Werknemers hebben ook op het werk recht op privacy. Zelfs als men op een door de werkgever geleverde laptop privé aan het surfen is of privémail bekijkt mag je als werkgever dit niet zomaar bijhouden. De regels over wat een werknemer wel en niet mag, en wat de werkgever kan controleren, moeten in een ICT- en internetreglement worden vastgelegd.
Redelijk niveau van privacy
Een werkgever levert bedrijfsmiddelen ter uitvoering van het werk en mag daarom eisen stellen aan het gebruik. Echter een werknemer heeft ook dan recht op privacy. Een werkgever, zo blijkt uit rechtspraak, kan privé gebruik van internet niet volledig verbieden. Werknemers hebben recht op een redelijk niveau van privacy op de werkvloer.
Verwerking persoonsgegevens
Het bijhouden van wat werknemers doen via bedrijfsmiddelen is wettelijk gezien een verwerking van persoonsgegevens en valt daarmee onder de regels die gelden volgens de AVG. Daarbij geldt dat de privacy van een werknemer onder normale omstandigheden boven het bedrijfsbelang gaat. Ook moet het monitoren beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is. In de praktijk betekent dit dat het bijhouden van wat werknemers online of op bedrijfsmiddelen doen zoveel mogelijk anoniem moet gebeuren. Pas bij wangedrag is het toegestaan uit te zoeken wie er verantwoordelijk voor is. Een werkgever dient er dan wel voor te zorgen dat andere werknemers niet onnodig gemonitord worden.
Internetregelement
Een internetregelement kan helpen bij het vastleggen wat een werkgever wil nagaan. Het is een vereiste als je als werkgever iets na wilt gaan om dit vooraf schriftelijk aan de werknemers mede te delen. In zo’n regelement moet vermeld staan wat er bijgehouden wordt, met welk doel, wat er met de gegevens gebeurt en hoelang de gegevens bewaard blijven.
Redenen
Redenen om bij te houden wat werknemers online doen kunnen bijvoorbeeld zijn omdat een werkgever bang is een beveiligingsrisco te lopen. Zo kan via filesharing per ongeluk een map met bedrijfsgegevens gedeeld worden of een werknemer download software met een virus. Andere redenen zijn bijvoorbeeld zorgen rondom public relations, juridische risico’s of het voorkomen van arbeidsconflicten.
Heeft het bedrijf een ondernemingsraad, dan moet deze haar instemming geven over de inhoud van het internetreglement.
Alternatief
Een alternatief voor het controleren van werknemers is het blokkeren van mogelijkheden. Zo kan een werkgever het onmogelijk maken voor werknemers om zelf software te installeren. Ook kunnen websites die voor het werk niet relevant zijn geblokt worden waardoor deze niet meer te bezoeken zijn. Het te streng verbieden van de mogelijkheden kan echter wel tot onvrede leiden.
Ontslag wegens online handelen
Uit de jurisprudentie blijkt dat rechters voornamelijk kijken naar de schade die een werknemer met het online handelen heeft aangericht. Wanneer iemand bijvoorbeeld de hele dag 18plus content kijkt via de internetverbinding van het bedrijf en daar vervolgens collega’s mee lastig valt zal een rechter snel geneigd zijn ontslag op staande voet goed te keuren. Met het tussentijds controleren van privémail of het bekijken van nu.nl of buienradar doet niemand kwaad en dat mag dus geen probleem zijn. In zijn algemeenheid is de regel dat wanneer een werknemer geen kwaad doet met het online handelen, er geen reden is voor de werkgever om de werknemer te controleren of in te grijpen.
