Zolang Covid-19 de wereld in zijn greep heeft en er ingrijpende maatregelen zijn genomen om sociale afstand te houden, moeten bedrijven goed nadenken over de manier waarop werknemers hun dagelijkse werkzaamheden kunnen blijven uitvoeren. Veel organisaties vragen hun kantoorpersoneel om thuis te werken, omdat zij ook daar toegang hebben tot de tools en systemen die nodig zijn om hun werk uit te voeren en productief te blijven.
Voor de corona-uitbraak zagen veel organisaties thuiswerken als een prettige extra mogelijkheid voor werknemers, die door sommige bedrijven alleen onder bepaalde voorwaarden werd toegestaan. Normaliter werken 3,5 miljoen Nederlanders met enige regelmaat thuis, maar dit aantal zal door de maatregelen rondom het coronavirus flink toenemen. Dit betekent dat een sterke internetinfrastructuur en de juiste uitrusting voor werknemers, met de juiste tools en technologie voor werken op afstand, noodzakelijk worden om de bedrijfscontinuïteit te behouden.
In een tijd van wereldwijde crisis moeten we ervoor zorgen dat we zijn voorbereid, maar wie is er verantwoordelijk voor de internetinfrastructuur en de mogelijkheid om te werken op afstand?
Laptop of desktop?
Desktops zijn voor veel bedrijven een slimme keuze als het gaat om prestatie en kostenbesparing, maar ze hebben ook beperkingen. Vooral nu is een desktop, als je geen goed cloud-systeem hebt opgezet, een vaststaand probleem. Want hoe moeten werknemers nu thuiswerken?
Werknemers kunnen ook in de problemen komen als ze hun bestanden lokaal op de harde schijf opslaan. Wie heeft er bijvoorbeeld niet ooit in een spreadsheet gewerkt en deze op de eigen computer opgeslagen in plaats van in de cloud? Met een laptop is er dan niet direct een probleem, die heb je doorgaans bij je. Maar met een desktop op je werkplek kun je thuis niet langer bij je bestanden.
Besef ook dat niet iedereen een laptop of desktop thuis heeft staan en er toestemming moet worden verleend om deze mee naar huis te nemen. Het is slim even te overleggen met de IT-afdeling wat de mogelijkheden zijn.
Internetverbinding
Op kantoor zijn we, dankzij de internetservers van het bedrijf, vrijwel altijd verzekerd van een goede internetverbinding. Maar thuis kan dit anders zijn. Het kan zijn dat werknemers in gebieden wonen waar een beperkte breedbandverbinding is of dat ze een langzamere internetsnelheid hebben dan op kantoor. En nu de scholen dicht zijn gebruiken niet alleen de werknemers, maar ook de andere familieleden het internet. Het is slim om werknemers aan te moedigen om data-intensieve activiteiten zoals videoconferencing en het streamen van video’s te beperken. Als werknemers in een gebied met een slechte internetverbinding wonen, overweeg dan om voor dongles of draadloze hotspots te zorgen.
Maar onthoud ook dat je niet voor alle activiteiten internet nodig hebt. Werknemers die geen compleet thuiskantoor hebben en wel gevraagd worden om thuis te werken, kunnen hun tijd bijvoorbeeld besteden aan training. Overleg daarom eens met de L&D afdeling op welke manier zij toegang kunnen krijgen tot offline training modules.
Cloudtechnologie
De makkelijkste en meest efficiënte oplossing om op afstand te werken is om gebruik te maken van een cloudsysteem, en werknemers te voorzien van het juiste device met een bruikbare internetverbinding. Er zijn diverse cloudsystemen voor verschillende activiteiten – SaaS-systemen zoals Office 365 en Google Drive, die gebruikt kunnen worden voor het werken met essentiële bestanden. Cloud back-up systemen die gebruikt kunnen worden als er een cyberaanval is of wanneer er sprake is van gegevensverlies. Er zijn ook cloudgebaseerde systemen gericht op samenwerken, zoals Slack of Salesforce. Cloudgebaseerde Learning Management Systemen (LMS) bieden de mogelijkheid voor werknemers om learning modules overal en op ieder tijdstip te volgen.
Cloudtechnologie slaat informatie op in een gecentraliseerd systeem, dat privé, openbaar of hybride kan zijn. Cloudsystemen kunnen de IT-afdeling minder belasten omdat ze zich geen zorgen hoeven te maken over de onderliggende infrastructuur. Overleg ook hier met de IT-afdeling over wat de mogelijkheden zijn.
Cybersecurity
Nu zijn je werknemers uitgerust met een device, een goede internetverbinding en een werkend cloudsysteem, maar hoe is het gesteld met de online veiligheid? Met het gebruik van persoonlijke devices en verbindingen met onveilige wifi-netwerken wordt het risico op mogelijke datalekken en inbraken van hackers aanzienlijk vergroot. Zorg ervoor dat je organisatie gebruikmaakt van een VPN en versleutelde data, en communiceer duidelijk met alle werknemers over het belang van cybersecurity en wat ze moeten doen als ze een datalek vermoeden.
Het is ook belangrijk om duidelijk te zijn welke tools, systemen en bestanden thuis gebruikt kunnen worden. Gevoelige informatie kan beter niet worden geopend via een onveilige wifi-verbinding. Wees duidelijk over waar werknemers toegang toe hebben en wat ze mogen delen via e-mail als zij thuis werken.
Voor kantoorhoudende organisaties zou werken op afstand weinig productiviteitsverlies op moeten leveren. Als de juiste systemen en infrastructuur aanwezig zijn, kan immers overal gewerkt worden. Zolang er goed wordt gecommuniceerd en iedereen weet wat hij wanneer moet doen, kunnen we gewoon kalm blijven en op afstand de zaken laten doorgaan.