Je hebt als werkgever binnenkort een verzuimgesprek. Voor je het gesprek gaat voeren is het belangrijk voor jezelf in kaart te brengen wat de situatie is. Deze checklist geeft hiervoor een richtlijn.
Constatering van het soort verzuim:
- Hoge verzuimfrequentie;
- Langdurig ziekteverzuim.
Relatie verzuimwerksituatie:
- Welke problemen?
- Mogelijke oplossingen?
- Is actie wenselijk dan wel nodig?
- Door wie en wanneer?
Relatie verzuim – privésituatie:
- Kan betrokkene zelf actie ondernemen?
- Is hulp van derden nodig?
- Door wie en wanneer?
Mening van medewerker over beïnvloeding van verzuimpatroon door acties:
- Afspraken over informatie aan collega’s;
- Eventueel afspraken voor een vervolggesprek.
Leidraad voor een verzuimgesprek
1. Zorg voor een goede voorbereiding:
- Ken de achtergronden van het verzuim;
- Bestudeer de verzuimhistorie van de laatste twee jaar;
- Analyseer de gegevens en cijfers.
2. Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen:
- Dossier; – verzuimkaart;
- Informatie van externe instanties zoals de Arbodienst;
- Informatie uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprekken enzovoort.
3. Spreek van tevoren het gespreksdoel af, plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers.
4. Zorg voor een rustige locatie.
5. Confronteer de medewerker gelijk met zijn/ haar verzuimgegevens, zwart op wit.
6. Geef aan welke gevolgen het verzuim voor het bedrijf heeft.
7. Vraag de medewerker wat de oorzaken van het verzuim zijn.
8. Gesprekstechniek: laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (laat stiltes vallen, vraag door, vat samen en luister goed).
9. Inventariseer samen met de medewerker alle factoren die het verzuim beïnvloeden.
10. Probeer samen met de medewerker tot oplossingen te komen, maar laat hem die zoveel mogelijk zelf aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie).
11. Maak concrete en controleerbare afspraken.
12. Beloof niet wat je niet kunt beloven (bevoegdheid).
13. Leg alle afspraken vast.
14. Vat het gesprek samen en evalueer het.
15. Bepaal een datum voor een evaluatie- of vervolggesprek.
