Grote bedrijven die een eigen HR-afdeling hebben, maken steeds vaker gebruik van een Applicant Tracking System (ATS). Dat systeem maakt het werk van de HR-managers een stuk makkelijker. Als sollicitant scoor je extra punten wanneer jij jouw cv optimaliseert voor ATS.
Maar wat is ATS precies, wat zijn de voordelen ervan en hoe kun je jouw cv hierop aanpassen? Met dit artikel geven we jou een kijkje in de keuken van HR-professionals.
Wat is het Applicant Tracking System?
Met een ATS kunnen P&O-medewerkers hun sollicitanten makkelijker volgen in de gehele sollicitatieprocedure – van de ontvangst van het cv tot de uiteindelijke indiensttreding. Een ATS is over het algemeen een softwarepakket of een cloud-oplossing. In dit systeem kunnen de P&O-mensen cv’s labelen, rangschikken en zoeken.
Een ATS is vooral achter de schermen actief. Als sollicitant merk je weinig van een ATS totdat je een geautomatiseerd ontvangstbewijs, een bedankje, een afwijzing of uitnodiging krijgt.
Vroeger ging dit allemaal met de hand, en bij kleinere bedrijven gebeurt dat nog steeds zo: een sollicitatie komt binnen, hij wordt gelezen, er bestaat een ja-stapel en een nee-stapel en jouw taak is om die ja-stapel (zeg maar: de shortlist) van de selecteur terecht te komen, waarmee je op een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek kunt rekenen, die uiteraard met de hand getypt en verstuurd wordt.
Er zijn trouwens veel meer namen voor een ATS, alhoewel ATS in Nederland de meest gebruikte afkorting is. Hieronder zie je enkele van deze alternatieven:
- Candidate Relationship Management (CRM)
- Talent Management Systems (TMS)
- Sollicitanten Volg Systeem (SVS)
Het gaat weleens mis bij een ATS
Een ATS neemt HR-mensen veel werk uit handen, onder meer dankzij de automatische tekstherkenning. Toch kan deze vaak niet overweg met kop- en voetteksten, met afkortingen en tabellen. Grafische elementen zoals foto’s en logo’s negeert zo’n systeem over het algemeen.
Je doet er daarom goed aan zo’n ATS (en daarmee jezelf) een handje te helpen. Eén van de functies van deze systemen is bijvoorbeeld het filteren op trefwoorden. Probeer daarom zoveel mogelijk relevante trefwoorden in je cv te verwerken; gebruik af en toe een synoniem en vermijd afkortingen. De vacaturetekst en/of profielschets geven je informatie over de zoekwoorden waar het ATS van het bedrijf op zou kunnen scannen.
Voorbeelden van profielschetsen
Als je geen Linkedin-gebruiker bent of er nooit jouw persoonlijke profiel voor hebt geschreven, vraag je je wellicht af hoe zo’n profielschets eruitziet. Laten we daar dan ook als eerste mee beginnen.
Omdat ieder persoon uniek is, hoort ieder persoonlijk profiel dat ook te zijn. Weersta daarom de verleiding om een profielschets te kopiëren of grotendeels over te nemen. Opdat je in elk geval een idee hebt van de mogelijkheden, vind je hieronder twee voorbeelden van profielschetsen. De eerste is van een customer service agent en de tweede van een webredacteur.
Gedreven, loyaal en servicegericht zijn woorden die mij goed omschrijven. Als teamplayer houd ik niet alleen rekening met de belangen van de klant, maar ook met die van mijn collega’s en leidinggevenden. Mijn affiniteit met IT stelt mij in staat om me snel aan te passen aan nieuwe systemen.
Schrijven is mijn passie. Omdat ik ‘s ochtends het creatiefst ben, sta ik vroeg op en heb ik voor het middaguur de belangrijkste taken voor de dag af. Opdrachtgevers waarderen mijn respect voor deadlines en mijn proactieve houding. Dankzij mijn teksten ontvangen websites meer bezoekers en stijgt de omzet van webwinkels.
Hoe weet je of een bedrijf een ATS gebruikt?
Je vraagt je wellicht af of de organisatie waar je solliciteert een ATS heeft, omdat dat zou kunnen betekenen dat je je cv moet aanpassen. Dat is moeilijk te voorspellen, en het staat ook een beetje raar om hierover te bellen naar de P&O-mensen.
Om het veilig te houden, raden we je aan om jouw cv altijd ‘ATS-vriendelijk’ te houden. Met een online cv tool is het trouwens stukken makkelijker om verschillende versies van je cv te maken. Met enkele klikken pas je jouw ‘basis-cv’ aan de vacature aan. Je zou het als jouw eigen ATS kunnen beschouwen: je Application Tracking System.
