Wanneer er gesproken wordt over organisatieveranderingen en de rol van HRM daarin, wordt er vaak gedoeld op gedrags- en cultuurveranderingen die nodig zijn om veranderingen te kunnen laten slagen binnen verschillende afdelingen in de organisatie. De afdeling HRM kan een grote en belangrijke rol spelen bij deze verandertrajecten.
Om veranderingen goed te kunnen laten slagen, is het echter van belang om eerst de eigen processen effectief in te richten en een cultuur binnen de HR afdeling te creëren waarin dit mogelijk is. Human Capital Group komt bij veel verschillende organisaties en merkt op dat er op het gebied van (administratieve) HRM processen in veel gevallen nog steeds een verbeterslag te realiseren is. In dit artikel zullen een aantal tips voor effectieve HRM processen beschreven worden. Hoe effectiever HRM processen ingericht worden, hoe meer transparant de afdeling HR is naar de organisatie, hoe prettiger men werkt en bovendien worden er kosten bespaard.
Hoe zorgt u er voor dat HR processen zo efficiënt mogelijk zijn ingericht?
1. Breng de huidige HR processen in kaart en durf af te wijken van het oude
Niet altijd zijn de HR processen duidelijk uitgeschreven. Zaken worden al jaren op dezelfde manier gedaan en soms is niet duidelijk welke verantwoordelijkheid waar precies ligt. Wanneer een HR medewerker uit zou vallen, is het lastig om de werkzaamheden over te nemen. Stap één is het in kaart brengen van de huidige processen. Welke HR medewerker/ adviseur doet wat precies in elk proces en met welke afdelingen wordt er samengewerkt? Pas wanneer de huidige HR processen in kaart zijn gebracht, kan er geoptimaliseerd worden. Durf vervolgens af te wijken van het oude. Durf te veranderen!
2. Maak (meer) gebruik van de mogelijkheden van digitalisering
De afgelopen decennia volgen technische ontwikkelingen elkaar in een hoog tempo op. Internet, social media en mobiele telefoons zijn niet meer weg te denken uit de samenleving. Deze innovatie zal zich de komende tijd alleen nog maar meer uitbreiden. Zo worden er ook steeds meer (administratieve) HRM processen geregeld via HR software.
Toch valt er hier nog een enorme verbeterslag te maken. U zou het niet verwachten in de huidige tijd, maar ondanks de vele mogelijkheden die HR software biedt, maken veel organisaties nog niet optimaal gebruik van de digitale mogelijkheden. Sommige organisaties werken niet of nauwelijks met HR software of werken met meerdere aparte systemen die niet gebruiksvriendelijk zijn en niet goed op elkaar aansluiten. Veel werkzaamheden gebeuren nog handmatig of met behulp van ouderwetse Excel lijstjes. Veel zaken kunnen geregeld worden via workflows en signaleringen. Op deze manier kan er steeds vaker “papierloos” gewerkt worden. Zelfs arbeidsovereenkomsten kunnen automatisch gegenereerd worden.
3. Besteed niet alleen aandacht aan technische kant van e-HRM: creëer draagvlak voor veranderingen
Vaak wordt er veel aandacht besteed aan het optimaliseren van HR processen en de digitalisering ervan. Vervolgens wordt in veel gevallen de “menselijke” kant van de veranderingen vergeten. HR professionals en medewerkers dienen daadwerkelijk met de processen te werken. Informeer medewerkers over de veranderingen en vertel hen over de voordelen ervan. Zorg dat managers en de HR managers achter de veranderingen staan en deze actief verkondigen Mensen willen in veel gevallen wel veranderen, maar men wil niet veranderd worden. Maak medewerkers daarom deelgenoot van de verandering. Verandering en digitalisering zijn niet eng! Kijk naar de mogelijkheden die de toekomst biedt voor HR in plaats van naar de obstakels. Door administratieve HR werkzaamheden zoveel mogelijk bij de bron (de medewerker zelf) neer te leggen, heeft de HR afdeling veel meer tijd voor andere belangrijke HR thema’s, zoals verzuimmanagement, ontwikkeling van medewerkers of strategische personeelsplanning. De focus kan meer liggen op strategische onderwerpen en er is juist meer tijd voor persoonlijk contact. Richt u op de voordelen van veranderingen, in plaats van de negatieve aspecten.
4. Durf medewerkers meer verantwoordelijkheid te geven
Medewerkers zien HR als de afdeling waar je moet zijn als je iets wilt regelen en zijn niet betrokken bij de processen. Wanneer deze werkwijze voor u werkt, dan is er niets aan de hand. Maar om administratieve HR processen zo efficiënt mogelijk te laten zijn, is het van belang om medewerkers eigen verantwoordelijkheid en zelfstandigheid te geven.
Een voorbeeld zijn verlofaanvragen en de inzage van het personeelsdossier. Wanneer een medewerker verlof wil opnemen, dan logt deze zelf in op zijn/haar portal en vraagt daar verlof aan. Op deze manier wordt het verlof geregistreerd bij de bron en de medewerker zelf heeft inzage in zijn/haar gegevens. Ook voor HR gerelateerde vragen van medewerkers, is het wenselijk medewerkers zoveel mogelijk door te verwijzen naar bedrijfsdocumenten die online staan in plaats van voor elke eenvoudige vraag naar de HR afdeling te gaan.
5. Betrek niet onnodig veel mensen bij een proces
Vaak worden er onnodig veel mensen binnen een organisatie betrokken in een proces. Zaken moeten eerst voor goedkeuring langs de directe leidinggevende, dan langs de HR manager en uiteindelijk is bijvoorbeeld een contractwijziging goedgekeurd en kan de HR assistent er mee aan de slag. Dit kan een stuk efficiënter door alleen de noodzakelijke mensen bij een proces te betrekken. Een directeur of HR manager hoeft niet elk wissewasje goed te keuren. Alleen uitzonderingen kunnen gecontroleerd worden en als zaken niet goed lopen, kan men ingrijpen.
In dit artikel heeft u een aantal tips kunnen lezen over effectieve en efficiënte HR processen. Naast deze tips, zijn er nog veel meer tips te benoemen.
Maar de belangrijkste is toch wel:
Door veranderingen kunnen zaken verbeterd worden, door stil staan in ieder geval niet. Durf te veranderen. Denk niet in “Ja, maar…” termen, maar in “Ja, en…”. Door eerst eigen processen en cultuur te verbeteren, kan de HR afdeling dit vervolgens correct overbrengen op de organisatie.
