Terugblikken en vooruitkijken: wat vertellen recente ontwikkelingen op het gebied van samenwerkingsoplossingen ons over de toekomst?
In het tweede jaar van de pandemie is het concept van het hybride werkmodel daadwerkelijk uitgerold. Terwijl de blauwdruk voor hybride werken, waarbij werknemers deels op kantoor en deels op afstand werken, al vorm kreeg vóór COVID-19, wordt de impact ervan nu pas echt duidelijk.
Hybride werk ziet er voor elke branche en ieder bedrijf anders uit en de bijbehorende successen, uitdagingen en behoeften zijn voor iedereen verschillend. Echter, toen hybride werken nog in de kinderschoenen stond, werd al snel duidelijk hoe waardevol samenwerkingstechnologie is. Bedrijven bleven nieuwe tools implementeren die de productiviteit verbeteren en ervoor zorgen dat werknemers met verschillende behoeften en wensen zich toch met elkaar verbonden voelen.
Het is aannemelijk dat het aantal bedrijven met een hybride werksysteem in 2022 nog zal toenemen. Bedrijven willen hun hybride werkbeleid vanzelfsprekend naar eigen wensen en behoeften inrichten. Welke hybride trends moeten leidinggevenden het komende jaar in de gaten houden?
Gelijkwaardig vergaderen
Idealiter is een hybride werkplek zo ingericht dat iedereen gemakkelijk met elkaar kan connecteren en samenwerken. Toch kan hybride werken onbedoeld een kloof tussen werknemers veroorzaken. Zelfs met evoluerende technologie is het moeilijk om het gevoel en de verbondenheid van persoonlijke ontmoetingen digitaal na te bootsen. Sommige werknemers die op afstand deelnemen aan een hybride vergadering, vinden het een hele uitdaging om daarbij het overzicht in de ruimte te bewaren. Uit onze recente ClickShare Hybrid Meeting Survey blijkt zelfs dat bijna een derde van de werknemers het moeilijk vindt zich uit te spreken wanneer ze niet fysiek bij de vergadering aanwezig zijn. Daarom ligt er bij de inrichting van de hybride werkplek een grote nadruk op de gelijkheid in vergaderingen en op de integratie van technologie die ervoor zorgt dat deelnemers op afstand zich niet minder betrokken voelen. Naast het uitrusten van werknemers met geschikte camera’s, microfoons en videoconferentieplatforms, erkennen leidinggeven dat iedere deelnemer zich gelijkwaardig moet voelen. Veel moderne samenwerkingsplatforms laten werknemers virtueel blackboarden en annoteren, eenvoudig uploaden en delen van inhoud en bieden breakoutroom-functionaliteit om dit te waarborgen.
Behoeften van werknemers
Een van de positieve gevolgen van deze moeilijke tijd is dat werknemers zich vrijer voelen om hun eigen werkwijzen te bepalen. Daarvoor moet werkplektechnologie niet alleen functioneel zijn, het is een essentieel onderdeel van de algehele werknemer tevredenheid. Veel werknemers zijn er nog niet klaar voor om de routines en de gewenning van het thuiswerken op te geven bij terugkeer naar kantoor. Naarmate de behoeften van werknemers veranderen, moet ook de samenwerkingstechnologie daarop aangepast worden. Uit onze ClickShare Hybrid Meeting Survey blijkt dat 71 procent van de werknemers worstelt met hybride vergadertechnologie. Het goede nieuws is dat de drang naar eenvoud nu al gefaciliteerd wordt met flexibelere videovergaderingen. Unified Communications and Collaboration (UCC)-softwaretools zoals Microsoft Teams, Zoom en WebEx zijn vaste prik sinds het uitbreken van de pandemie. Momenteel zoeken bedrijven nieuwe manieren om de functionaliteiten van samenwerkingsoplossingen te verbeteren en te combineren met randapparatuur in bestaande vergaderruimten. Zo kunnen ze een vertrouwde en toch dynamische vergaderomgeving creëren.
Met technologie streven naar gebruiksgemak
Je herinnert je vast nog het oude proces van het organiseren van een vergadering. Naast het reserveren van een vergaderruimte, gedoe met snoeren en draden, zorgen voor duidelijke zichtbaarheid en audio voor alle deelnemers, merkten organisatoren van vergaderingen vaak dat hun meetings te laat en met een gefrustreerd publiek begonnen. Tijdens de pandemie konden werknemers op afstand met een paar simpele klikken vanaf hun laptop deelnemen aan vergaderingen. Wanneer ze weer terugkeren naar kantoor, willen werknemers vermoedelijk niet terug naar de verouderde en ingewikkelde manier van vergaderen. Daarom moeten bedrijven investeren in technologie waarbij werknemers moeiteloos met hun eigen laptop kunnen deelnemen aan vergaderingen. Gebruiksgemak is de basis van toekomstige werkplektechnologie. Zo zien we nu al steeds vaker kunstmatige intelligentie terug op de werkvloer, waardoor nieuwe mogelijkheden ontstaan voor slimmere en probleemloze professionele betrokkenheid. Als een spreker bijvoorbeeld tijdens een vergadering zijn stem verliest, kunnen geautomatiseerde technologieën dit opvangen en zijn camera uitschakelen zodat hij even kan pauzeren of een slokje water kan nemen. In de komende jaren verwachten we dat dit ook zal worden uitgebreid met hologrammen, virtual reality en multi-projector en display wall alignment.
Aandacht voor samenwerking
Voor succesvolle hybride werkmodellen voor de lange termijn, is samenwerking essentieel. Belangrijk om te beseffen is dat samenwerking iets anders is dan productiviteit. Aan het begin van de pandemie, toen we massaal begonnen met thuiswerken, verbeterde de productiviteit. Dit fenomeen is niet nieuw en bestond ook al voor de pandemie. Uit een onderzoek van Nicholas Bloom in 2013 blijkt dat de prestaties van medewerkers van een reisbureau die negen maanden thuis werkten, in die periode met maar liefst dertien procent toenam. Hoewel de productiviteit tijdens de pandemie is gestegen, is de kwaliteit van de samenwerking gedaald. De productiviteit van een werknemer hangt namelijk af van individuele prestaties, terwijl samenwerking afhangt van onderlinge relaties tussen collega’s. Pas wanneer zij zich met elkaar verbonden voelen, wordt samenwerking gestimuleerd. Omdat medewerkers nu verspreid vanuit verschillende locaties werken, wacht ons een grote uitdaging voor de toekomst: hoe zorgen we ervoor dat het samenwerkingsniveau in een hybride wereld weer even hoog wordt als voor corona? Hiervoor moeten we investeren en innoveren, zodat samenwerking blijft verbeteren ongeacht of collega’s fysiek bij elkaar zijn.
Als het gaat om hybride werken, zijn er nog genoeg uitdagingen. De behoeften van werknemers evolueren voortdurend en in het COVID-tijdperk krijgen die behoeften steeds nieuwe impulsen door voortdurende onzekerheid. Ondanks deze uitdagingen zijn we van mening dat samenwerkingstechnologie deze uitdaging aankan. Voor leidinggevenden die prioriteit geven aan de technologieën die de werknemerservaring verbeteren, ziet de toekomst van de hybride werkplek er rooskleurig uit.
