Veel bedrijven hebben moeite om in het werkveld de razendsnelle innovaties als gevolg van digitalisering bij te houden. Werknemers eisen nieuwe manieren van werken, innovatieve applicaties en veel flexibiliteit. In veel gevallen een terechte eis, maar dit vraagt wel om een flinke dosis aanpassingsvermogen van bedrijven. Uit een onderzoeksrapport van Deloitte blijkt dat onder andere de Human Resources-branche (HR) moeite ervaart met deze onvermijdelijke transitie. In alle bedrijven – van groeiende start-up tot en met multinational – opereert de HR-afdeling in een veelzijdige rol. Als zakenpartner van andere interne afdelingen binnen het bedrijf werkt het HR-team aan verschillende initiatieven voor de ontwikkeling van de organisatie, waaronder resource-planning, werknemersrelaties en prestatiebeheer. Digitalisering en automatisering kunnen het werk van HR-managers juist een stuk makkelijker maken en helpen om de focus te verplaatsen van taken met lage prioriteit naar meer waardevolle taken. En daar wordt het gehele bedrijf beter van.
De kunst is om niet alleen digitaal te ‘doen’, maar om daadwerkelijk digitaal te zijn. Moeilijk is dat niet, maar je hebt er wel de juiste tools voor nodig. Een eerste stap in de goede richting is werken in de cloud. Zo staat alles wat je nodig hebt, op één centrale plaats. En dat brengt een hoop voordelen met zich mee.
Een beveiligde HR-hub
In een wereld waarin we ons steeds meer zorgen maken over persoonlijke privacy en veiligheid, staan HR-teams onder druk. Bedrijven beschikken over enorme hoeveelheden werknemersgegevens die te allen tijde veilig opgeslagen moeten zijn. Door het gebruik van de juiste cloudtools en het centraliseren van werknemersgevens in de cloud zorgen HR-managers ervoor dat het bedrijf compliant blijft. Door alle HR-bestanden te digitaliseren en te centraliseren, kunnen HR-managers makkelijker bestanden vinden en daardoor tijd besparen. Handmatig zoeken naar bestanden uit meerdere bronnen – in sommige gevallen zelfs op papier – is een tijdrovende klus. Daarnaast kan niemand zomaar vertrouwelijke gegevens inzien zonder specifieke toestemming, omdat bescherming plaatsvindt via bijvoorbeeld fijnmazige en uitgebreide toegangscontrole. Cloudopslagdiensten bieden tevens de mogelijkheid te voldoen aan compliancy-regels en aan het naleven van arbeids- en privacywetten inclusief de GDPR, bijvoorbeeld voor het behouden van, en voorzien in werknemersgegevens.
Een meer gestroomlijnd wervings- en inwerkproces
Een wervingsproces dat van begin tot eind soepel verloopt, biedt zowel de HR-afdeling als potentiële kandidaten een hoop voordelen. Door het gebruik van cloudsamenwerkingstools of best-in-breed recruitmenttechnologieën worden sollicitatieprocedures een stuk eenvoudiger wanneer je teamleden alle feedback op kandidaten met elkaar kunnen delen vanuit één centrale plaats. Door een snelle doorlooptijd te garanderen, word je als bedrijf ook aantrekkelijker voor kandidaten en voorkom je dat ze overlopen naar de concurrent.
Uit onderzoek onder HR-medewerkers van negenhonderd bedrijven blijkt dat 71 procent van de organisaties met wervingsproblemen kampt. Geautomatiseerde workflows versnellen het recruitmentproces aanzienlijk, waardoor meer tijd vrijkomt om kandidaten op een meer diepgaand en persoonlijk niveau te beoordelen. Daarnaast helpen geautomatiseerde workflows het inwerkproces te versnellen, waardoor nieuwe werknemers zo snel mogelijk met het werk aan de slag kunnen. In de tegenwoordige tijd van de war-on-talent werken trage, handmatige inwerkprocessen met het printen, scannen en e-mailen van formulieren niet. Door het inwerkproces met behulp van cloudtechnologieën te stroomlijnen, wordt het delen en documenteren van inwerkprocesmaterialen geautomatiseerd en gestandaardiseerd.
Talent behouden
Het behouden van personeel kan in de huidige economie een behoorlijke uitdaging zijn. Zestig procent van de bedrijven heeft moeite met het behouden van personeel, zo laat het onderzoek van Berenschot zien. De eisen die werknemers stellen aan hun werkplek, verschuiven – een goede werk-privébalans wordt steeds belangrijker. Daarbij horen de mogelijkheid om te kunnen werken waar en wanneer je wilt, en naadloos te kunnen schakelen tussen productiviteitsapplicaties om taken zo snel en efficiënt mogelijk af te ronden. En dat alles op een veilige manier. Het is dus zaak dat bedrijven de workflow aanpassen aan de eisen van potentiële kandidaten en huidige werknemers, en hen de tools bieden om een nieuwe manier van werken mogelijk te maken. Het is de taak van het HR-team om werknemers de handvaten te bieden om hun werk optimaal te doen – hoe, waar en wanneer ze dat willen.
De arbeidsmarkt zal de komende jaren blijven veranderen. Zeker met het oog op geopolitieke veranderingen, zoals de Brexit, waarbij er een kans bestaat dat buitenlandse bedrijven zich steeds meer in Nederland gaan vestigen. De war-on-talent blijft toenemen, waardoor het moeilijker is om toptalent aan te trekken en te behouden. HR-managers zullen daarom nu op de trein moeten springen en gaan digitaliseren, waarbij er een centrale plek is om werknemersbestanden op te slaan, te delen en te beheren. Door tools te gebruiken die automatisering, workflow en machtigingen bevatten om grotere efficiëntie en veiligheid te bevorderen, kunnen zij hun werk en de employee experience optimaliseren.
