Een goede planning maakt of breekt een project. Ruim de helft (55%) van de beroepsbevolking in Nederland lukt het niet om hun taken altijd in de beschikbare tijd uit te voeren. Het onderwerp ‘tijd’ roept vaak negatieve emoties op: het zorgt voor druk en stress. Hierbij is er ook sprake van een vicieuze cirkel: door stress of tijdsdruk wordt er vaak te weinig of onjuist gecommuniceerd. Dit leidt vaak alleen maar tot fouten en daardoor meer stress.
Maar het hoeft niet zo te gaan. Om optimaal gebruik te maken van je tijd is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Een efficiënte planning maken kan een hoop stress schelen en ervoor zorgen dat je veel meer gedaan krijgt. Hoe je dat doet? Ik geef je vier tips voor een goede planning:
Tip #1: Praat met je manager
Uit recent onderzoek blijkt dat bijna de helft van de werknemers de werkplanning zelden tot nooit bespreekt met zijn of haar manager. Wanneer je een planning bespreekt, weten zowel jij als je manager beter waar jullie aan toe zijn en wat realistische doelstellingen zijn. Dit voorkomt meteen een van de grootste frustraties onder werknemers: dertig procent van de beroepsbevolking vindt namelijk dat de manager de beschikbare tijd niet goed afstemt op het individu of het team.
Je kan tijd alleen optimaal indelen als iedereen van tijdsbesteding en druk dezelfde verwachtingen heeft. Dit is voor iedere persoon natuurlijk anders. Als de werkgever en de werknemer hier een ander idee over hebben en dit niet duidelijk naar elkaar communiceren kan dit zorgen voor problemen. Het is immers moeilijk om aan verwachtingen te voldoen wanneer je niet precies weet wat die verwachtingen zijn. Stem dit dus goed met elkaar af.
Tip #2: Biedt inzicht in je planning
Wanneer alle teamleden elkaars taken en deadlines kennen, kan iedereen veel beter zijn planning op elkaar afstemmen. Zo kan je veel efficiënter samenwerken. De grootste frustratie als het gaat om samenwerking is namelijk dat men geen inzicht heeft in wat anderen bijdragen.
Tip #3: Plan ook op teamniveau
Alleen inzicht geven in je eigen planning is niet genoeg. In de huidige kenniseconomie werken werknemers vaak met elkaar samen aan projecten en in teams. Juist om die reden is het belangrijk dat je niet alleen voor jezelf een planning maakt, maar ook voor het hele team. Bespreek daarom regelmatig in een open en eerlijk gesprek wie welke activiteiten oppakt. Hierdoor wordt het hele team productiever.
Tip #4: Urenregistratie
Het is altijd lastig om in te schatten hoeveel tijd een taak kost. Door urenregistratie krijg je hier (ook per persoon) een veel beter beeld van. De rapportage en verwerking van deze gegevens kan leiden tot nieuwe inzichten voor het maken van nieuwe planningen. Voor zo’n urenregistratie kan je vertrouwen op een speciaal urenregistratiesysteem.
Wanneer je op de juiste manier je planning maakt, deze regelmatig deelt met je team en leidinggevende en leert van je vorige planningen kan je het meeste uit je werktijd halen. Op die manier zijn een hoop frustraties en communicatieproblemen te voorkomen!
