We mailen, chatten en appen wat af met elkaar: communicatie is een breed begrip. E-mail bevat van al die boodschappen waarschijnlijk de meeste tekst, maar voor alle digitale communicatie is het slim aandacht te geven aan de opzet en inhoud van je berichten.
Wel doen bij digitale communicatie
- Kies het kanaal passend bij urgentie en lengte van je bericht.
E-mail is geen chatkanaal; voor korte, snelle vragen is chat of WhatsApp geschikter. - Maak je bericht oprolbaar.
Net als bij een persbericht, is het slim om de essentiële informatie in de eerste regels te plaatsen. Dit helpt de ontvanger snel de kern te begrijpen, net als een specifieke onderwerpsregel dat doet. - Manage ieders verwachtingen.
Benoem duidelijk de timing of deadline, wie welke verantwoordelijkheden heeft en de verwachte resultaten. Vermijd vage uitspraken zoals ‘Ik pak het op’. Geef aan wanneer en hoe je het gaat oppakken. - Houd het visueel overzichtelijk.
Mensen lezen niet graag van een scherm, dus gebruik – net als in deze tekst… – vooral alinea’s, nummering en bullets als je denkt dat het er duidelijker op wordt.
Niet doen bij digitale communicatie
- Beginnen bij het schrijven van de onderwerpsregel
Formuleer deze bij voorkeur als laatste! Schrijf eerst je e-mail en stel daarna de vraag: waar gaat dit eigenlijk over? Hoe specifieker de onderwerpsregel, hoe makkelijker de ontvanger de relevantie en urgentie kan inschatten.‘Vraagje’ is de slechtste onderwerpsregel. ‘Budgetinformatie voor project ABC (uiterlijk vrijdag!)’ is veel duidelijker. Maar ook projectcodes, of labels als [ter info] of [besluit nodig] helpen. - ‘Wijdopen’ vragen stellen
Vermijd vage vragen zoals ‘Wat zullen we doen?’ of ‘Wat vind jij?’. De ontvanger moet dan veel zelf bedenken.Geef liever binaire opties (ja/nee) of een beperkte keuze. Bijvoorbeeld: ‘Het gaat niet goed met project XYZ. We kunnen A, B of C doen. B is het snelste, C is het zorgvuldigste. Ik kies voor C, maar misschien is B beter. Wat denk jij?’ - Informatiebommetjes droppen
Doorsturen is snel gedaan, maar een hele sliert aan informatie en mailwisseling doorsturen is niet collegiaal. ‘Zie onderstaand’ is wel een hele minieme inleiding.Collegialer en professioneler is om het verhaal dat je doorstuurt samen te vatten en je vraag goed in te leiden (zie ook het vorige punt). - Vergaderen per e-mail
Als er een vergadering in de e-mailreeks ontstaat, stop dan. Dit kan sneller en beter op andere manieren, zoals een online peiling of een online whiteboard om ideeën en meningen te verzamelen.(Een échte vergadering kan ook, maar dat is wel de duurste vorm van teamcommunicatie. Verdiep je daar dus eens in en kijk wat hierin valt te verbeteren.) - Nieuwe onderwerpen toevoegen
Voeg geen totaal nieuwe onderwerpen toe aan een bestaande mailwisseling. Begin een nieuwe draad als het onderwerp niet gerelateerd is aan de eerdere discussie.Voor korte, samenhangende vragen kun je eventueel de onderwerpsregel aanpassen door informatie toe te voegen met een plusteken erbij (zoals ‘+ locatie MT-overleg’).
Een beetje van beide: je collega’s ghosten
Ghosten, of het abrupt beëindigen van digitale communicatie zonder uitleg, kan variëren van noodzakelijk tot onbeschoft, afhankelijk van de situatie.
Het stellen en bespreken van grenzen in digitale communicatie is essentieel om burn-out te voorkomen en relaties op de werkvloer goed te houden, waarbij duidelijke afspraken met collega’s en leidinggevenden helpen om verwachtingen te managen en je mentale welzijn te beschermen.
Hier lees je er alles over waarom ghosten soms onbeschoft is, en toch ook bittere noodzaak kan zijn.
