Of je nu in een meeting zit, een mailtje verstuurt of een belangrijke presentatie moet houden met een whiteboard: voor veel mensen is communicatie een belangrijk onderdeel van hun werk. In het begin kan dit best spannend zijn, want hoe zorg je ervoor dat mensen naar je luisteren? En hoe breng je belangrijke informatie op een zo overtuigend en helder mogelijke manier de wereld in? We gaan het hebben over communicatietips, zodat jij kunt leren om binnen no time te communiceren als een pro.
#1 Verplaats jezelf in het publiek
Wees je eigen grootste criticus door je altijd af te vragen of jij hier zelf naar zou willen luisteren. Mensen worden de hele dag door aan allerlei prikkels blootgesteld waardoor een verhaal flink moet opvallen wil het echt de aandacht trekken. Het hoofddoel van een presentatie is dat je iemand probeert te overtuigen, maar dat gaat niet zomaar. Zo is het belangrijk om een vertrouwensband te scheppen met je publiek, om sceptische houdingen te voorkomen . Daarnaast moet je publiek zich in je verhaal kunnen herkennen. Waarom is het verhaal dat je vertelt belangrijk voor ze? Hoe gaat het hun leven veranderen? Door op dit soort vragen in te spelen heb je al meteen een flinke voorsprong.
#2 Houd het kort
Klinkt wellicht als een open deur, maar je zou ze de kost niet willen geven die het toch steeds lijken te vergeten. Niemand zit te wachten op lange preken of mailtjes van meer dan 2 alinea’s. Niet alleen omdat het tijdrovend is, maar ook omdat de rode draad bij lange verhalen vaak vervaagt. Hoe korter je verhaal, hoe groter de kans dat het blijft hangen.
#3 Geloof in jezelf
We zijn allemaal onzeker en bang dat we op een gegeven moment door de mand gaan vallen. Dus hoe minder je zegt, hoe kleiner die kans, toch? Niet echt. Juist mensen die met ideeën durven te komen – ook al worden ze wellicht niet altijd gebruikt – worden enorm gewaardeerd binnen een bedrijf. Brainstormsessies zijn er om samen via allerlei slechte ideeën uiteindelijk op een goed idee uit te komen en daar is veel input voor nodig. Wees dus niet bang om bekritiseerd te worden, want juist wanneer je niet met initiatieven komt zal je kansen mislopen.
#4 Houd je emotie in balans
Politici kunnen het als geen ander: emotie gebruiken als retorisch middel. Ook op de werkvloer kan dit werken, maar je moet er wel slim mee omgaan. Ben je gestrest? Dan is het verleidelijk om een bot of paniekerig mailtje naar die ene collega te sturen, maar liever denk je er nog een extra keer over na. Een kalme houding laat je zelfverzekerder overkomen, waardoor mensen je meer werk zullen toevertrouwen.
#5 De feedback sandwich
Een klassieke methode om feedback te geven aan collega’s is om negatieve feedback te verpakken in een positief bericht. En geloof ons, het werkt echt. Ben je niet helemaal tevreden over hoe je college die ene opdracht heeft uitgevoerd? Ga rustig met hem of haar zitten om dit te bespreken. Vraag je collega hoe ze het zelf vonden gaan en benader het probleem op een positieve manier. Wellicht was er te weinig begeleiding of was de briefing niet duidelijk genoeg: door eerst te onderzoeken of er meer achter zit voorkom je dat je collega’s onnodig bekritiseert. Geef vervolgens de feedback door te beginnen met een compliment, gevolgd door de opbouwende kritiek. Sluit de feedback af met nog een compliment.
#6 E-mail etiquette
Er lijkt nooit een einde te komen aan e-mails. Wanneer je terug komt van vakantie zit je inbox overvol, maar ook gedurende de dag komt er continu van alles binnen. Hoe ga je hier op een professionele manier mee om? Eigenlijk heel simpel: zie het vooral als een tool om documenten mee te versturen en mensen op de hoogte te houden van projecten. Is het dringend? Bel de persoon dan op of loop naar zijn of haar bureau om het meteen af te handelen. Een andere tip is om niet altijd iedereen in de e-mailketting te houden. Vraag je voor het versturen van een mailtje af wie dit nu écht moet weten en voeg alleen die personen toe. Als je vaak irrelevante mailtjes stuurt naar mensen is de kans kleiner dat ze reageren wanneer je ze echt nodig hebt. We weten allemaal hoe frustrerend dat is.
