Promovenda Mylène Struijk bracht de afgelopen vier jaar door bij een multinationale militaire organisatie om te onderzoeken hoe de digitale transformatie er verloopt. Die wordt niet zozeer aangejaagd door de beslissers aan de top, concludeert ze, maar door gewone militairen die steeds meer geneigd zijn om op eigen houtje te experimenteren met de mogelijkheden van het internet, apps en andere digitale technologieën. Het brengt de organisatie in een spagaat: hoe geef je voldoende ruimte aan innovatie op de werkvloer zonder de grip te verliezen? “Er is een nieuw evenwicht nodig.”
Stel je voor: je moet met spoed een medische evacuatie regelen om het leven van een collega te redden. Volg je de vaak verouderde en stroperige protocollen voor een veilige gegevensuitwisseling, of verstuur je data via WhatsApp om geen tijd te verliezen?
“Dat zijn afwegingen die militairen soms moeten maken,” zegt Mylène Struijk. De informatiesystemen waarmee ze werken zijn vaak gedateerd, terwijl iedere militair met een mobieltje de nieuwste en snelste technologieën binnen handbereik heeft. “Militaire organisaties zijn al jaren bezig met digitaliseren, maar dat gaat traag en moeizaam. Voor veel medewerkers gaan de veranderingen niet snel genoeg. We zien dat ze zelf gaan experimenteren met digitale technologieën.”
Geen uitgestippelde strategie
Struijk verrichtte een groot deel van haar promotieonderzoek bij een luchtmachthoofdkwartier waarbij verschillende Europese luchtmachten zijn aangesloten. Toen ze in 2019 startte met haar onderzoek en de organisatie leerde kennen, was ze verrast door de manier waarop de digitale transformatie er verliep. “Ik verwachtte dat ik een gestroomlijnde top-down-aanpak zou aantreffen, met generaals die van bovenaf de strategie bepalen en werknemers die het gemaakte beleid uitvoeren,” vertelt ze. “Maar als je beter kijkt, zie je dat het in de praktijk heel anders gaat. Digitalisering ontstaat veel meer organisch, met gewone militairen als drijvende kracht.”
In haar proefschrift IT Governance in the Digital Era: Insights from Meta-Organizations dat ze verdedigde aan Tilburg University stelt Struijk dat de opkomst van consumentgerichte technologieën – zoals social media, apps en clouddiensten – een verschuiving teweeg heeft gebracht in de manier waarop digitale transformaties verlopen. In het tijdperk van consumententechnologie begint innovatie niet in bestuurskamers, maar op de werkvloer.
Experimenterende werknemers
Zo ook bij militaire organisaties. Experimenterende werknemers geven de digitale transformatie versneld gestalte, zegt Struijk. Dat is positief, want digitaliseren is noodzakelijk en urgent. Tegelijkertijd brengen ongeoorloofde experimenten veiligheidsrisico’s met zich mee, en kan er wrijving ontstaan tussen lagen van de organisatie die niet op hetzelfde niveau innoveren.
“Managers zijn over het algemeen veel terughoudender met het gebruik van nieuwe technologie. Werknemers willen vernieuwing en autonomie. Het management wil de controle behouden, bijvoorbeeld over welke technologieën er gebruik worden,” aldus Struijk.
De terughoudendheid van de militaire top is te verklaren. Militaire organisaties hebben niet de wendbaarheid van een startup, legt Struijk uit, en er staat veel op het spel. “Niet elke technologie is veilig om te gebruiken. En je moet bedenken dat militaire organisaties vaak al heel lang bestaan en op een bepaalde manier opereren. Als je al honderd jaar missies uitvoert en daarbij telefonisch communiceert om informatie uit te wisselen, dan is het een grote stap om ineens een nieuwe technologie te gebruiken die nog maar net op de markt is.”
Evenwicht tussen autonomie en controle
Toch is het belangrijk dat organisaties ruimte geven aan innovatie die op de werkvloer ontstaat, en dat goede ideeën worden opgeschaald en uitgevoerd. “Dat gebeurt ook steeds meer. Er worden bijvoorbeeld taskforces opgericht met mensen uit alle lagen van de organisatie, van hoge generaals tot militairen uit lagere rangen, die samen aan de slag gaan met initiatieven die op de werkvloer zijn ontstaan.”
Er is een nieuw evenwicht nodig, betoogt Struijk in haar proefschrift. Tussen autonomie en controle, en tussen de vrijheid om te vernieuwen en de verantwoordelijkheid om IT veilig te gebruiken. “We zien nu dat de culturele transformatie op de werkvloer sneller gaat dan de structurele transformatie van de organisatie. Dat moet meer in balans worden gebracht.”
Vernieuwend onderzoek
Het promotieonderzoek van Mylène Struijk is vernieuwend. Struijk schudt met haar bevindingen de huidige denkkaders binnen het wetenschapsgebied van IT governance op.
“We moeten wegstappen van het idee dat digitale transformaties verlopen volgens bewuste strategieën,” zegt ze. “In de huidige literatuur gaat het vooral over de vraag hoe bedrijfsgerichte IT wordt geïmplementeerd door managers. Ik denk dat we onze blik moeten verleggen en ons moeten afvragen wat de invloed is van consumentgerichte technologie, en hoe gewone werknemers daarmee gestalte geven aan digitale transformatie.”
