De huidige tijd vraagt erom: resultaatgericht werken in plaats van taakgericht werken. Er wordt in de vakliteratuur al veel geschreven over het kennelijke succes van een generiek functiegebouw: prima idee dus, maar wat is een effectieve aanpak?
Een generiek functiegebouw is onder andere een manier om ervoor te zorgen dat er een onderhoudsvriendelijk, toekomstbestendig functiegebouw ontstaat. “Wildgroei” in diverse, specifiek beschreven functies, tegengaan en abstracter beschreven functies hebben tot voordeel dat het functiegebouw minder vaak herzien hoeft te worden. Een generiek functiegebouw kan echter een nog groter doel dienen en onderdeel uitmaken van een strategisch plan om organisatiedoelstellingen te kunnen bereiken.
Een generiek functiegebouw kan bijdragen aan een meer resultaatgerichte manier van werken binnen organisaties en als basis dienen voor de toepassing van HR-instrumenten als beloning, beoordeling, ontwikkeling, mobiliteit, strategische personeelsplanning, et cetera. Er is daarbij uitdrukkelijk geen sprake van alleen een HR-aangelegenheid; om het generieke functiegebouw succesvol in te zetten moet sprake zijn van een organisatiebrede aangelegenheid. Hierdoor kan een generiek functiegebouw diverse efficiencyvoordelen opleveren en management een middel in handen geven om medewerkers beter te kunnen sturen en andersom. Het generieke functiegebouw is dan geen doel op zich, maar een middel om bij te dragen aan het realiseren van organisatiedoelstellingen. Voorwaarden zijn wel dat vooraf een concreet en integraal plan wordt opgesteld, andere disciplines (dan HR) erbij worden betrokken en aan draagvlak moet worden gewerkt.
Visie en planvorming
Om ervoor te zorgen dat het generieke functiegebouw daadwerkelijk onderdeel zal gaan uitmaken van het strategisch plan (om organisatiedoelstellingen te bereiken), is het belangrijk in de voorbereidingsfase een aantal cruciale stappen te zetten. In deze fase worden de kaders bedacht en uitgezet en worden visie en doelstellingen bepaald. Betrokkenheid en draagvlak bij de directie en het management van alle disciplines binnen de organisatie is in deze fase dan ook een belangrijke voorwaarde voor succes.
Het generieke functiegebouw is hierbij één van de middelen om bij te dragen aan strategische doelen. Meerdere disciplines kunnen worden geïntegreerd die ondersteunend zijn aan deze visie en doelstelling. Gedurende het gehele project dienen deze disciplines integraal te worden behandeld waardoor deze elkaar versterken en gezamenlijk tot het gewenste resultaat leiden.
Waarde toevoegen
Zoals gezegd zijn visie en te bereiken doelstellingen het beginpunt. Daarnaast is aansluiting op alle werkprocessen binnen de organisatie zeer belangrijk om uiteindelijk tot een instrument te komen welke waarde toevoegt aan de organisatie. Belangrijk is dan ook om te definiëren welke (financiële en kwalitatieve) waarde het generieke functiegebouw kan toevoegen.
Wat betreft de kwalitatieve waardetoevoeging kan worden gesteld dat het generieke functiegebouw een bijdrage kan leveren aan een aantal actuele organisatiebrede relevante thema’s waaraan de komende jaren veel aandacht zal worden besteed, zoals bijvoorbeeld:
- Flexibilisering van arbeid;
- Strategische Personeelsplanning;
- Mobiliteit;
- Talentmanagement;
- Loopbaanontwikkeling.
De financiële waarde toevoeging ligt in het feit dat (naast minder onderhoud aan functiebeschrijvingen en -waarderingen) gericht kan worden gestuurd op het aantal en de niveaus (formatie) die nodig zijn om bepaalde doelstellingen (op afdelings- of organisatieniveau) te kunnen realiseren. Meer inzicht door overzicht.
Communicatie
De betrokkenheid en draagvlak van de directie en het management van alle disciplines binnen de organisatie is in de voorbereidingsfase verworven. Vervolgens dienen ook medewerkers betrokken te worden bij dit project. Dit zijn uiteindelijk de mensen die straks invulling gaan geven aan de functies en voor een groot deel het succes van het project bepalen.
Communicatie en informatieverstrekking vinden plaats voorafgaand, tijdens en na verschillende te doorlopen fasen binnen het project. Hierbij geldt wederom dat de overige betrokken disciplines hun bijdrage kunnen leveren. In dit geval is inzet van de afdeling Communicatie en input vanuit alle afdelingen belangrijk. De afdeling Communicatie heeft veel kennis van de manier van succesvol communiceren binnen de organisatie, waar de afdelingen binnen de organisatie goed kunnen inschatten aan welke communicatie / informatie behoefte is.
In ieder geval is er een aantal voorwaarden waaraan de communicatie dient te voldoen:
- Breng vooraf in kaart wie de sleutelfiguren binnen de organisatie zijn, hun veranderbaarheid en hun invloed. Wie / wat zijn de drijvende en belemmerende krachten en op welke manier zullen zij reageren op de verandering;
- Communiceer transparant en volledig;
- Laat de middelen en inhoud aansluiten op het integrale plan;
- Zorg ervoor dat de juiste informatie, op het juiste moment, in de juiste dosis en op de juiste manier bij de betrokkenen terecht komt.
Nazorg
Gedurende het project is het belangrijk dat continu wordt gemonitord of de vooraf bedachte visie en doelstellingen nog steeds behaald worden. Als er vervolgens ook draagvlak en betrokkenheid is gecreëerd bij directie, management en medewerkers, hoeft niets het daadwerkelijke succes van een generiek functiegebouw in de weg te staan.
Als alle stappen succesvol zijn doorlopen en het generieke functiegebouw inhoudelijk is opgesteld, gaat het pas echt beginnen. De betrokkenen moeten nu ook daadwerkelijk anders gaan werken. Alle aandacht is nu van het project af en de dagelijkse praktijk gaat de overhand weer nemen. Hoe zorgen we er vervolgens als organisatie voor dat de nieuwe manier van werken levend blijft en we niet op de “oude voet” verder gaan?
Belangrijk is dat hieraan achteraf nog steeds periodiek aandacht wordt besteed. Een sterk nazorgplan is daarom belangrijk. Het project is niet af na de feitelijke afronding van het inhoudelijke gedeelte. Ook hier is het belangrijk om de diverse disciplines te betrekken.
Zoals hierboven valt te lezen kan een generiek functiegebouw dus een veel nadrukkelijker bijdrage kunnen leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen, waarbij meerdere disciplines betrokken kunnen zijn. Hierdoor is het in mindere mate alleen een HR-aangelegenheid, maar wordt hiervoor organisatiebreed en op strategisch niveau door het management de verantwoordelijkheid gedragen. Dit zorgt ervoor dat een andere manier van werken en denken kan worden bewerkstelligd. Een generiek functiegebouw dus als middel om organisatiedoelstellingen en niet als doel op zich, dat zou het uitgangspunt moeten zijn!
