Als werkgever wil je graag betrokken, gemotiveerde werknemers en als werknemer wil je je graag onderdeel voelen van het bedrijf waar je voor werkt. Interne communicatie is een belangrijke manier om motivatie en betrokkenheid vast te houden. Er zijn verschillende manieren om de interne communicatie te versterken. Deze manieren kennen ook ieder hun eigen valkuilen en het is goed om daarmee rekening te houden.
Intranet als informatiebron
Veel grotere ondernemingen gebruiken Intranet. Dit is een netwerk voor intern gebruik, waarop bijvoorbeeld mededelingen van het management of berichten van afdelingen gezet kunnen worden. Het is een belangrijke samenwerkingstool binnen een organisatie. Om de betrokkenheid van werknemers hier vast te houden is het belangrijk dat er persoonlijke en unieke content te vinden is, die de werknemers aanspreekt.
Ook is het belangrijk dat werknemers de mogelijkheid krijgen, om mee te denken over bijvoorbeeld gebruiksvriendelijkheid en de eigen informatiebehoefte. Werknemers voelen zich hierdoor gehoord en dit bevordert de betrokkenheid.
Chatfunctie in mailprogramma
Het kan goed werken bij grote bedrijven: een chatfunctie in de mail. In sommige sectoren moet er snel geschakeld worden en dan kan de chat een uitkomst zijn. Een voordeel is, in tegenstelling tot het communiceren via de mail, dat meerdere mensen tegelijk deel kunnen nemen aan één chatsessie. Ook de werknemers die een dagje thuis werken. Zo kan er ook op afstand doorgewerkt worden aan een project, wat de betrokkenheid van de werknemer vasthoudt.
De kans dat werknemers de chat voor roddels in plaats van werkgerelateerde berichten gebruiken is echter wel aanwezig. Wanneer er gebruikt wordt gemaakt van dit communicatiemiddel is het daarom van belang om heldere regels rondom het gebruik op te stellen.
Nieuwsbrieven voor het personeel
Nieuwsbrieven kunnen een mooie manier zijn om werknemers op de hoogte te houden van lopende zaken. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsresultaten of de stand van zaken wat betreft werknemerstevredenheid. Bedrijven bouwen een band op met hun werknemers als zij waardevolle informatie met hen delen. Werknemers krijgen hierdoor het gevoel dat zij onderdeel zijn van het bedrijf en identificeren zich hierdoor met het bedrijf. Een nieuwsbrief kan werknemers daarnaast attenderen op bepaalde zaken, zoals een leuk artikel op Intranet.
Een valkuil bij deze vorm van communicatie is de continuïteit. De neiging om een nieuwsbrief over te slaan, omdat ‘er toch niks te melden is’, is groot. Beter is het om in zo’n geval toch vast te houden aan het schema en toch een nieuwsbrief de deur uit te doen. Deze werkwijze zorgt dan ook nog eens voor een extra stok achter de deur, want het liefst heb je in een nieuwsbrief natuurlijk echt wat nieuws te melden.
Verantwoordelijkheid alle partijen
Goede communicatie vraagt inzet van alle betrokken partijen. Het management kan besluiten een nieuwsbrief in het leven te roepen, maar als de inhoud daarvan niet interessant is voor de werknemers zal deze niet worden gelezen. In zo’n geval is het van belang dat de werknemer aan de bel trekt, maar ook dat het management luistert en leert van gegeven feedback. Daarnaast gelden wat betreft deze vormen van communicatie natuurlijk de algemene omgangsvormen.
Dat de chat niet gebruikt wordt om nare roddels over collega’s te verspreiden en dat gevoelige informatie uit een nieuwsbrief niet naar buiten gebracht mag worden klinkt logisch. Toch staat of valt het succes van deze middelen met de manier waarop met deze omgangsvormen wordt omgegaan. Wanneer er sprake is van een gezonde bedrijfscultuur zullen bovenstaande communicatievormen de betrokkenheid van werknemers zeker bevorderen.
