De organisatiecultuur heeft veel invloed op het gedrag van medewerkers. Het loont daarom om aan een goede cultuur te werken. Dit inzicht is ondertussen gemeengoed. Aanvankelijk lag bij compliance en integriteitsmanagement de nadruk echter op structuur, op de ‘hard controls’ waar medewerkers als het ware niet omheen kunnen: wetten, regels, procedures en controles. Vaak kreeg deze aanpak een juridisch karakter, gericht op het naleven van regels en het bestraffen van overtredingen. Tegenwoordig is er meer aandacht voor cultuur en ‘soft controls’, die de overtuigingen en beleving van medewerkers beïnvloeden.
Combinatie
Het is echter niet zo dat cultuur een (beter) alternatief is voor structuur. Dat u altijd beter cultuurmaatregelen dan structuurmaatregelen kunt nemen. Uit wetenschappelijk onderzoek en ervaringen in de praktijk blijkt dat juist de combinatie van structuur en cultuurmaatregelen het beste werkt. Zo’n brede aanpak heeft het grootste positieve effect op integriteit en ethiek binnen een organisatie.
In dit artikel leest u meer over de relatie tussen cultuur en structuur en vindt u een model waarmee u op een integrale manier kunt werken aan ethiek en integriteit: de Integriteit Infrastructuur.
Cultuurmaatregelen
Werken aan een goede, integere cultuur doet u enerzijds met cultuurmaatregelen. Die heten ook wel ‘soft controls’ en gaan vooral over de overtuigingen en belevingen van medewerkers. Voorbeelden van cultuurmaatregelen zijn:
• waardensessies;
• gedragscodes;
• introductie en mentorprogramma’s;
• trainingen en specifieke cultuursessies;
• interne communicatie;
• medewerkersonderzoeken;
• aandacht voor feedback geven en ontvangen.
Cultuurmaatregelen maken groepspatronen expliciet en proberen ongewenste patronen te veranderen. Bewustwording, communicatie en dialoog zijn hiervan belangrijke onderdelen
Structuurmaatregelen
Niet alleen de cultuur heeft invloed op het gedrag van medewerkers, ook de structuur speelt hierin een rol. Bij structuren gaat het bijvoorbeeld om procedures of protocollen die vastleggen hoe medewerkers moeten handelen. Toegangspassen en digitale beveiligingniveaus bepalen waar een collega wel of niet bij kan. Tegenspraak kan georganiseerd worden in een vaste vergadervorm of in een structuur van medezeggenschap. Gedrag van werknemers wordt ook bepaald door zulke ‘hard controls’, door de structuren waar ze op de werkvloer mee te maken krijgen.
Structuurmaatregelen geven – net als cultuurmaatregelen – richting aan de manier waarop mensen werken. Typische voorbeelden van structuurmaatregelen zijn:
• wetten, codes en regels;
• prestatienormen en beloningssystematieken;
• procedures en protocollen;
• meld en onderzoeksprocedures;
• aanpassingen in het werkproces;
• fysieke en digitale toegangsrechten;
• toekennen van bevoegdheden;
• controle en handhaving.
Constante wisselwerking
In de praktijk bepaalt de structuur niet alles wat medewerkers doen of laten. Ze kunnen regels breken of beslisprocedures omzeilen. Of ze dit ook doen, is afhankelijk van de cultuur in een organisatie. De cultuur bepaalt zo (deels) de effectiviteit van regels en procedures. Wie structuurmaatregelen inzet, kan hier niet aan voorbijgaan. Een kluisje dat in de praktijk nooit op slot gaat, zal weinig bijdragen aan fraudebeheersing van de organisatie. Terwijl werknemers in een echte veiligheidscultuur niet tolereren dat iemand op een gevaarlijke manier afwijkt van het protocol.
Als er een probleem is in de cultuur van een organisatie, is de verleiding groot om cultuurmaatregelen te nemen. Maar cultuur en structuur staan niet los van elkaar. In de praktijk loont het om bij cultuurproblemen ook naar de structuur en inrichting van de organisatie te kijken. Deze hebben net zo goed invloed op de groepspatronen. Bekende voorbeelden zijn prestatienormen en bonussystematieken. Deze kunnen zorgen voor perverse prikkels bij medewerkers en leiden tot een cultuur van kortetermijndenken. En als zulke organisaties hun medewerkers te weinig richting en houvast geven om hieraan weerstand te bieden, schiet de cultuur eveneens tekort.
Organisaties waar veel risico’s zijn of waar controle stelselmatig onvoldoende is (structuur), maken zich kwetsbaar voor normoverschrijdend gedrag en schandalen, waarbij veel medewerkers betrokken zijn. Normoverschrijding wordt dan al snel de normale situatie.
Organisatiecultuur en organisatiestructuur zijn geen alternatieven. Natuurlijk zijn sommige interventies eerder structuurmaatregelen en andere cultuurmaatregelen. Maar ze beïnvloeden elkaar voortdurend. En idealiter ondersteunen ze elkaar
Integrale aanpak
Wilt u aan uw organisatiecultuur werken, dan kunt u kiezen uit allerlei instrumenten en maatregelen, zowel hard controls als soft controls. Een gedragscode, training, een andere beloningsstructuur of strenge camerabewaking: opties te over. Alle maatregelen hebben hun eigen voordelen en nadelen. Uit onderzoek blijkt dat zulke interventies alleen slagen binnen een duurzame, samenhangende aanpak waarin de verschillende maatregelen elkaar versterken en in elkaar grijpen. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw maatregelen elkaar versterken? En waar moet u in ieder geval aandacht aan besteden?
Integriteit Infrastructuur
Voor dit soort vragen is de Integriteit Infrastructuur ontwikkeld. Dit model is wetenschappelijk onderbouwd en wordt (in verschillende vormen) al bijna tien jaar toegepast in Nederland. In het buitenland werken organisaties met soortgelijke modellen. Het model beschrijft de zeven dimensies van ethiek en integriteitsmanagement. Deze zeven onderwerpen vragen altijd om aandacht als u de ethiek en integriteit in uw organisatie wilt verbeteren:
Drie inzichten
Het model is gebouwd op de drie belangrijkste inzichten op dit gebied:
- Werk integraal en meerdimensionaal: ethiek vergt een meerdimensionale aanpak, met aandacht voor elk van de zeven onderwerpen. En het vereist een integrale aanpak: al uw inspanningen werken op elkaar in. U kunt elke inspanning ‘toetsen’ aan de zeven elementen.
- Combineer hard en soft: het model combineert ‘hard controls’ (zoals regelgeving en handhaving) en ‘soft controls’ (zoals waarden en training). Beide aspecten zijn nodig voor een succesvolle aanpak.
- Werk duurzaam en gecoördineerd: integriteitsmanagement vergt een lange adem. Een consistente en duurzame aanpak, met ‘general controls’ zoals een beleidscyclus, risicoanalyse, evaluatie en bijstelling. Zonder deze borging hebben investeringen in ethiek weinig kans van slagen.
Cultuur is niet voor niets een van de zeven dimensies in de Integriteit Infrastructuur: het is een belangrijk aandachtsgebied van succesvol integriteitsmanagement. Door te werken aan een integere en open cultuur kunt u de ethische kwaliteit van uw organisatie vergroten.