Het gebeurt vaak dat een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek door elkaar worden gehaald in de betekenis en in de uitvoering ervan. Het is van cruciaal belang dat deze twee soorten gesprekken uit elkaar worden gehouden. Dit kan voordelen opleveren, zowel voor de organisatie als voor de werknemer. Hier wordt uitgelegd wat een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek is en wat de duidelijke verschillen tussen beide zijn.
Bij zowel een functioneringsgesprek als een beoordelingsgesprek gaat het om het beoordelen van het functioneren van de werknemer. Het verschil zit alleen in de invulling en toenadering ervan. Simpel gezegd is beoordelen; De werkzaamheden als waarneming zien, deze waarneming van de werknemer vergelijken met een maatstaf of norm en hier een conclusie of oordeel uit trekken:
Waarneming ->(Oordeel)<- Norm
Dit lijkt simpel uitgelegd, maar er zit een aandachtspunt bij. Mensen kijken altijd van verschillende perspectieven naar een waarneming, zodoende vormt zich dan vanuit een eigen opvatting een beeld. Dit kan sterk verschillen en dan met name ook van de organisatie en werknemer. Wat de leidinggevende ziet van de werknemer kan bijvoorbeeld een momentopname zijn. Ook de norm kan voor verschillende mensen anders zijn. Als dit het geval is wordt er verkeerd geoordeeld en niet objectief. Het is daarom van cruciaal belang dat voor de organisatie en de werknemer duidelijk is waarover er geoordeeld wordt en welke norm(en) er gehanteerd en gewenst is.
Functioneringsgesprek
Bij een functioneringsgesprek gaat het om de afstemming van de doelen van de medewerker en van de organisatie. Het is belangrijk dat de medewerker zijn eventuele problemen bespreekbaar kan maken. Het is zowel voor de werknemer als voor de werkgever belangrijk hoe het gaat met het functioneren van de medewerker en hoe deze wordt ervaren door beide kanten. Dit moet als doel hebben dat de medewerker beter gaat functioneren. De kenmerken van een functioneringsgesprek zijn dus probleemoplossend en vooruitkijkend. Er moeten wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan voordat het probleemoplossend en vooruitkijkend wordt. Allereerst moet er een omgeving zijn waarbij de medewerker bereid is openlijk te praten over het functioneren en over de eventuele problemen. Daarbij moet er geen grote machtsafstand zijn tussen de leidinggevende en medewerker. Dit moet de directe leidinggevende zijn van de desbetreffende werknemer.
Een functioneringsgesprek hoort ook tweezijdig te zijn. Hierdoor kan ook de medewerker vragen stellen en/of onderwerpen bespreekbaar maken.
Verder is het voor de leidinggevende belangrijk dat hij in staat is om goed te kunnen luisteren, doorvragen, de medewerker weet te motiveren en bereid is om eventuele kritiek te accepteren. Elk van deze voorwaarden moet aan worden voldaan om een volwaardig, compleet en correct functioneringsgesprek te krijgen.
Beoordelingsgesprek
In tegenstelling tot een functioneringsgesprek is een beoordelingsgesprek eenrichting en gaat over het verleden. De beoordeelde wordt beoordeelt over de werkzaamheden en de output die is geleverd en wordt er eventueel een beloning aangehangen. De beoordelaar deelt feitelijk mee aan de beoordeelde waarop en wat er gescoord is. De uitslag staat vast en daar kan de beoordeelde niks meer aan veranderen. Het is uitermate belangrijk dat de beoordelaar zich goed voorbereidt en makkelijk voorbeelden kan aanhalen met feiten. Op deze manier ontstaat er geen welles-nietessituatie. In een beoordelingsgesprek wordt er gemeten met meetbare resultaten van het verleden en de beoordeelde kan hier op afgerekend of beloond worden.
Hieronder alle verschillen in een schematisch overzicht: