Tijd is schaars. We ‘moeten’ veel in weinig tijd. In ieder geval ervaren we dat vaak zo. We willen op de hoogte blijven van alle nieuwe wetgevingen, we willen zoveel mogelijk HR processen digitaliseren, en past de strategische personeelsplanning bij de toekomst van het bedrijf? Ik hoor regelmatig door medewerkers zeggen: “Afdeling HR? Die ken ik eigenlijk helemaal niet. Toen ik zwanger was kon ik dat gewoon via een digitaal formuliertje doorgeven en kreeg ik een automatisch gefeliciteerd-mailtje terug”.
In alle veelheid is er soms maar weinig echt contact. Ik bedoel mens-mens contact. Een gesprek tussen werknemer en bedrijf (leidinggevende of HR-manager). Een oprechte vraag: Hoe gaat het met je? wordt bijna niet meer gesteld.
Ik pleit voor meer persoonlijk contact. Ook als het ‘gewoon’ goed gaat met de werknemer. Leer je mensen kennen. Dan is er verbinding en zal iemand ook openheid van zaken geven als het minder goed gaat. Dan kun je in verzuimsituaties echte vragen stellen. En daarmee kun je langdurig verzuim voor zijn (want voorafgaand aan langdurig verzuim zie je bijna altijd regelmatig kort verzuimvoorkomen).
Hoe je dat doet, echt in gesprek gaan?
Hieronder een 5 tal TIPS die je echt zullen helpen.
- Neem jezelf voor dat geen vraag te moeilijk, te veel of te lastig is. Begin een gesprek vanuit de mindset: ik wil contact maken en echt weten hoe het met deze medewerker gaat! (en niet; ik stel die en die vragen maar niet want als het antwoord negatief is moet ik er wat mee..);
- Zorg voor een klik, voor chemie (in NLP-termen heet dat rapport). Want vanuit rapport kun je weerstand of teleurstellingen voorkomen. Met rapport is je ook veel sneller duidelijk hoe het met iemand gaat want de ander zal veel sneller openen. De basis van rapport is aansluiten bij de ander en daarna kun je verdiepen;
- Wat je geeft is wat je krijgt. Durf jij te geven? Mag je open en eerlijk zijn? Heb je respect voor de ander? Dan krijg je dit allemaal terug;
- Maak het gesprek tweerichtingsverkeer. Wat is het doel van de ander om in gesprek te zijn met HR? What’s in it for both?;
- Wees congruent… laat je verbale en non-verbale communicatie op elkaar aansluiten. Dat gaat moeiteloos als je zegt wat je vindt, wat je merkt, wat je hoort, wat je ziet, wat je voelt.
Merk je dat die openheid , de klik aangaan en/of die congruentie nog niet zo makkelijk zijn? Ga daarmee aan de slag.. het zal je een veel betere HR professional maken. Volg een goede training/cursus of laat je hierin door een coach ondersteunen!