Twee pijnlijke knelpunten en drie tips om deze te managen
Het was een raar jaar. Waarin veel dingen anders waren. En waarin we ook vasthielden aan gewoontes en teruggrepen op bestaande structuren. Zo hebben veel managers het jaar ‘gewoon’ afgesloten met de gebruikelijke jaargesprekken. Dat gebeurde dan misschien wel op verschillende manieren, toch zie ik als organisatieadviseur een universeel kenmerk, namelijk de zorgen om de borging van gedrag. Komen de plannen tot hun recht? Worden de doelen behaald? Gaat deze persoon de gewenste groei en ontwikkeling realiseren? Borging kan echt een hoofdpijnvraagstuk zijn, voor managers en ook voor HR-professionals. In dit artikel belicht ik twee knelpunten die borging ondermijnen en geef ik tips om jaargesprekken meer vruchten te laten afwerpen.
Monitoring is een must
Het eerste knelpunt is de monitoring. Nadat er afspraken zijn gemaakt, laten veel leidinggevenden het proces los. Vaak in de verwachting – of in ieder geval de hoop – dat de medewerker zelfstandig aan de slag kan met de gemaakte afspraken. En wat zou het heerlijk zijn, als één keer zeggen genoeg is. De realiteit is echter dat één keer niet genoeg is, maar dat er monitoring nodig is. Om te zien wat goed gaat, zodat er op tijd aangevuld of bijgestuurd kan worden waar nodig. En om te sturen en in te grijpen waar het mis gaat. En juist dat laatste blijft vaak achterwege, omdat het gepaard gaat met pijn. Pijn door stevige feedback of een besluit waar de medewerker niet op zit te wachten. Maar iemand pijn doen, vinden we lastig. We zetten een relatie niet graag onder spanning. Liever houden we het gesprek prettig en vriendelijk. Liever doen we geen pijn.
De mensheid is al eeuwen bezig met het verminderen van pijn. Met hele goede ontwikkelingen om pijn te bestrijden. In je dagelijks leven bestrijd je pijn met aspirine, laat je je verdoven bij de tandarts en voor een operatie ga je onder zeil met anesthesie. Op je werk volg je de veiligheidsvoorschriften om fysiek leed te voorkomen. Je legt de focus op talent en werkgeluk om betrokkenheid en energie te vergroten. En je zorgt voor een platte organisatie en zelfsturende teams voor meer draagvlak en motivatie.
Stuk voor stuk mooie ontwikkelingen. Alleen zorgen ze geen van alle voor pijnvrije werksituaties. Dat kan ook niet: pijnvrij is een illusie. Het leven, het werk en ook jaargesprekken gaan gepaard met pijn. Het kan echt noodzakelijk zijn tijdens de monitoring dat je aanstuurt en aanspreekt. Niet met een gestrekt been, dat is juist niet effectief. Daardoor creëer je alleen extra en onnodige pijn.
Voor effectieve monitoring is het belangrijk dat je de pijn niet mijdt. Dat je aanspreekt en aanstuurt waar nodig en nuttig. Dat je je niet laat afschrikken door de pijn die je dan moet doen, die je gaat zien bij de ander en die je ook zelf gaat voelen.
Luisteren is een goed begin
Onze pijnmijdende natuur zorgt ook voor het tweede knelpunt. In jaargesprekken staat pijn onvoldoende of op de verkeerde manier op de agenda. Onvoldoende, omdat de focus op het positieve ligt: verhogen van werkgeluk, talentontwikkeling en ga zo maar door. Absoluut belangrijke thema’s, maar als je de aanwezige pijn bij deze onderwerpen vergeet te bespreken, gaat deze pijn onderhuids meespelen.
Kijk naar afgelopen jaar. Veel leidinggevenden die ik spreek, zoeken naar manieren om de online teammomenten weer energiek en gezellig te maken. Waar in maart en april veel behoefte was om te bepreken hoe het met iedereen ging, is het nu veel lastiger om te bespreken hoe het écht gaat. Omdat het zwaar begint te worden. Het gemis van contact met collega’s wordt groter. Verlies van omzet of belangrijke klanten zijn een domper. Of er is een onvervuld verlangen om weer de focus te hebben in plaats van multitasking thuis. Problemen waar iedereen nog wel een tijdje mee worstelt. En waar leidinggevenden graag naar willen luisteren, maar dan wel liever ‘live’.
Offline zijn veel leidinggevenden door de jaren heen goed geworden in het luisteren naar de pijn. Even dat rondje over de werkvloer. Dat moment voor of na de vergadering voor persoonlijk contact. En natuurlijk het cruciale koffiezetapparaat waar iedereen gelijk is, want we hebben allemaal zin in dezelfde koffie (zelfs als er slootwater uit het apparaat komt). Maar nu moeten we het doen met een online contactmoment.
En als nu de pijn wel op tafel mag komen, als er toch – al is het online – geluisterd kan worden naar de emoties die daaruit volgen, dan is de pijn vaak verkeerd geagendeerd. Verkeerd is eigenlijk niet het goede woord, want dat hij wordt besproken is goed. Alleen stoppen we tijdens gesprekken meestal na het aansnijden van de pijn. We geven erkenning met een luisterend oor. Heel belangrijk, maar om pijn een andere invloed te laten hebben op gedrag, is meer nodig dan alleen het benoemen.
Zet voor meer rendement uit jaargesprekken ook pijn op de agenda. Vraag ernaar, luister en praat erover door. Zodat je inzicht krijgt in hoe de pijn het gedrag stuurt. Want doelen worden niet behaald wanneer pijn jou of je mensen stuurt. Wel als je de regie erover pakt.
Pijnmanagement is onmisbaar voor succes
Effectief pijnmanagement is de manier om echt te dealen met de pijn. Ik heb een heel boek geschreven over hoe je dat kunt doen. Hier volgen drie pijnmanagementtips voor jou over hoe je het rendement van jaargesprekken kan verhogen.
Tip 1: Zet pijn op de agenda van jaargesprekken
Vraag en luister als leidinggevende naar de pijn van je mensen. Vraag naar wat iemand mist of wat iemand in het afgelopen jaar verloren heeft. Sta stil bij waar iemand naar op zoek is, welk verlangen (nog) niet wordt vervuld. Luister en vraag door. Verdiep met doorvragen hoe dit het gedrag van iemand beïnvloedt en of dat gedrag aansluit bij de doelen en afspraken. Vragen die je zo op kunt nemen in het bestaande format voor de jaargesprekken.
Tip 2: Ontwikkel bij het management de vaardigheid om effectief te ‘dealen’ met pijn
Organiseer vanuit HR niet alleen een cursus voor leidinggevenden om hun medewerkers te kunnen aanspreken. Ontwikkel ook draagkracht en stuurkracht, zodat managers zich ook sterken in het omgaan met de pijn die ineens heel voelbaar wordt. Zodat ze kunnen blijven luisteren, zonder gelijk van koers te wijzigen. Zodat ze kunnen monitoren vanuit een open houding en met een rechte rug.
Tip 3: Investeer in de gewenste pijncultuur
Voeg in de organisatie de ontwikkeling van de gewenste pijncultuur toe aan (bestaande) cultuurveranderprogramma’s of -trajecten. Pijncultuur is het specifieke onderdeel van de organisatiecultuur dat de normen en waarden bevat over hoe je omgaat met pijn. Het bepaalt welk pijngedrag effectief is in je organisatie. Of klagers gelijk krijgen, of medewerkers beschermd worden voor klappen van buiten of dat het juist loont om geen kritiek te uiten. Ontwerp ook de pijncultuur als je werkt aan een cultuuromslag. Beloon het gewenste pijngedrag.
Door deze tips praat je in een jaargesprek over wat echt belangrijk is. Grijpen leidinggevenden eerder in bij uitblijvende prestaties. En is pijn niet meer de olifant in de kamer, maar gewoon een bron van managementinformatie. Ga ermee aan de slag en je kunt in 2021 nog de vruchten plukken. Pijn lijkt nu misschien nog een zure appel, maar je zal zien dat deze aanpak in december gaat resulteren in verfrissende resultaten!
