Payrolling heeft de afgelopen jaren een sterke groei meegemaakt. Efficiëntie is hier het sleutelwoord. Door payrolling in te kopen besteden werkgevers veel vaste processen uit, met het gevolg dat zij zelf geen verloningsstraat/ -structuur hoeven te maken. Dat scheelt werk en tijd, wat weer lucht geeft om te doen waar het bedrijf goed in is, in plaats van zich ook te moeten richten op randzaken. Essentieel, binnen de dynamische context van een steeds veranderende wereld, waarin internationalisering, digitalisering en een vergrijzende arbeidsmarkt meer invloed hebben dan ooit. Voor HR-professionals is het in dat verlengde belangrijk te realiseren welke voordelen payrolling biedt (en wanneer andere opties juist slimmer zijn) en waar je op moet letten bij het zoeken van de juiste payroller.
Even over payroll
De basis is helder: bij payroll neemt een payroller het juridisch werkgeverschap over van een bedrijf (inlener). Het feitelijk werkgeverschap blijft in handen van die inlener. Door niet meer juridisch werkgever te zijn vervallen een aantal risico’s voor de inlener. Een groot voordeel voor bijvoorbeeld de vele start-ups en scale ups die nog geen buffer hebben om bepaalde risico’s aan te durven. Een ander groot voordeel is het vervallen van administratieve rompslomp. De payroller zorgt voor uitvoering van zaken als uitbetaling van loon, salarisadministratie, verzuimbegeleiding, verzekeringen, pensioen en loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid. De beloning van een payrollwerknemer is hierbij wel gelijk aan die van een werknemer in loondienst bij de inlener. De inlener blijft intussen feitelijk werkgever, en blijft dus ‘gewoon’ de werknemers op de werkvloer aansturen en de dagelijkse leiding hierover voeren. In de praktijk blijkt dat er vaak geen onderscheid gemaakt wordt tussen payrollwerknemers of werknemers in loondienst.
En daarmee zijn de drie belangrijkste redenen om te kiezen voor payroll genoemd: geen omkijken naar personeels- en salarisadministratie, minder werkgeversrisico’s (je weet van tevoren wat de loonkosten zijn maar hoeft niet op te draaien voor verzuimkosten of loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid) en je bent –mits goed en eerlijk ingericht- flexibeler met je personeelsinzet. En dat allemaal terwijl je wel feitelijk werkgever blijft van je personeel.
Verschil payroll en uitzenden
Bovenstaande voordelen gelden natuurlijk ook bij de keuze voor uitzenden. Maar bij de keuze voor uitzenden spelen ook andere zaken een rol. Bij payroll ben je meer in control als het gaat om wie je in dienst neemt: de werving & selectie is grotendeels in handen van de inlener in plaats van het uitzendbureau. Nogal belangrijk als je een klein(er) team hebt, waarbij een match met collega’s en bepaalde ‘minder grijpbare’ capaciteiten (zoals creativiteit, strategisch vermogen) essentieel is voor de gehele productiviteit van je bedrijf. Je zorgt ook zelf voor vervanging bij vakantie of ziekte, terwijl je het uitzendbureau kunt vragen om vervanging van een uitzendkracht. Bij payroll is de werknemer exclusief aan het werk voor jouw bedrijf, in tegenstelling tot een uitzendkracht, die ook elders aan de slag kan en mag.
Daarnaast zijn er ook belangrijke verschillen die meer juridisch van aard zijn. Zo ben je bij payroll verplicht om de arbeidsvoorwaarden in het contract op te nemen die in de branche gelden, terwijl bij een uitzendovereenkomst de belangrijkste arbeidsvoorwaarden, zoals opgenomen in de inlenersbeloning, voldoen. Dit betekent dat een arbeidscontract er in de beide constructies net iets anders uit ziet. De uitzendconstructie biedt weer extra flexibiliteit: 5,5 jaar lang flexibele contracten tegenover de ketenregeling van payroll, met maximaal 3 contracten in 3 jaar tijd.
Keuze uit payrollers
Er zijn veel aanbieders die payrolling verzorgen. Als je een weloverwogen besluit hebt genomen om voor payrolling te gaan, is het nogal belangrijk om vervolgens met de juiste aanbieder in zee te gaan. Je wilt niet voor vervelende verrassingen komen te staan, waarbij je achteraf toch nog verzuipt in een wereld van administratie en gedoe. Bij het kiezen voor de beste payroller, kijk je naar betrouwbaarheid, prijs & kwaliteitsverhouding en gemak.
1 – Betrouwbaarheid
Check allereerst of het payrollbedrijf de benodigde certificeringen heeft ontvangen, met als belangrijkste certificering de NEN 4400. Deze certificering van de SNA geeft aan dat een payrollbedrijf de zaakjes ‘goed op orde’ heeft. Het landelijke keurmerk wordt dan ook streng gehandhaafd en payrollbedrijven worden regelmatig gecontroleerd op wetgeving en betrouwbaarheid.
Een ander relevante check is de aanwezigheid van de G-rekening. Daarop komt namelijk geld te staan dat alléén gebruikt kan worden om betalingen te doen aan de Belastingdienst. Andere betalingen zijn met deze rekening niet mogelijk. Daarmee ben jij als bedrijf beschermd voor bijvoorbeeld aansprakelijkheidskwesties.
2 – Prijs & kwaliteit
Goede kwaliteit tegen een scherpe prijs is zeker mogelijk, maar er zijn genoeg payrollbedrijven waar de prijs/kwaliteitverhouding echt belabberd is. Payrollers rekenen vaak een fee bovenop de loonkosten, als compensatie voor alle uit handen genomen risico’s en werkzaamheden. Een lage fee betekent dus lage kosten voor jou, maar betekent soms ook dat de service van het payrollbedrijf achterblijft. Vergelijk dus altijd wat er in de service van payrollbedrijven is opgenomen en bepaal wat jij belangrijk vindt dat het bedrijf doet of wat je zelf alsnog kan en wilt doen. Daartegenover staat dat een hoge fee lang niet altijd de beste service voor jouw bedrijf betekent. Bepaalde serviceonderdelen zijn prima voor sommige bedrijven in bepaalde branches, maar hoef jij als bedrijf echt niet nodig te hebben. En daar hoef je dan dus ook niet voor te betalen. Kijk dus kritisch en bepaal in hoeverre service onderdelen relevant voor jouw bedrijf zijn.
Goede kwaliteit gaat ook over actuele kennis en kunde van het payrollbedrijf. Ze moeten zich natuurlijk houden aan de wet- en regelgeving, maar ook dit verandert soms snel. Vraag daarom eens door op zaken als: worden nieuwe wetten regelmatig gecheckt? Hoe worden cao’s gehandhaafd? Hoe wordt er ingespeeld op veranderingen? Wat kan je als bedrijf verwachten indien…
3 – Gemak
Tot slot is gemak voor zowel jou als je medewerkers een niet te onderschatten factor. Het laatste wat je wil is moeilijk gedoe en starre processen. Check dus vooral ook de werkwijze van een payroller; hoeveel tijd bespaart de payroller jou qua urenadministratie? Wordt hiervoor een handig systeem gebruikt, of ben je/je werknemer alsnog excel-documentjes aan het opstellen? Hoe druk ben je zelf nog met ziektegevallen? Wat wordt er van je verwacht als er iets wijzigt in de situatie? Hoe werkt de uitbetaling? En houd jij intussen nog wel het overzicht? Met andere woorden: kan jij tijd en moeite besparen, zonder dat je als feitelijk werkgever buitenspel wordt gezet?
