De vakantieperiode komt er aan en dat betekent het jaarlijkse passen en meten om de vakantieplanning sluitend te maken. Binnen de zorg levert dit elk jaar de nodige problemen op. Onlangs heeft een grote VVT-instelling (circa 2000 medewerkers, zowel extramuraal als intramuraal) met ons geïnventariseerd, waarom dit probleem bij hen jaarlijks terugkeert. Hiervoor hebben wij een aantal gesprekken gevoerd met leidinggevenden en een vragenlijst uitgezet onder in totaal 650 medewerkers en leidinggevenden. De uitkomsten waren in onze ogen interessant genoeg om bij u onder de aandacht te brengen. Kort samengevat hebben we twee soorten oorzaken gesignaleerd:
- Teamgebonden oorzaken;
- Structurele oorzaken, die te maken hebben met de personele samenstelling van de organisatie en de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.
Teamgebonden oorzaken
Uit het onderzoek blijken duidelijke verschillen in de mate waarin teams de vakantieplanning naar de beleving van leidinggevenden en medewerkers oplossen. Voor het overgrote deel (circa 80% van de teams) was dit lastig, maar zeker niet onmogelijk. Voor de overige 20% van de teams leverde het plannen van de personele bezetting in de vakantieperiode flinke problemen op. De teams die het goed doen, kenmerken zich door:
- Vroegtijdig overleg en aangeven van vakantievoorkeuren (de vakantieplanning voor deze teams is grotendeels gereed in januari/februari);
- Bevorderen van de teamgeest, onder andere door een eerlijke verdeling van vakantieperioden (ook over de jaren heen) tussen de teamleden;
- Voldoende omvang van de teams (hoe kleiner, hoe kwetsbaarder);
- Het vroegtijdig vastleggen van oproepkrachten/vakantiekrachten (vaak in samenwerking met HR) voor de vakantieperiode. NB: ook de organisatie moet zich vastleggen om deze krachten daadwerkelijk voor een aantal uren te laten werken in die periode.
Grotendeels voor de hand liggende zaken, maar toch blijkt dit in de teams waar het minder loopt, niet goed geregeld. In verbeteringen spelen de teamleiders vaak een sleutelrol.
Aanknopingspunten om verbeteringen te bereiken zijn:
- Het uitwisselen van best practices met teams waar het goed gaat;
- Bewaken van de voortgang door het management dat de teamleiders aanstuurt;
- De vakantieplanning onderdeel uit laten maken van de plancyclus met de teamleiders;
- Een draaiboek voor de jaarplanning opstellen;
- De vakantieplanning gedurende het jaar periodiek managementaandacht geven, bijvoorbeeld door de voortgang/stand van zaken vanaf december als agendapunt op de MT-agenda te zetten en zo te bewaken.
Checkvraag: is binnen uw organisatie de vakantieplanning voor deze zomer al rond en welk cijfer geeft u uw teams voor de competentie “plannen en organiseren”?
Structurele oorzaken
Hoewel in de onderzochte organisatie het beeld is dat de vakantieplanning overwegend (nog) goed wordt opgelost, blijkt wel dat het steeds lastiger wordt om voldoende bezetting in de zomermaanden te realiseren. Bij ongewijzigd beleid zal dit probleem toenemen.
Hiervoor zijn voor deze organisatie de volgende oorzaken aan te wijzen:
- De organisatie heeft te maken met een sterke vergrijzing van het personeelsbestand: de samenstelling van de teams is eenzijdig (overwegend ouderen), die relatief veel vakantiedagen hebben;
- De periode waarin bij voorkeur vakanties worden opgenomen breidt zich uit en strekt zich inmiddels uit van juni tot september;
- De organisatie heeft de flexibele schil de afgelopen jaren (o.a. onder invloed van bezuinigingen) langzamerhand laten groeien naar circa 12 % van het totale personeelsbestand. De vaste bezetting is significant afgenomen. Hoe vreemd het ook klinkt: in de zomermaanden wordt het daardoor lastiger de vakantieplanning rond te krijgen. Veel oproepkrachten stellen zich gedurende de vakantieperiode niet beschikbaar, zodat de uren verdeeld moeten worden over het vaste personeel. Omdat dit een relatief steeds kleinere groep van het personeel uitmaakt, wordt het dus moeilijker om hiermee de planning rond te krijgen;
- Tenslotte is de organisatie gevestigd in een regio, waar de veranderingen op de arbeidsmarkt het steeds lastiger maken om oproepkrachten/vakantiekrachten te werven. De werkloosheid is er relatief laag en wordt de komende jaren alleen maar lager.
Kort samengevat: de organisatie heeft te maken met een vergrijzend personeelsbestand, een toenemende zorgvraag en een steeds grotere flexibele schil, waardoor vaker een beroep moet worden gedaan op deze flexibele werknemers. En dit laatste wordt juist steeds moeilijker, omdat er minder animo is onder oproepkrachten, met name in de zomermaanden.
Op basis van bovenstaande constateringen is de vraag gerechtigd of de flexibele schil inmiddels niet weer moet worden verkleind. Deze is de afgelopen jaren sluipenderwijs steeds groter geworden. In het verleden was dat onder invloed van bezuinigingen nuttig, maar zo langzamerhand worden ook de nadelen goed merkbaar. Oproepkrachten zijn in de zomermaanden geen zekerheid, terwijl vast personeel wel grotendeels beschikbaar is in de zomermaanden. Immers, hun afwezigheid kan in die periode beperkt blijven tot 3 weken.
Tenslotte is voor deze organisatie door de vergrijzing de komende jaren een verdere uitstroom van personeel te verwachten, terwijl de zorgvraag zeker niet zal afnemen. Er zijn dus geen redenen meer om een grote flexibele schil aan te houden. Het lijkt daarom raadzaam om de flexibele schil de komende jaren af te bouwen (bijvoorbeeld naar circa 8 %). Door de vaste bezetting op peil te brengen kan ook de vakantieplanning beter worden gemanaged. Daarom is het structurele advies voor deze organisatie, tegen de heersende roep om flexibilisering in: neem weer meer vast personeel aan!
Checkvraag: is de omvang van de flexibele schil in uw organisatie nog passend bij de doelen die u ermee beoogt?
