfers en grafieken

• Aantal werknemers;
• Verdeling naar opleiding;
• Verdeling naar sekse;
• verdeling in salarisschalen;
• Verdeling naar fulltime en parttime;
• Leeftijdsopbouw;
• Ziekteverzuim;
• In- en uitstroom van personeel;
• Gemiddelde salariskosten;
• Verdeling naar functieniveau.

Verder kunnen worden vermeld:

• Verdeling autochtoon/allochtoon;
• Nul-uren verzuimpercentage; hoeveel werknemers hebben het hele jaar niet verzuimd;
• Uitsplitsing van verzuimpercentages naar groepen werknemers;
• Verzuimduur uitgesplitst naar groepen werknemers;
• Verdeling in vast en tijdelijk personeel;

etc.

Inleiding

Doel

De eerste stap naar een goed sociaal jaarverslag is het definiëren van het doel en het bepalen van de onderwerpen en eventuele thema’s. Eén doel van het sociaal jaarverslag is de wettelijk verplichte rapportage van cijfers en gegevens aan de ondernemingsraad (OR). Maar dat is zeker niet de enige.

Andere doelen zijn:

• Aangeven dat werknemers belangrijk zijn;
• Aangeven dat sociaal beleid belangrijk is;
• Het personeel op de hoogte houden van het gevoerde beleid;
• Het draagvlak voor het beleid vergroten;
• Het wij-gevoel te versterken;
• Langdurig zieke medewerkers en partners van overleden medewerkers op de hoogte houden;
• De werving van nieuwe medewerkers;
• Het sociale gezicht tonen aan de buitenwereld (werkgeversorganisaties, vakbonden, pers).

Leesbaarheid

Een sociaal jaarverslag moet zowel herkenbaar als leesbaar zijn voor het personeel. Een manier om de herkenbaarheidvoor het personeel te vergroten is belichten van relevante beleidsonderwerpen door middel van interviews met werknemers. Hiermee wordt bovendien aandacht besteed aan de bijdragen van de werknemers.

Voorbeeld toevoegen

Een methode om de leesbaarheid van het sociaal jaarverslag te vergroten is het opnemen van verschillende korte prioriteitenlijstjes en samenvattingen – bijvoorbeeld voor toekomstig beleid – en het plaatsen van foto’s en ander beeldmateriaal. Ook een toegevoegde begrippenlijst vergroot de leesbaarheid.

Originaliteit

Eén blik op de genomineerden voor de PWprijs leert dat een sociaal jaarverslag er pas echt uitspringt als het origineel is. Bedenk eens een thema, een andere invalshoek, of probeer een nieuwe manier van omgaan met teksten en voer dit consequent door in inhoud en vormgeving. Als het jaarverslag opvalt tussen de informatie die werknemers normaal voor hun neus krijgen, is de kans groter dat ze het gaan lezen.

Algemene richtlijnen voor een goed jaarverslag vindt u in het dossier PW-prijs voor het beste sociaal jaarverslag.

De wettelijke regeling voor het rapporteren van sociaal beleid is te lezen in artikel 31b van de wet op de ondernemingsraden.

1. Voorwoord

In vrijwel ieder sociaal jaarverslag staat een voorwoord. Er zijn verschillende manieren om vorm te geven aan het voorwoord:

• Een korte opsomming van opmerkelijke gebeurtenissen;
• Een bedankje voor alle medewerkers;
• Een beschrijving van algemene ontwikkelingen in en rondom het bedrijf.

Het voorwoord kan door verschillende mensen geschreven worden, zoals de directeur, het hoofd P&O of de voorzitter van de Raad van Bestuur.

2. Inhoudsopgave

In veel sociaal jaarverslagen staat geen inhoudsopgave. Toch is het aan te raden om deze wel op te nemen.

Enkele redenen:

• De opbouw en eventuele rode draad worden erdoor verduidelijkt;
• De lezer heeft meer overzicht;
• De lezer kan met de inhoudsopgave gericht informatie zoeken.

3. Algemene informatie over de organisatie

Het sociaal jaarverslag wordt niet alleen door werknemers gelezen. Hoewel het geen PR- instrument is, wordt het vaak als extern communicatiemiddel gebruikt. Het is een gemiste kans wanneer een onbekende van de organisatie geen flauw idee heeft over wie het verslag gaat en waar de organisatie voor staat. Daarom wordt in dit deel van het verslag de structuur van de organisatie toegelicht. Ook het mission statement wordt hier vermeld.

Extra aandacht gaat er naar de relatie van de directie met de medezeggenschapsraad. Hierbij past een visie van de directie op de functie en het functioneren van de ondernemingsraad (OR) en een evaluatie van onderwerpen en de daadwerkelijke invloed van de OR.

Een overzicht van de onderwerpen:

• De organisatiedoelen en belangrijkste taken;
• Organisatiestructuur (eventueel organogram);
• Samenstelling van Raad van Bestuur, Raad van commissarissen en/of directie. Compleet met gegevens over aantal leden, leeftijd, geslacht, verantwoordelijkheden (beleidsgebied), wijze van benoeming en zittingsduur;
• Medezeggenschapsstructuur (OR per onderdeel/centrale OR/ internationale medezeggenschap);
• Doelstellingen van het sociaal beleid.

De algemene regeling voor verstrekking van gegevens aan de OR vindt u in artikel 31 van de wet op de ondernemingsraad.

4. Terugblik en evaluatie

Het sociaal jaarverslag gaat in hoofdlijn over drie onderwerpen: de sociaal beleidsdoelstellingen van het afgelopen jaar, de evaluatie van die doelstellingen en een vooruitblik. In dit hoofdstuk gaat het om een globale beschrijving van de doelstellingen van het afgelopen jaar en de geboekte resultaten. Deze worden in de volgende hoofdstukken (De bedrijfsonderdelen, personeelsbeleid, arbeidsomstandigheden en cijfers en grafieken) verder uitgewerkt. De doelstellingen van het vorige jaar worden vertaald in geslaagde maar ook minder geslaagde projecten.Bij de evaluatie van de beleidsdoelstellingen moeten de volgende aspecten aan de orde komen:

• Overzicht van de relevante beleidsdoelstellingen;
• Concrete acties;
• Kosten;
• Behaalde resultaten.

Invalshoeken:

• Een beschrijving en evaluatie van de 4-6 belangrijkste beleidspunten op het gebied van het sociaal beleid;
• Een beschrijving en evaluatie van één of enkele ingrijpende onderwerpen uit het afgelopen jaar;
• Een beschrijving en evaluatie van de belangrijkste – al dan niet voorziene – veranderingen.

Mogelijke onderwerpen:

Een verhuizing, fusie, huisstijlverandering, loopbaanbegeleidingsplan, samenwerkingsprojecten, reorganisatie, etc.

TIP: Ter illustratie kan iemand zijn/haar visie over de gang van zaken in de onderneming geven. Bijvoorbeeld de visie van de directeur op veranderingen en werkwijzen. Ook de speerpunten en feitelijke resultaten kunnen daarbij aan de orde komen.

5. Vooruitblik

De vooruitblik is het derde hoofdbestanddeel van het sociaal jaarverslag na de beschrijving van het afgelopen jaar en de evaluatie van de beleidsdoelstellingen. De vooruitblik is ook een verplicht onderdeel voor de rapportage aan de Ondernemingsraad. Voor de lezer is dit vaak het interessantste deel van het jaarverslag, omdat hier de conclusies en de concrete beleidsvoornemens worden verwoord.

De aanpak van dit hoofdstuk is erg afhankelijk van het bedrijf, de branche en de maatschappij. In het hoofdstuk wordt geanticipeerd op de te verwachten belangrijke veranderingen . Daarnaast is er ook ruimte voor reflectie: welke zaken/beleidsvoornemens van het afgelopen jaar worden in het komende jaar/de komende jaren belangrijk? Zijn er in het afgelopen jaar dingen voorgevallen die in het komende jaar beslist anders aangepakt moeten worden en zijn daar al ideeën over?

Voor de opbouw van dit hoofdstuk zijn meerdere mogelijkheden:

1. Een opbouw per sector/bedrijfsonderdeel; per sector/bedrijfsonderdeel worden de te verwachten ontwikkelingen geschetst en het voorgenomen sociaal beleid beschreven. Bij een keuze voor deze optie is het aan te raden om het hoofdstuk ‘van de sectoren’ en ‘vooruitblik’ om te wisselen of samen te voegen;
2. Een algemene inleiding over de te verwachten ontwikkelingen en per bedrijfsonderdeel het voorgenomen beleid. Het voorgenomen beleid per bedrijfsonderdeel kan ook worden beschreven in het hoofdstuk ‘van de sectoren’;
3. Een algemeen verhaal met een globale beschrijving van het voorgenomen beleid.

De vooruitblik is een verplicht onderdeel van de rapportage aan de ondernemingsraad. Zie artikel 31b lid 2 van de Wet op de Ondernemingsraden.

6. De bedrijfsonderdelen

Voor bedrijven die bestaan uit meerdere onderdelen is het vaak niet voldoende om alleen in algemene termen te beschrijven hoe de organisatie ervoor staat. Per onderdeel kunnen de arbeidsmarktsituatie, de toekomstperspectieven en daarmee het sociale beleid verschillen. In dit hoofdstuk is er ruimte om deze verschillen aan de orde te stellen.

Mogelijke invalshoeken:

• Een vast stramien per bedrijfsonderdeel, bijvoorbeeld algemeen, actueel, financieel beleid, belangrijke aandachtspunten, huidige projecten, toekomstige projecten, interne arbeidsmarkt;
• Elke bedrijfsonderdeel wordt beschreven vanuit de eigen invalshoek. Als sectoren in verschillende branches opereren kunnen de arbeidsmarktsituatie, de ontwikkelingsmogelijkheden e.d. sterk van elkaar verschillen. Een eigen invalshoek draagt dan bij aan de relevantie van de beschrijving;
• Verslag over de belangrijkste gebeurtenis(sen) binnen het bedrijfsonderdeel.

7. Personeelsbeleid

Alles wat binnen en buiten het bedrijf gebeurt heeft invloed op het personeelsbeleid. In deze paragraaf worden deze invloeden beschreven.

1. Algemeen

Mogelijke onderwerpen:

• Overname, reorganisatie of een fusie;
• Ondernemings- en investeringsbeleid;
• Overheidsbeleid gericht op de branche;
• Interne communicatie;
• Externe communicatie;
• Huisstijlverandering.

2. Financieel

Financieel personeelsbeleid heeft betrekking op alles wat direct of indirect met het salaris te maken heeft.

Mogelijke onderwerpen:

• Salariëring en prijsontwikkeling;
• Spaarfondsen en aandelen;
• Pensioenbeleid en -voorzieningen;
• Functiewaardering en beloningssysteem;
• CAO ontwikkelingen.

3. Personeelsontwikkeling

In deze paragraaf krijgen de algemene en financiële ontwikkelingen een menselijk gezicht.

Onderwerpen:

• Werkgelegenheid en het personeelsbeleid;
• Scholingsbeleid en loopbaanbegeleiding, carrièreplanning;
• Specifiek beleid betreffende vrouwen en allochtonen;
• Opleiding, training en vorming;
• Arbeidsmarktsituatie in de branche en de regio.

4. Diversen

• Jubilea, pensioneringen, feestjes;
• Overledenen. Eventueel een in memoriam;
• Personeelsvereniging en andere activiteiten buiten de werksfeer;
• Belangrijke mijlpalen voor de onderneming – Bijvoorbeeld het winnen van prijzen of het behalen van bepaalde certificaten;
• Contact met omwonenden Hoe worden de relaties met de omgeving van het bedrijf onderhouden? (buurt-bedrijven, omwonenden);
• Worden er sociale- en culturele activiteiten gesponsord?

De ondernemingsraad heeft over een groot aantal zaken die het personeel betreffen instemmingsrecht. Een opsomming hiervan is te vinden in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraad. In artikel 28 en 29 zijn de andere bijzondere bevoegdheden en taken van de ondernemingsraad opgenomen.

8. Arbeidsomstandigheden

Het is een optie om het arbobeleid van de organisatie te beschrijven in het Arbojaarverslag van de onderneming.

Onderwerpen die behandeld kunnen worden:

• Aandachtsgebieden van de Arbo-commissie. In de toelichting bij deze aandachtsgebieden kan vermeld worden op welke wijze er iets met dat specifieke onderwerp gedaan wordt;
• Risico-inventarisatie en evaluatie. Wanneer is onderzoek gedaan en wat waren de uitkomsten? Wat is er mee gedaan?
• Welzijns- en arbeidsomstandighedenbeleid, ziekteverzuimpreventie;
• Ongevallenregistratie en ziekteverzuim. Eventueel een categorie- indeling van oorzaken van verzuim en rapportage van bedrijfsongevallen. Een grafische voorstelling ervan te zien in ‘Cijfers en grafieken’;
• Toelichting bedrijfsarts/Arbodienst onder andere over beroepsziekten, ongevallen en bedrijfsfitness;
• Bedrijfshulpverlening/EHBO;
• Rapportage bedrijfsmaatschappelijk werk;
• Huisvesting. Gebouwbeheer, klimaat, licht, geluid, etc.;
• Bedrijfsbeveiliging, BZB;
• Technologische ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de organisatie;
• Milieuwetgeving in relatie tot produkt en produktiemethoden;

Wat wordt er in- en extern aan milieuzorg gedaan? Zijn er plannen om het auto gebruik naar de werkplek terug te dringen? Bestaat er een vervoersplan, bedrijfsvervoer, carpoolplan of een collectief OV abonnement?

Het arbojaarplan is niet meer verplicht. Hiervoor in de plaats is nu een Risico-inventarisatie en -evaluatie verplicht gesteld aan de werkgever.

Als werkgever ben je verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te maken. Hierin staat welke risico’s het werk met zich meebrengt voor de werknemers. Verder moet er een plan van aanpak zijn. Daarin staat hoe je als werkgever de risico’s voor de veiligheid en gezondheid aanpakt en wanneer dat gebeurt.

9. Cijfers en grafieken

Verplicht onderdeel van rapportage aan de Ondernemingsraad zijn de kwantitatieve gegevens over het personeelsbestand. Er zijn veel manieren om deze cijfers te presenteren. Belangrijk is om het zo te doen dat voor iedereen duidelijk is om welke gegevens het gaat.

Cijfers die in ieder geval vermeld moeten worden:

• Aantal werknemers;
• Verdeling naar opleiding;
• Verdeling naar sekse;
• Verdeling in salarisschalen;
• verdeling naar fulltime en parttime;
• Leeftijdsopbouw;
• Ziekteverzuim;
• In- en uitstroom van personeel;
• Gemiddelde salariskosten;
• Verdeling naar functieniveau.

Verder kunnen worden vermeld:

• Verdeling autochtoon/allochtoon;
• Nul-uren verzuimpercentage;
• Hoeveel werknemers hebben het hele jaar niet verzuimd.
• Uitsplitsing van verzuimpercentages naar groepen werknemers;
• Verzuimduur uitgesplitst naar groepen werknemers;
• Verdeling in vast en tijdelijk personeel;

etc.

TIP: Voor de leesbaarheid van de pagina kunnen de cijfers steeds op een andere manier worden weergegeven, bijvoorbeeld afwisselend een tabel, een staafdiagram en een taartdiagram.

In artikel 31b lid 1 van de Wet op de OndernemingsRaad staan de wettelijk verplichte kwantitatieve gegevens vermeld.