De identiteit stelt u vast aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs. Het gaat om een van de volgende documenten:
- Nederlands nationaal paspoort;
- Nederlandse identiteitskaart;
- Gemeentelijke identiteitskaart;
- Verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV en EU/EER;
- (Elektronisch) W-document;nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de Europese Economische Ruimte (EER);
- Overige nationale paspoorten van een niet-EER-land met een door de Vreemdelingendienst aangetekende vergunning (aanmeldsticker) tot verblijf;
- Vluchtelingenpaspoort;
- Vreemdelingenpaspoort;
- Diplomatiek paspoort;
- Dienstpaspoort.
Let op! De identiteit mag u niet vaststellen aan de hand van een rijbewijs of een kopie van een identiteitsbewijs. Identificatieplicht op de werkplek is echter iets anders! Werknemers en andere personen die op de werkplek zijn, moeten op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor wel een rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.
Kleine checklist wat u moet controleren
De volgende checklist kunt u gebruiken om te beoordelen of u te maken heeft met een origineel en geldig identiteitsbewijs:
- Is er sprake is van een origineel document?
- Is de geldigheidsduur van het document nog niet verstreken?
- Draagt het document de foto van de werknemer?
- Loopt de afdruk van de stempel op de pagina ononderbroken door over de foto?
- Zijn er geen beschadigingen, insnijdingen of lijmresten te zien naast of rond de foto?
- Zijn er geen beschadigingen bij de andere variabele gegevens te zien?
- Komt de handtekening van het identiteitsbewijs overeen met de handtekening op de loonbelastingverklaring en het arbeidscontract?
- Komen de gegevens in het document, zoals lengte, leeftijd, geslacht, kleur ogen en nationaliteit, overeen met de werknemer?
- Kent de werknemer de gegevens in het document, zoals adres, namen van kinderen, plaats en datum van afgifte van het document?
- Is het document duidelijk leesbaar? Een niet duidelijk leesbaar document is ongeldig;
- Is de spelling van plaatsnamen en het gebruik van hoofdletters juist?
- Bevat het document geen eigenhandige bijschrijvingen/veranderingen? Dergelijke aanpassingen maken het document ongeldig als daarbij geen autorisatiestempel is geplaatst;
- Zijn het aantal, de volgorde en de nummering van de bladzijden juist? Zitten de bladzijden niet los, zijn ze niet geplakt en hebben de bladzijden hetzelfde documentnummer?
Let op. Als u de identiteit aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs heeft vastgesteld, moet u bij de werknemers van de landen die sinds 1 mei 2004 tot de EU behoren en bij werknemers van buiten de EER en Zwitserland controleren of deze werknemers wel in Nederland mogen werken. Deze werknemers mogen niet in Nederland werken, als zij niet kunnen aantonen dat arbeid voor hen is toegestaan of als u voor hen geen tewerkstellingsvergunning heeft.
Kopie identiteitsbewijs bewaren
Een kopie moet u overzichtelijk en ordelijk bewaren bij de loonadministratie, tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.
De Belastingdienst kan u desgevraagd, eventueel onder bepaalde voorwaarden, toestemming verlenen of opdracht geven om de kopieën op een andere plaats dan bij de loonadministratie te bewaren.
Let op. Als tijdens het dienstverband de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt, hoeft u de werknemer niet opnieuw om een geldig identiteitsbewijs te vragen.