Met de toegenomen wens voor flexibilisering en wendbaarheid van organisaties is het een grote uitdaging om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek te hebben. Een goede personeelsplanning is in de praktijk niet zo makkelijk vorm te geven. Sommige organisaties worstelen met een omgeving die harder verandert dan dat ze aankunnen. Wat zijn de trends?
1) Flexibilisering van het personeelsbestand
In het laatste kwartaal van 2015 waren er ruim 1,9 miljoen werkenden met een tijdelijk contract, berekende het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Zeventigduizend meer dan een jaar eerder. De trend zet door: ruim een derde van de Nederlandse HR-managers verwacht dit jaar minder mensen in loondienst te hebben, blijkt uit een recent HR-benchmark-onderzoek. Het zorgt voor het dilemma of je personeel wil plannen op het maximum of het minimum, aldus onderzoek van Erik Jan van Dalen, organisatieadviseur, en Jan de Leede, universitair docent aan de Universiteit van Twente.
De meeste organisaties kiezen iets in het midden, waardoor er per definitie periodes zijn van over- en ondercapaciteit. Maatregelen zijn overwerk en de inhuur van uitzendkrachten en zzp’ers. Andere flexmaatregelen zijn bijvoorbeeld bereikbaarheidsdiensten of het jaarurensysteem. Daarbij ga je uit van het totaalaantal werkuren op jaarbasis om werktijd, vrije tijd en verlof in balans en op maat te plannen. Een goed systeem voor tijdregistratie is daarvoor een noodzakelijke voorwaarde.
2)Zelfroosteren en participerend roosteren
Zelfsturende, agile teams zijn in opkomst in alle sectoren: van de IT tot de zorg. Volgens Rini van Solingen, schrijver van een boek over zelfsturende teams, maakt zelfroosteren deel uit van het leidinggeven aan dit soort teams. Het team weet net als een bijenvolk namelijk zelf het beste hoe ze honing kunnen maken. De manager faciliteert alleen, net als een imker.
Specifieke software kan hen helpen om aanwezigheid, vrije tijd en werkuren te plannen. Een variant van zelfroosteren is participerend plannen. De medewerker geeft zijn beschikbaarheid en voorkeuren aan, de planner maakt op basis daarvan een rooster dat tegemoetkomt aan de belangen van alle betrokkenen. Zelfroosteren en participerend plannen zorgen ervoor dat medewerkers hun werk-privé-balans beter kunnen bewaken. Dit heeft weer effecten op tevredenheid, een lager ziekteverzuim en minder verloop, en vergroot daarmee duurzame inzetbaarheid. Dat heeft op zijn beurt weer een directe invloed op de bedrijfsresultaten.
3) Snelle communicatie door online personeelsplanning
Generatie Y, opgegroeid met mobiel internet, zal de komende jaren het grootste gedeelte van de arbeidsmarkt uitmaken. Deze generatie is gewend om altijd en overal toegang te hebben tot relevante informatie. De personeelsplanning en andere werkgerelateerde informatie horen daar ook bij. Veel HR-afdelingen stellen daarom de personeelsplanning beschikbaar via een online portal of app.
Dat brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee: wie mag waar toegang tot hebben en wie mag bewerken? Het is prettig als roosterwijzigingen live online te delen zijn. Dit verhoogt ook de betrokkenheid van medewerkers, want ze weten waar ze aan toe zijn. Ze kunnen ook meedenken over de benodigde mankracht. Het scheelt de HR-afdeling ook tijd als medewerkers zelf online hun vrije dagen, overwerk, ziek- en betermeldingen of vakanties kunnen afhandelen.
