Het is voor veel werkgevers een uitdaging om werknemers tijdens de zomermaanden gemotiveerd en betrokken te houden. Bedrijven moeten zich voorbereiden op de vakantietijd van hun werknemers om de productiviteit op peil te houden en tegelijkertijd voorkomen dat ze tijdens hun afwezigheid contact moeten opnemen met hun werknemers. Hier zijn drie belangrijke gebieden die bijdragen aan een succesvolle vakantieplanning en strategieën die uw bedrijf op het juiste spoor houden.
Beoordeel uw zakelijke behoeften vóór de zomermaanden
Voordat het management een vakantieaanvraag goedkeurt, moet het eerst rond de tafel gaan zitten om te bepalen hoeveel werk hun teams tijdens de zomermaanden zullen hebben. Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar communicatie is essentieel als je de agenda’s van een grote groep mensen probeert te coördineren. Als één of twee weken bijzonder druk zijn, kunnen managers overwegen om de teams te vragen om niemand te laten reizen op dat moment, behalve in noodgevallen. Als meerdere medewerkers van plan zijn om een bepaalde week niet op kantoor te zijn, kan het nuttig zijn om te vragen of iemand zijn plannen naar achteren of naar voren kan verschuiven. Het is misschien niet in alle gevallen mogelijk, maar werknemers zijn veel meer bereid om flexibel te zijn en mee te werken als er effectief met hen gecommuniceerd wordt en ze op de hoogte zijn van de redenering en ideeën achter de geplande schema’s. Door te plannen en proactief te werk te gaan, kunnen bedrijven een probleemloos zomerseizoen garanderen.
Check vooraf (en achteraf) in met je teamleden
Om projecten soepel te laten verlopen bij afwezigheid van teamleden of leiders, moeten managers met elk van hun teamleden afspreken voordat ze vertrekken om het schip vlot te laten lopen. Het lijkt een voor de hand liggende oplossing, maar soms glippen de meest voor de hand liggende oplossingen door de mazen van het net in de chaos van eindeloze e-mails en deadlines. Het doel van deze vergaderingen is om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat zijn prioriteiten zijn terwijl collega’s weg zijn en wat er overgedragen moet worden voordat ze vertrekken. Als er veel wordt samengewerkt, kan het nuttig zijn om de stand van zaken door te nemen, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. Dit voorkomt mogelijke verwarring en frustraties bij degene die de klus moet klaren. Als follow-up is het net zo belangrijk om een check-in meeting te plannen bij terugkomst, bij voorkeur op de dag dat ze terugkomen. Met een gedetailleerd rapport over de status van alle taken die zijn doorgegeven en de voortgang die is geboekt terwijl ze weg waren, kunnen teams meteen aan de slag om ervoor te zorgen dat er weinig tijd wordt verspild en de productiviteit op peil blijft.
Flexibele werktijden invoeren voor een hogere productiviteit
Tijdens de zomermaanden hebben werknemers stimulansen nodig om betrokken te blijven, vooral als hun werkdruk niet zo hoog is als tijdens de rest van het jaar terwijl veel collega’s en klanten op vakantie zijn. Als beloning voor het harde werk aan het begin van het jaar kan de zomer de perfecte gelegenheid zijn om flexibele werktijden te overwegen. Deze flexibiliteit kan bestaan uit aangepaste begin- en eindtijden, de optie om op afstand te werken of zelfs halve dagen op bepaalde dagen als dat haalbaar is. Deze stap biedt werknemers een betere balans tussen werk en privé en kan het moreel van het team verbeteren en een positief effect hebben op hun mentale gezondheid, omdat het hen niet alleen beloont voor eerder goed werk, maar ook laat zien dat je hun tijd waardeert. Om een stap als deze te laten slagen, is het essentieel om te zorgen voor duidelijke communicatie en strikte en specifieke richtlijnen op te stellen om gebruik te kunnen maken van deze beloning, zoals garanderen dat deadlines worden gehaald en dat al het werk af is voordat je eerder vertrekt.
