Voor één van mijn klanten, een grote gemeente in Nederland, mocht ik een mooi programma ontwikkelen met werkvormen die de continue dialoog tussen collega’s stimuleren. Deze gemeente beweegt richting zelfsturing, liet onlangs de traditionele HR cyclus los en heeft de ambitie om een lerende organisatie te worden. Dat vraagt om nieuw gedrag van zowel leidinggevenden als medewerkers. Ik neem je graag mee in mijn visie op wat er nodig is om op een effectieve manier met elkaar de continue dialoog te voeren.
1. Naar elkaar luisteren
Wat je eigenlijk wil is dat de ander jou zijn verhaal gunt. Toevertrouwt, als het ware. Ofwel, dat de ander weet en merkt dat jij zorgvuldig omgaat met de moeite die hij/zij neemt om met jou te verbinden. Hierbij is het dus belangrijk om niet de intentie te hebben te reageren op wat diegene zegt, maar juist om te begrijpen wát diegene zegt. Het gaat erom dat jij als ontvanger zorgvuldig bent in hoe je de boodschap van de ander ontvangt en dat je dat ook aan die ander laat merken. Bijvoorbeeld door te herhalen en samen te vatten wat je hebt gehoord, non-verbaal te reageren en begrip te tonen. Dit helpt de ander om zich kwetsbaar op te stellen en jou als toehoorder te vertrouwen, wat uiteindelijk leidt tot verbinding met elkaar.
2. Zeggen wat je wil zeggen
Zeggen wat je wil zeggen mag je doen met een vaste directheid en voldoende ruimte, waarbij je telkens aanvoelt hoe de boodschap overkomt. Dus, niet te voorzichtig maar ook zeker niet te bot. Immers, als je de boodschap te klein brengt, bijvoorbeeld met twijfeltaal (misschien, wellicht) of een verzoek in de verleden tijd (ik wilde graag), dan wordt de boodschap minder krachtig. Als je het te groot maakt, bijvoorbeeld met absoluutheden (altijd en nooit), karakter (jij bent echt iemand die … ) of spreken namens een ander (andere mensen in jouw verhaal betrekken), dan gaat de toehoorder in zijn eigen proces zitten. Dit kan resulteren in gevoelens als angst, verdriet of boosheid en leidt af van de inhoud van jouw boodschap.
3. Samen hetzelfde gesprek voeren
Het voeren van een gesprek kent twee elementen: inhoud en beleving. Vaak denken we het uitsluitend over de inhoud van het gesprek te hebben, maar vrijwel altijd speelt beleving ook een rol. Hierdoor lijkt het alsof we ‘meerdere gesprekken tegelijk voeren’ en bereiken we elkaar niet. Je moet je dus van beide aspecten bewust zijn. Als je bij de ander merkt dat de beleving de inhoud hindert, dan moet je de ander daarop bevragen (Ik heb het idee dat… klopt dat?). Als je dit bij jezelf merkt, dan moet je dat benoemen (Ik merk bij mezelf… ik vind dat erg vervelend). We moeten namelijk niet de illusie hebben dat we ons ongemak voor ons kunnen houden. Die ‘energie’ tussen de ander en jouzelf is altijd merkbaar en kan ten koste van de effectiviteit van het gesprek gaan.
4. Sturen in het gesprek en afspraken maken
Je kunt een gesprek sturen door middel van het DATA principe. Hierin zitten vier elementen waar je in een gesprek grip op wilt hebben: D staat voor vaststellen van het DOEL van het gesprek, de eerste A staat voor de AGENDA met onderwerpen van het gesprek, de T staat voor de beschikbare TIJD en de tweede A staat voor de te maken AFSPRAKEN (welke je voorafgaand, gaandeweg of aan het eind van het gesprek kunt maken). Door deze elementen expliciet te benoemen, krijg je grip op het gesprek.
Met name het laatste element, afspraken maken, is van groot belang. Door goede afspraken te maken manage je de verwachtingen bij de ander en voorkom je teleurstelling of andere vervelende reacties. Bij het maken van afspraken moet je op twee dingen letten. 1: Formuleer afspraken volgens het WWW principe: Wie doet Wat en Wanneer is het gereed? En 2: Vraag de ander om de afspraak te formuleren. Dit zorgt namelijk voor draagvlak bij jullie beiden. En als jij de afspraak anders wil formuleren dan je gesprekspartner dit doet, kun je daar beter tijdens dan na het gesprek achter komen.
Conclusie
Steeds meer bedrijven kiezen voor nieuwe vormen van organiseren. Dit heeft een impact op de manier waarop er met beoordelen en ontwikkelen wordt omgegaan en welke rol de leidinggevende en de medewerker daarin hebben. Wat ik zie is dat de nodeloze afvinklijstjes steeds vaker plaatsmaken voor de continue dialoog, al dan niet tussen collega’s en/of relaties en klanten. Dan is het wel van belang dat je goed in staat bent om deze continue dialoog met de ander te voeren. Bovenstaande tips geven jou mooie handvatten om dit op een effectieve manier te doen dan wel de ander hierin te begeleiden.
