Vaak is het einde van het jaar een goed moment om terug te kijken naar afgelopen jaar en bij veel bedrijven vinden de beoordelingsgesprekken dan ook in de laatste maanden plaats.
Tijdens een beoordelingsgesprek wordt het functioneren van een werknemer besproken. Het gaat dan niet alleen om de kwantiteit van het werk, maar ook de kwaliteit en het sociaal functioneren van de werknemer komen aan bod. Voor veel werknemers is echter de vraag of er een salarisverhoging inzit de meest belangrijke vraag die wordt besproken.
Zowel voor de leidinggevende als de werknemer is een beoordelingsgesprek een belangrijk moment. Voor de werknemer omdat het gaat over zijn toekomst en voor de leidinggevende omdat het een goed moment is om te kijken naar het personeelsbestand en waar je het personeel beter zou kunnen aansturen. Het is dan ook aan te raden om je er als leidinggevende bewust van te zijn dat de beoordelingsgesprekken als ijkpunt kunnen dienen.
Doelen beoordelingsgesprek
Er zijn een aantal doelen waarvoor een beoordelingsgesprek gebruikt kan worden:
- Het beoordelen en eventueel verbeteren van het functioneren, de prestaties en de motivatie van de werknemer;
- Erachter komen wat de wensen en capaciteiten zijn van de werknemer en deze voor de komende periode beter te benutten;
- Het formuleren van arbeidsvoorwaardelijke beslissingen, zoals bijvoorbeeld het toekennen van een salarisverhoging.
NB: Het beoordelingsgesprek dient een zakelijk en evaluerend doel, steek het ook zo in en probeer niet teveel tijd te besteden aan informele of persoonlijke onderwerpen. Daarvoor kun je bijvoorbeeld beter een geluksgesprek inplannen waarin je ingaat op de vraag waar een medewerker gelukkig van wordt.
Ongelijkwaardige rollen
Bij een beoordelingsgesprek is er sprake van ongelijkwaardige rollen. Er is namelijk sprake van eenrichtingsverkeer van de leidinggevende naar de werknemer. Er is dus ook geen ruimte voor discussie. Een werknemer dient het oordeel aan te horen en mag aan het eind daarop reageren. In sommige bedrijven is het gebruikelijk de werknemer te laten tekenen voor kennisname van het oordeel. Hierin verschilt een beoordelingsgesprek van een functioneringsgesprek, waarin wel ruimte is voor discussie.
NB: In principe hoort de werknemer tijdens het beoordelingsgesprek niets nieuws. De leidinggevende heeft bij klachten of opmerkingen deze gedurende het jaar met de werknemer besproken. Wacht dus niet tot het beoordelingsgesprek om zaken bespreekbaar te maken!
De voorbereiding
Niet alleen is het verstandig om je goed voor te bereiden, de werknemer heeft ook recht op een goed ingelichte leidinggevende. Om je goed voor te bereiden kun je denken aan:
- Verzamel zoveel mogelijk informatie van de werknemer, denk hierbij aan rapporten en notulen. Vergeet ook eerdere beoordelingen niet!
- Verdiep je in de beoordelingscriteria, ga na welke competenties en taken er bij de functie horen. Bedenk in hoeverre je werknemer hieraan voldoet en onderbouw je argumenten. Maak eventueel gebruik van waarderingsschalen;
- Is er een Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) gebruik deze dan en beoordeel de daarin gemaakte afspraken;
- Probeer je niet te laten lijden door subjectiviteit. Naast alle feitelijke zaken, heb je zelf waarschijnlijk ook een mening of gevoel bij een werknemer. Het is belangrijk deze niet mee te nemen in het proces en je alleen te beroepen op meetbare prestaties;
- Communiceer helder en op tijd over de doelstelling van het gesprek, zodat een werknemer de tijd heeft zich hierop in te stellen en voor te bereiden.
Hoe belangrijk is het?
Voor veel werknemers is het misschien wel het belangrijkste gesprek van het jaar. Het is bepalend voor de komende periode. Wees je daar als leidinggevende van bewust. Steek energie en aandacht in het verslag waarin alle afspraken zijn opgetekend, want deze verslagen worden bij ontslagzaken nogal eens opgevraagd en gebruikt. Voor leidinggevenden is het beoordelingsgesprek een goed moment om te kijken waar er bijgestuurd moet worden en welke resources er de komende tijd nodig zijn of vervangen moeten worden.
Waaruit bestaat een beoordelingsgesprek?
Agenda, stel het liefst ruim van tevoren een agenda met punten op die je wilt bespreken en het doel van het gesprek. Stuur dit tijdig naar de medewerker zodat deze eventueel ook onderwerpen aan kan dragen.
- Opening, begin het gesprek met het benoemen van het doel. Leg vervolgens uit hoe een beoordeling tot stand komt, welke criteria er zijn. Daarna bespreek je kort de agenda en vul je die eventueel nog aan;
- Oordeel, het is verstandig om als leidinggevende eerst het oordeel uit te spreken. Voor een werknemer is dat het belangrijkste van het gesprek en hij zal zich hier volledig op focussen, alles wat ervoor komt zal hij minder goed tot zich nemen;
- Reactie, geef een werknemer na het oordeel de gelegenheid te reageren. Luisteren is hierbij heel belangrijk. Probeer zo nu en dan samen te vatten wat de werknemer zegt, zodat hij echt het gevoel heeft dat er naar hem geluisterd wordt. Begrijp dat er bij een negatieve beoordeling gevoelens van boosheid of verdriet kunnen ontstaan en geef daar ook de ruimte voor;
- Afspraken, sluit ieder punt af met een concrete afspraak. Welke actie wordt er ondernomen, door wie en op welke termijn?
- Afsluiting, sluit een beoordelingsgesprek altijd positief af. Spreek altijd je dank uit voor de inzet van de werknemer en vat samen wat zojuist besproken is, welke afspraken er zijn gemaakt en benadruk hoe jullie samen verder gaan. Laat nooit iemand boos of overstuur het gesprek verlaten. Maak eventueel een afspraak voor een vervolggesprek.
NB: De bewoording van je feedback is belangrijk. Onderbouw je oordeel altijd met feiten en bewoordingen. Formuleer je feedback helder en zorg ervoor dat je zeker over komt. Blijf altijd objectief en voorkom dat het persoonlijk wordt. Geef altijd eerst jouw mening voordat je vraagt wat de werknemer ervan vindt. Hiermee voorkom je dat de medewerker zichzelf heel positief beoordeelt waardoor je dat vervolgens moet ontkrachten.
Conclusie
Een beoordelingsgesprek is voor de werknemer vaak erg belangrijk. Voor de leidinggevende is het een taak dit goed en zorgvuldig uit te voeren. Vergeet hierbij niet dat het gesprek voor de leidinggevende een goed moment is voor zelfreflectie en planning voor de komende periode.
