Een professionele feedbackcultuur verhoogt het lerend vermogen van organisaties. Het is van cruciaal belang om successen te boeken. Toch is er duidelijk een drempel voor het geven en ontvangen van feedback. Nederlandse werknemers vinden feedback eng. Doe ik het wel goed? Hoe gaat de ander reageren? Maar liefst 46 procent van de Nederlandse kantoormedewerkers wordt zenuwachtig van het geven van kritische feedback, blijkt uit ons recente onderzoek. Het is essentieel om te weten waar de schoen wringt om vervolgens de helpende hand te bieden. Waar zitten de knelpunten? En hoe los je die op?
Onzeker over ontvangen
Niet alleen het geven van feedback levert problemen op. Hoewel iets meer dan de helft van de medewerkers van zichzelf vindt dat hij goed met kritiek om kan gaan, voelt 34 procent zich verre van op zijn gemak bij het ontvangen van feedback. 39 procent vraagt door om te leren, amper 7 procent bedankt voor de feedback. Bovendien worden veel medewerkers er onzeker van (23%), of schieten ze in de verdediging (19%). Het is zaak dat zowel de zender als de ontvanger zich kundig en op zijn gemak voelt in deze vorm van communicatie, waarbij deze rollen geregeld wisselen tussen personen.
Ook als feedback niet direct geaccepteerd wordt, moet men weten hoe hierop te reageren. In zijn boek ‘Tegenspraak (Hoe je beter wordt van dwarsliggers)’ geeft Peter van Lonkhuyzen vier aanwijzingen voor een cultuur met open ideeënuitwisseling, waarin mensen elkaar durven aan- en tegenspreken:
- Geef tegenspraak initieel een vorm, tijd en label, zoals het ‘tegenspraakuur’.
- Manage de verwachtingen en duid de grenzen om negativiteit te voorkomen.
- Train communicatievaardigheden, zodat feedback minder weerstand oproept.
- Houd het langer dan een paar maanden vol om verandering te zien.
Feedbacktraining
Om een echte feedbackcultuur te faciliteren is het nodig om werknemers op hun gemak te stellen, of ze de feedback nu geven of ontvangen. Het moet onderdeel gaan uitmaken van de organisatiecultuur. Een voorbeeld van een organisatie die dit goed in de praktijk brengt, is Rabobank. Er worden regelmatig oefeningen aangeboden om ervoor te zorgen dat opgedane feedbackkennis blijft kleven. Rabobank biedt haar medewerkers een online trainingsprogramma over meerdere maanden specifiek gericht op hun functie, met realistische oefensituaties. Door een vaardigheidsscan vooraf weten hun leidinggevenden bovendien waar ze aandacht aan moeten besteden. Zo stimuleert Rabobank onderlinge feedback in de organisatie.
De moed niet opgeven
Onderlinge feedback biedt organisaties dus kansen, maar medewerkers moeten wel ondersteund worden. Wanneer benodigde vaardigheden niet organisatiebreed aanwezig zijn, zal dat ene team of die ene medewerker met goede wil de moed snel opgeven. Medewerkers moeten goed weten hoe feedback te formuleren, maar ook met welke houding deze het best ontvangen wordt en hoe vervolgens SMART-afspraken gemaakt worden om elkaar hierop aan te spreken.
Een professionele feedbackcultuur heb je niet van het een op andere moment. Dus wil je meer onderlinge feedback in je organisatie? Train dan je medewerkers, creëer er momenten voor en leg goed uit wat wél en niet de bedoeling is. Houd het vol en je zult resultaat zien. Resultaat dat niet alleen de werkomgeving zelf verbetert, maar ook de dienstverlening die eruit voortvloeit.
