In het speelveld van internationale, multi-country payroll krijgen organisaties met flinke uitdagingen te maken. De tijd dat er simpelweg aan leveranciers gevraagd werd om een softwarepakket te leveren voor salarisverwerking, is al lang voorbij. Wat zijn belangrijke uitdagingen waar organisaties, groot en klein, internationaal tegenaan lopen en wat is de impact daarvan? Hoe kunnen ze deze tackelen? Een ding is zeker: zonder goede partner lukt ze dat niet.
De internationalisering van organisaties kent meerdere vormen. Sommige bedrijven zijn gevestigd in diverse landen of zelfs op verschillende continenten. Medewerkers uit de hele wereld worden als kennismigrant in dienst genomen. Al deze zaken brengen een veelvoud van internationale wetten en regelgeving met zich mee, met uitdagingen die verder gaan dan het maandelijks overmaken van het salaris.
De war for talent speelt zich internationaal af
Onze economie internationaliseert steeds sneller en daar hoort een toegenomen arbeidsmigratie bij. Die arbeidsmigranten zijn er in twee soorten. Enerzijds de mensen die werk doen waar wij onvoldoende personeel voor hebben of die het type werk vervullen dat minder aantrekkelijk lijkt, bijvoorbeeld in de land-, tuinbouw- of de bouwsector. Anderzijds zijn er de kennismigranten in sectoren als IT, waar we functies niet gemakkelijk ingevuld krijgen omdat mensen bepaalde skills moeten hebben. Het werd al een aantal jaar geroepen, maar je ziet nu echt gebeuren dat de war for talent zich internationaal afspeelt. Dit vraagt ook een andere aanpak van bedrijven.
In de praktijk zie ik dat volop gebeuren. Een bedrijf met een hoofdkantoor in Nederland en vestigingen in twaalf Europese landen bijvoorbeeld. Zij vragen niet alleen ‘kan je het’, maar ook ‘help ons met het organiseren’. Met andere woorden: we hebben niet alleen behoefte aan een stabiele en goede oplossing voor salarisverwerking, maar ook aan advies over compliance en inzicht in de kosten. En ze willen de medewerkerstevredenheid op peil houden. In een enorm competitieve markt waar medewerkers bij wijze van spreken elke dag aanbiedingen krijgen om ergens te komen werken, moet je dit gewoon goed geregeld hebben. Het lijkt simpel om op een vaste datum het salaris op de rekening te hebben, maar zeker in internationale en complexe organisaties zit daar veel expertise achter.
Eén Europees salarisverwerkingssysteem is een utopie
Er is een geringe mate van harmonisatie op het gebied van salarisbetalingen. Veel landen kennen nog ongelooflijk grote verschillen. Dat geldt al binnen Europa, laat staan in de rest van de wereld. Nederland en België kennen al een totaal andere manier van salarisverwerking. Italië heeft bijvoorbeeld nog veel papieren processen. In de Verenigde Staten verschilt het zelfs voor alle 50 staten: hoe iemand zijn loon krijgt, hangt af van de staat waarin hij werkt.
Ik denk dat als je echt een vrij verkeer van goederen, diensten en ook mensen zou willen nastreven, dat geharmoniseerde salarisverwerking zeker zou helpen. Tegelijkertijd besef ik dat het een utopie is dat er bijvoorbeeld een Europees salarisverwerkingssysteem komt. De belastingstelsels zitten zo verweven in de structuren van landen, dat het erg lastig is om daar een grote slag te slaan. Daarom is het zo belangrijk een goede partner te hebben die thuis is in al die wet- en regelgeving en je helpt om dat met één oplossing in te richten en uit te voeren.
Die oplossing is niet alleen belangrijk voor de salarisverwerking zelf. Salarissen vormen gemiddeld gezien de grootste kostenpost van organisaties. Dan wil je zeker weten dat alles ook op een juiste manier wordt verwerkt. De risico’s die je loopt als dit niet het geval is, zijn groot. Wil je bijvoorbeeld als organisatie het nieuws halen omdat je de juiste wet- en regelgeving niet hebt gevolgd wanneer je je in een nieuw land vestigt? PR, reputatiebeheer, managementsturing en compliance zijn samenhangende aspecten die bij internationale salarisverwerking een grote rol spelen.
Binding corporate rules: uniforme dataverwerking wereldwijd
Ook data en dataprivacy vormen een belangrijke uitdaging bij het organiseren van je internationale payroll. Salarisgegevens bevatten veel data die privacygevoelig zijn. Behalve het salaris kun je denken aan ziekteverzuim en verlof: echt persoonlijke en gevoelige gegevens. Wanneer je als bedrijf salarisverwerking internationaal organiseert, is het daarom van groot belang dat je data ook op de juiste manier verwerkt en borgt. Dit staat hoog op de agenda van veel organisaties: verwerkingsovereenkomsten zijn tegenwoordig een belangrijk onderdeel van contractonderhandelingen.
Een goede oplossing hiervoor is het werken met binding corporate rules. Hiermee hanteer je één door de autoriteiten in de verschillende landen goedgekeurd model dat in het vervolg door – in ons geval – de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens wordt gecontroleerd. Hierdoor ga je in alle landen op dezelfde manier om met data. Als een klant zijn salarisverwerking internationaal wil organiseren, dan weet hij dat de dataverwerking waar ook ter wereld op uniforme wijze plaatsvindt. Zo creëer je duidelijkheid. Je wilt niet dat er in twaalf verschillende landen op evenveel manieren data wordt verwerkt. Een klant in India heeft dan dezelfde datarichtlijnen als de klanten in Nederland. Die extra borging moet je gewoon aanbieden, ik vind dat je daarin leidend moeten zijn.
Een andere kijk op arbeidsrelaties
Dat tegenwoordig anders wordt gekeken naar arbeidsrelaties, vind ik ook interessant. Voor mensen van oudere generaties vertegenwoordigt een contract met een organisatie een andere waarde dan voor jongeren. Zij willen desnoods flexibel voor verschillende organisaties werken, hun eigen werktijden en arbeidsvoorwaarden bepalen. Dit geldt niet alleen voor jongeren overigens; mensen willen gewoon steeds meer vrijheid en keuzes hebben. De term gig economy wordt in dit verband vaak genoemd. Dat is echt een trend die impact heeft en in de toekomst een onderdeel blijft van de arbeidsmarkt.
Die trend heeft natuurlijk weer impact op wet- en regelgeving. Doordat landen nog niet geharmoniseerd zijn op het gebied van salarisverwerking, is het voor internationaal georganiseerde bedrijven belangrijk dat er op wijzigingen wordt geacteerd en dat zij tegelijkertijd grip blijven houden op dit snel veranderende speelveld. Iemand moet dat voor hen faciliteren: één partner die je overal bij kan begeleiden en in kan adviseren. Alle complexe uitdagingen waar je mee te maken krijgt bij het organiseren van je internationale payroll, kan je simpelweg niet alleen aan!
