De kerntaak van een bedrijf is bijna altijd het verkopen van producten en diensten, maar daaronder liggen allerlei managementprocessen die deze core business ondersteunen. Facility management (FM) is daar een belangrijk voorbeeld van, want een bedrijfsgebouw zonder facilitaire dienstverlening is als een woning zonder huishouden: in beide gevallen verliest het uiteindelijk zijn functie. FM-professionals houden zich dan ook voortdurend bezig met zaken als schoonmaak, beveiliging en catering, maar eveneens met duurzaamheid en digitalisering. Door deze brede verantwoordelijkheid rijst de vraag of FM over tien jaar nog in de huidige vorm zal bestaan. Hoog tijd dus om nu de toegevoegde waarde én toekomst van FM onder de loep te nemen.
Een veelomvattend vakgebied
“Facility management is een breed begrip en omvat alle diensten en middelen die organisaties moeten organiseren om het primaire proces te ondersteunen”, zegt Natalie Hofman, voorzitter van beroepsvereniging Facility Management Nederland (FMN). “Dit varieert van huisvesting en beveiliging tot het organiseren van alle benodigde dienstverlening om het personeel op de werkplek te ondersteunen.” Volgens Hofman wordt er de laatste jaren dan ook steeds meer gesproken over werkplekmanagement. Maar dat is niet de enige ontwikkeling in het vakgebied. Waar het vroeger ging om een uitvoerende taak, ziet Hofman het steeds meer naar een beleidsmatige functie gaan. De aandachtsgebieden zijn volgens haar de afgelopen jaren sterk verschoven naar het bevorderen van duurzaamheid en de omgang met de toenemende vormen van digitalisering. Zo moeten facilitaire dienstverleners nu voortdurend rekening houden met de moeilijk haalbare klimaatdoelen van Parijs en de strenge regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een zware opgave gezien de snelle digitalisering van bedrijfsprocessen en het toenemende gebruik van (eigen) apparaten op de werkvloer. “Cybersecurity valt nu ook steeds meer onder FM en daar moeten we ons heel bewust van zijn. Waar we voorheen de voordeur moesten beveiligen, moeten we nu een heel netwerk in de gaten houden”, stelt Hofman. “De facility manager van tegenwoordig zien we dus ook wel als een hypersociale ICT’er. Je moet niet alleen zorgen dat het personeel zich prettig voelt, maar ook dat de ICT-omgeving veilig is.”
Facility management en werkprestaties
Facilitaire dienstverleners krijgen dus allerlei zaken op hun bord geschoven terwijl ze tegelijkertijd hun kerntaak niet uit het oog moeten verliezen: het creëren van de omstandigheden waarin medewerkers optimaal kunnen presteren. Uit verschillende studies blijkt namelijk dat de invloed van FM niet onbeduidend is. Herman Kok, universitair docent facility management aan Wageningen University, kan dit onderschrijven. Hij doet, zelfstandig of in samenwerking met studenten en het bedrijfsleven, voortdurend onderzoek naar die impact van de werkomgeving op de mens. Uit een recent onderzoek kwam naar voren dat ruim 55 procent van de productiviteit van medewerkers facilitair wordt bepaald. “Dat is uitzonderlijk veel en de grootste bijdrage aan werkprestaties – dus de productiviteit van werknemers – kan worden toegeschreven aan de werkomgeving”, zegt Kok. Dit onderzoek werd in samenwerking met een FMbedrijf uitgevoerd bij acht grote vestigingen van het UWV, waar in totaal 2500 werknemers aan meededen. Het ligt dus echt aan zaken die op het eerste gezicht misschien minder belangrijk lijken, zoals ruimtelijke indeling en inrichting en alternatieve werkplekmogelijkheden. “Steevast zie je dat een werkplek die overzichtelijk, sfeervol en comfortabel is, privacymogelijkheden en een goede akoestiek heeft tot de beste werkprestaties leidt.” Een andere bevinding uit het onderzoek was dat een schone werkomgeving ervoor zorgt dat mensen zich welkom voelen en de indruk hebben dat ze ertoe doen, en dit was ook het geval bij kantoren die een ‘huiselijke’ inrichting hadden. De overige 45 procent ligt volgens Kok meer bij het management, het opleidingsniveau van de werknemer, taakinhoud en andere contextvariabelen. Organisaties doen er dus verstandig aan om in kaart te brengen hoe het met hun faciliteiten gesteld is, en dit moet op een goede manier gebeuren. De gebruikelijke jaarlijkse tevredenheidsenquêtes zijn naar zijn mening niet afdoende. Men kan wel een vragenlijst rondsturen waarin werknemers hun mate van tevredenheid aangeven, maar daar hebben de facilitaire dienstverleners niet zoveel aan. “Gaat die gemiddelde 7 over de versheid of de variatie van de catering? Of gaat het over het aantal zitplaatsen in het bedrijfsrestaurant?” Door middel van gedetailleerde dataverzameling kunnen organisaties wel tot de juiste praktische inzichten komen om te weten waar en wanneer er interventies gepleegd moeten worden. Evidence-based FM speelt dus in toenemende mate een cruciale rol bij het verbeteren van de werkprestaties.
Het vakgebied gaat sterk veranderen aangezien we ons nu meer bezighouden met strategische vraagstukken, en we naast het managen van de werkplek er ook voor moeten zorgen dat we klaar zijn voor de toekomst.
De gezonde keuze
Naast de omgevingsfactoren speelt gezonde voeding ook een belangrijke rol in de facilitaire dienstverlening. Voedsel is namelijk de brandstof van het personeel, en steeds meer bedrijven spelen hier dan ook op in. “Er zijn de laatste tijd veel organisaties die moeite hebben met het binnenhalen van personeel”, zegt Roy Odekerken. Hij is secretaris van de Vereniging voor Ondernemende Contract Cateraars (VOCC). “Veel bedrijven willen daarom ook iets extra’s doen om werkzoekenden aan hun organisatie te binden.” Dit doen ze onder andere door catering of een gezonde lunch aan te bieden in hun secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat is een flinke stap vooruit in vergelijking met hoe het voorheen ging, vindt Odekerken, en blijft het vaak niet alleen bij een fruitmandje. Er wordt bijvoorbeeld ook eten buiten lunchtijden aangeboden en het aanbod past steeds beter bij de voedingswensen van de laatste tijd: gezond en gevarieerd. En ook over de inrichting van de kantine wordt tegenwoordig meer nagedacht. “Ik was laatst ergens waar de uitgiftbuffetten van salades en biologische voedingsproducten vooraan stonden, en de vette hap werd achter een wandje geserveerd”, vertelt Odekerken. Op deze manier worden werknemers door middel van een kleine aanpassing gestimuleerd om de gezonde keuze te maken. Deze vorm van beïnvloeding – genaamd nudging – is ook een belangrijk instrument voor FM. Zo heeft Kok samen met een masterstudent facility management onderzocht op welke manier het personeel gestimuleerd kan worden de trap te nemen in plaats van de lift, zonder ze in hun keuze te beperken. In dit experiment hingen ze naast de lift een poster op met de boodschap ‘Gratis workout tijdens werktijd? Neem de trap’. En na een periode zonder poster plakten ze afbeeldingen van voetafdrukken op de grond die naar het trappenhuis leidden. “Na 15.000 observaties konden we concluderen dat de poster geen significant effect had, terwijl de voetafdrukken voor 4 procent meer trapgebruikers zorgden.” Dit onderstreept de invloed die FM kan hebben bij het bevorderen van de gezondheid onder werknemers en het omlaag brengen van de energielasten.
Facilitaire dienstverlening en duurzaamheid
Als het om duurzaamheid gaat heeft FM eveneens een belangrijke rol in het bedrijfsleven, en volgens Odekerken wordt het ook als kerntaak vermeld in IFM-contracten (Integrated Facility Management). “Schoonmakers krijgen bijvoorbeeld de taak om afval te scheiden en moeten met producten werken die biologisch afbreekbaar zijn, en bij cateraars moet het aantal verpakkingen drastisch worden teruggedrongen. Zo moeten bedrijfsgebouwen in 2050 ook energieneutraal zijn, en daar is een zware taak weggelegd voor de professionals van nu. Ze moeten steeds meer gebruikmaken van zonnepanelen en andere vormen van groene energie, en anders nadenken over de manier waarop het gebouw gebruikt moet worden. Dit betekent dus dat onder meer de locatie van het gebouw, de materialen die er gebruik worden en de personeelscapaciteit heroverwogen moeten worden. Hofman denkt dan ook dat deze energietransitie erg ambitieus is. “Dan zouden er vanaf vandaag duizend gebouwen per dag energieneutraal moeten worden. We hebben dus een drastische versnelling nodig om enigszins in de buurt te komen. Daarnaast moeten de gebruikers van deze gebouwen ook meegaan in de veranderingen.” Naast het managen van de werkplek, het verbeteren van de werkprestaties en het stimuleren van medewerkerswelzijn, krijgt het vakgebied dus ook nog eens een belangrijke rol in het duurzaamheidsvraagstuk. Wat betekent deze brede verantwoordelijkheid voor de toekomst van FM? En bestaat het over tien jaar überhaupt nog wel?
Blik op de toekomst
Hofman verwacht dat de War on Talent die nu al gaande is nog langer door zal trekken, en een grote uitdaging wordt voor de toekomst van het vakgebied. Uitvoerende en technisch geschoolde mensen zijn namelijk steeds lastiger te vinden in een krimpende arbeidsmarkt, waar flexibele contracten meer regel dan uitzondering zijn. Dit zorgt er natuurlijk voor dat facilitaire dienstverlening een stuk minder aantrekkelijk is voor aanstormend talent. “Een andere kwestie die momenteel speelt is het opleidingsniveau. Internationaal gezien staan we met FM-opleidingen erg goed aangeschreven, maar het vakgebied verandert sterk”, legt Hofman uit. Het is dus nog maar de vraag in welke mate deze opleidingen aansluiten op de huidige en toekomstige ontwikkelingen, zoals energietransitie en duurzame inzetbaarheid. Daarnaast speelt de vraag of FM over tien jaar zelfs nog bestaat, aangezien het vakgebied steeds verder uitgerekt wordt over deze vraagstukken. Ontwikkelingen als Artificial Intelligence en automatisering zorgen er daarentegen weer voor dat bepaalde taken verdwijnen. “Het vakgebied gaat sterk veranderen aangezien we ons nu meer bezighouden met strategische vraagstukken, en we naast het managen van de werkplek er ook voor moeten zorgen dat we klaar zijn voor de toekomst”, aldus Hofman.
Kok ziet de focus van FM vooral verschuiven van het onderhouden van bedrijfsgebouwen naar het faciliteren van mensen (zowel werknemers als klanten) binnen de organisatie. Een ontwikkeling die te maken heeft met nieuwe vormen van werken, die uit de startupwereld zijn overgewaaid naar de grotere organisaties. “De werkplek is in toenemende mate anytime, anyplace geworden, en serviced offices – gedeelde kantoorgebouwen die volledig zijn ingericht en door één FM-bedrijf worden beheerd – stijgen in populariteit.” Dit komt volgens Kok door de flexibele huurmogelijkheden, de vaak gunstige ligging en de nabijheid van kleine specialistische bedrijven, wat de ideale voedingsbodem voor innovatie biedt. “Voor FM betekent dit ook dat de samenwerking met gespecialiseerde partijen op de markt belangrijk wordt, en de typische FM-functie wordt steeds meer die van coördinerend mechanisme tussen vraag naar facilitaire ondersteuning en aanbod van faciliteiten en diensten.” Daarnaast wordt de interne samenwerking tussen afdelingen als FM, HR en ICT steeds belangrijker. “Ook hier draait alles om de mens als bedrijfsfactor. Met dat als uitgangspunt zal de facility manager van de toekomst met een breed scala aan oplossingen moeten komen om bedrijfsdoelstellingen te realiseren.”
