Beoordelen in ruime zin is het evalueren van kenmerken, gedragingen, of resultaten van werknemers teneinde maatregelen te kunnen nemen op korte en/of lange termijn in belang van organisatie en werknemer.
Beoordelen is inspelen op verwachtingen van de organisatie: het kenbaar maken van verwachtingen, het realiseren van doelstellingen (b.v. productiviteit, efficiëntie van werken), het verkrijgen van feedback over werkomstandigheden, vaststellen van behoeften t.a.v. beloning, opleiding, werving, doorstroming etc.
Beoordelen is ook inspelen op verwachtingen van werknemers: evaluatie van prestaties, beloning (opslag, promotie) feedback over arbeidstevredenheid, arbeidsmotivatie, appreciatie door leidinggevenden, kansen voor loopbaan, opleiding etc. Elk beoordelingssysteem is bedrijfsafhankelijk, d.w.z. moet op maat gesneden zijn van de organisatie om het gedrag van werknemers in de gewenste richting te sturen. Die richting wordt bepaald door de bedrijfsstrategie en bedrijfscultuur.
Functioneringsgesprekken
De belangstelling voor functioneringsgesprekken is in de jaren ’60 ontstaan als antwoord op de (veelal) starre systemen van persoonsbeoordeling. Pas sinds de jaren ’80 staan functioneringsgesprekken hoog op de activiteitenlijst bij veel organisaties.
Een functioneringsgesprek is het periodiek overleg tussen de leidinggevende en een medewerk(st)er om te komen tot een oordeel over de taakinhoud en de wijze waarop taken van de functie medewerk(st)er worden uitgevoerd. Ook het wederzijdse functioneren in de werksituatie komt daarbij uitdrukkelijk aan de orde. Behalve het functioneren in de voorafgaande periode moet u ook aandacht besteden aan de toekomst: op welke punten kan de medewerk(st)er zijn/haar fun ctioneren wellicht verbeteren, hoe denkt hij/zij dat aan te pakken, welke ondersteuning is daarbij nodig door u of elders uit de organisatie?
Hoe vaak moet u functioneringsgesprekken houden en hoe kunt u dat het beste aanpakken? Een algemeen geldend antwoord op deze vragen bestaat helaas niet. Voor elke bedrijf en voor elke functie binnen het bedrijf kan dat verschillend liggen. In de praktijk zien wij een frequentie van één tot vier keer per jaar met een duur van 30 minuten tot twee uur per gesprek.
Maak in elk geval altijd een schriftelijk verslag van het gesprek en onderteken het samen met de medewerk(st)er. Dat geeft u beiden ‘houvast’ bij toekomstige functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het functioneringsgesprek is géén doel op zichzelf. Maar het is – mits goed toegepast – wél een krachtig instrument om uw medewerkers nog beter bij uw organisatie te betrekken, verantwoordelijkheid te geven en te motiveren. Goede gevoerde functioneringsgesprekken dragen aldus bij aan een efficiëntere organisatie, gemotiveerd personeel en een beter eindproduct.
Beoordelingsgesprekken
Het beoordelingsgesprek heeft tot doel vast te stellen of de prestaties van de werknemer naar het oordeel van de werkgever al dan niet voldoende zijn. Het beoordelingsgesprek heeft, in deze zin, verstrekkende gevolgen: afhankelijk van de beoordeling zal de werkgever het contract wel/niet verlengen, wel/geen vaste aanstelling aanbieden, wel/geen loonsverhoging toekennen, wel/niet de aanvullende opleiding willen betalen.
U moet daarom van te voren goed bedenken wát u eigenlijk wilt beoordelen: de behaalde resultaten, de contactuele vaardigheden, de opleidingscapaciteiten van de werknemer etc. Bovendien moet u alle relevante cijfers en feiten bij de hand hebben (juist, volledig en actueel). Alleen dan bent u in staat om een eerlijke en waar mogelijk objectieve beoordeling te geven. Uiteraard geldt als basisvoorwaarde dat de werknemer van u adequate middelen ter beschikking heeft gekregen om de door u verlangde resultaten te behalen.
