Ja, natuurlijk wil je antwoord op je e-mail! Toch? Anders stuur je hem toch niet? Nou… Er zijn flink wat mails die geen, of een langzame reactie opleveren van de ontvanger. Vier tips om te zorgen dat je wél antwoord krijgt.
1: Maak er een multiple (of duo!) choice van
Heerlijk toch, een mail die je met weinig moeite kunt beantwoorden? Niets zo fijn als een duidelijke keuze die je kunt maken. Zorg dus dat in de tekst van je e-mail concreet staat vermeld waartussen de ontvanger kan kiezen: tussen twee data, tussen twee mogelijkheden (meedoen of niet meedoen), tussen twee scenario’s (we laten de cijfers weg uit het overzicht, we nemen de cijfers op in het overzicht).
Niets zorgt voor zo’n diepe zucht als lange mails met onderaan de vraag: ‘Wat denk jij dat we hiermee moeten doen?’ over een complex onderwerp waar de ontvanger echt in moet duiken om een mening te vormen. Waar het kan, geef de opties! Dus niet ‘Wanneer heb jij ergens wat tijd hiervoor in de komende weken?’, maar ‘Welke van deze data en tijden [je noemt ze hierboven] schikken jou?’.
2: Let op je taalgebruik
‘Misschien zouden we hier iets mee moeten.’
‘Aan dit onderwerp wordt door ons veel aandacht gegeven in dat overleg vrijdag.’
Stop met passief taalgebruik! Maak er actieve zinnen van en bovendien concrete zinnen:
‘Ik vind dat we nog deze week op dit onderzoek moeten reageren met een persbericht.’
‘We geven dit veel aandacht. Ronald geeft tijdens het afdelingsoverleg vrijdag een presentatie over de vijf belangrijkste conclusies.’
Wat ook helpt, is een reden voor iets te geven. Uit onderzoek is gebleken dat mensen meer in de ‘actiestand’ komen als duidelijk wordt uitgelegd waarom ze iets moeten doen. Bij voorkeur onderbouw je dit met cijfers of andere ‘harde’ informatie, maar zelfs het enkele woord ‘omdat’ of ‘want’ heeft al impact – al moet je natuurlijk wel een logische reden weten te formuleren.
‘Als ik terugkijk op vorig jaar, denk ik dat het slim is om nu wel een soort van plan te gaan bedenken’ is minder krachtig dan ‘Als we dit jaar een marketingplan maken, voorkomen we de situatie van vorig jaar, want toen gaven we 50.000 euro uit aan losse initiatieven, zonder helder rendement.’
3. Maak een optimale onderwerpstekst voor je e-mail
Niets zo suf – en toch veel voorkomend – als de onderwerpsregel ‘Vraagje’. Voor duizenden mails inzetbaar en geeft nul informatie over wat je van iemand wil. Schrijf dus: ‘Vraag over budget 2017 – vrijdag reactie nodig’. Dáár kan de ontvanger iets mee!
Wist je trouwens dat je, bij het beantwoorden van een e-mail, je de onderwerpsregel kunt aanpassen? Zo maak je van ‘Re: re: fw: re: Praktische informatie’ bijvoorbeeld ‘Facilities regelt beamer en scherm’.
4. Betrek anderen erbij
Dit is geen pleidooi om eindeloos de cc te gebruiken… (Als die ontvangers slim zijn, laten ze cc’s binnenkomen in een ander mapje en zien ze het niet eens meteen.) Doe dat weloverwogen!
Maar wel om meer mensen te noemen in je mailtekst, als dat kan. Uit onderzoek blijkt dat mensen sneller reageren op mails die naar anderen gaan of waarin andere mensen en partijen worden genoemd. Een vorm van peer pressure die onbewust een factor is in je mail.
Dus: ‘Ik heb met Martin gesproken over onze cijfers van dit kwartaal en net als ik concludeerde hij dat…’ of ‘Uit het project dat ik voor Jessica heb afgerond vorig jaar, is gebleken dat…’.
Werk ze!
