Acht op de tien zorginstellingen maken gebruik van een sociaal intranet om medewerkers betrokken en op de hoogte te houden, blijkt uit onderzoek. Maar met succes? Slechts de helft van de zorgmedewerkers gebruikt het intranet dagelijks. Met tijdgebrek aan alle kanten, ga je niet actief op zoek naar informatie als het niet nodig is voor je primaire werkzaamheden. Dat is bij sommige zorgorganisaties wel de praktijk; zoveel mogelijk informatie delen en het selectiewerk om te bepalen wat interessant is aan zorgmedewerkers zelf overlaten. Wat is er nodig om ervoor te zorgen dat het intranet een bijdrage levert aan meer betrokkenheid en interactie met collega’s onder zorgmedewerkers? Bereikbaarheid en relevantie.
Bereikbaarheid
De meeste zorgorganisaties mogen dan gebruikmaken van een sociaal intranet, vaak wordt informatie ook verspreid via een elektronisch cliëntendossier, e-mail, Whatsapp, Microsoft Teams, enzovoorts. Oftewel, informatie komt versnipperd aan bij medewerkers. De kracht van herhaling, zou je denken. Maar het bereik van al deze kanalen ligt in de praktijk juist laag, omdat er zoveel informatie op allerlei plekken wordt gedeeld. Zorgmedewerkers hebben geen overzicht en haken af. Het belangrijkste op het gebied van bereikbaarheid is dat je informatie daar brengt waar de zorgmedewerker zich sowieso al bevindt als onderdeel van zijn of haar werkzaamheden. Dan kost het de minste moeite om de informatie tot je te nemen. Dus geen nieuwe applicatie, intern tv-scherm of losse app, maar een integratie met de digitale werkplek die ze al gebruiken voor toegang tot kernapplicaties. Door één centrale plek te kiezen voor alle apps, informatie en nieuws die al omarmd is en gebruikt wordt, is de kans op betere bereikbaarheid groter.
Relevantie
Heb je die aandacht eenmaal te pakken, dan is de relevantie van de inhoud op het intranet net zo cruciaal. Dat klinkt logisch, maar daar gaat het nog geregeld mis. Denk aan mededelingen over taart op de tweede verdieping. Naast dat het onduidelijkheid kan opleveren binnen een grote zorginstelling, kan het ook nét een irrelevant bericht te veel zijn. Het gevolg? Mensen zetten het lezen van het intranet op een lager pitje en besteden die minuten aan iets anders. Maar ook belangrijke zaken worden dan gemist. Zorg daarom dat een medewerker alleen de voor hem of haar relevante informatie te zien krijgt. Als organisatie moet je daarom goed nadenken over content op basis van context, zoals functie of locatie. Daarnaast kun je medewerkers regie geven over wat ze relevant vinden, bijvoorbeeld door aparte kanalen aan te maken waarop mensen zich kunnen abonneren, of bewust niet. Informatie lukraak met iedereen delen, werkt averechts. Daarmee vermindert uiteindelijk de betrokkenheid bij de organisatie.
Geen zijroutes
Dat het intranet relevant en goed bereikbaar moet zijn voor zorgmedewerkers, laat al zien dat simpelweg een intranet in het leven roepen en informatie plaatsen geen succesformule is. Het vergt een afweging vooraf, ofwel een communicatiestrategie. Met welke doelgroepen heb je te maken binnen de organisatie? Hoe bereik je deze groep en wat willen ze eigenlijk lezen? Slechts een kwart van de zorgmedewerkers ziet het intranet bijvoorbeeld als manier om met collega’s in contact te komen. Een community- of chatfunctionaliteit is dan misschien geen vereiste. Door met een helikopterview naar de verwachtingen van medewerkers te kijken, zorg je dat het sociaal intranet aansluit bij de wensen van de doelgroep. Met andere woorden, zorg dat je jouw collega’s kent. Stem daar je communicatiestrategie op af, durf bewuste kanaalkeuzes te maken en hou daaraan vast. Want als je eenmaal een keer een zijroute inslaat, bijvoorbeeld door die ene belangrijke update toch ook via e-mail of Whatsapp te delen, dan blijft een versnippering van informatie in stand.
Belangrijke informatie
Het intranet is een belangrijk middel om jouw zorgmedewerkers betrokken, op de hoogte en geïnspireerd te houden. Wel is het cruciaal dat de informatie die erop aangeboden wordt iets toevoegt. Want als er in de zorgsector ergens geen tijd voor is, dan is het wel voor een weg banen door een sociaal intranet op zoek naar informatie die wél belangrijk voor je is. Dat maakt een sociaal intranet dan ook geen los project of alleen de verantwoordelijkheid van de communicatie-afdeling. Juist met input vanuit IT en HR, kom je tot een sociaal intranet dat voor iedere zorgmedewerker bereikbaar én relevant is.
