Het kantoor zoals het er nu uitziet heeft flink wat veranderingen doorgemaakt in de afgelopen eeuw. Zo zag het kantoor van je overgrootvader er heel anders uit dan jouw huidige kantoor. En grote kans dat het er na de coronacrisis weer allemaal anders uitziet. Kantoren zullen zowel flexibeler als slimmer ingericht worden.
In 1920 werden werknemers verplaatst naar grote ruimtes met veel bureaus: het open kantoor was geboren. Het ontstond in de Verenigde Staten, in het Larkin Administration Building dat in 1906 zijn deuren opende. Nu, honderd jaar later, maken veel bedrijven nog altijd gebruik van het open kantoor. Althans… tot de coronacrisis. Want ineens werken werknemers waar dat kan vanuit huis. Voor hoe lang, dat gaan we nog zien.
Als we een voorspelling mogen doen, denken we dat werknemers na de crisis een hogere mate van vrijheid verwachten om vanuit een locatie te werken die voor hen het fijnst is. De COVID-19-situatie heeft namelijk zowel werkgevers als werknemers geleerd dat het wel degelijk mogelijk is om op afstand van elkaar te werken (mits de kinderen op school zitten). Aan de technologie zal het in ieder geval niet liggen. Samen met je collega’s werken vanuit een vakantiehuisje aan de andere kant van de aarde? Waarom niet? Nee, na honderd jaar ziet ons kantoor er op vijf essentiële punten heel anders uit.
1. Van klaslokaal tot flexibele werkplek
Het is 1920 en veel werknemers hebben een eigen, vaste werkplek aan een van de bureaus die in de grote kantoorruimte staan. Alle bureaus staan op dezelfde manier opgesteld en kijken uit op de manager, die voorin de ruimte aan zijn eigen bureau zit en iedereen in de gaten houdt. De manager wordt vaak gevreesd, omdat het zijn werk is werknemers te controleren op dat ze hun werk zo effectief mogelijk uitvoeren.
Voor de coronacrisis introduceerden veel kantoren flexibele werkplekken, waarbij werknemers plaatsnamen aan een bureau of in een ‘activiteitenzone’ die het best aansloot bij de werkzaamheden van die dag: in een stilteruimte, in een telefooncel of aan een ‘scrum-tafel’.
Daarnaast is de hiërarchie tussen het management en werknemers meer vervaagd en is de communicatie tussen de twee partijen toegenomen. Managers hebben hun oude plek ingeruild voor een eigen kantoor of een zit-/stabureau op de vloer van het open kantoor, midden tussen de werknemers. In coronatijd is de hiërarchische barrière waarschijnlijk nog verder verlaagd – misschien tot een kleine tour door het huis tijdens een digitale vergadering aan toe.
Ik maak me al langere tijd sterk voor de transitie van het fysieke naar het digitale kantoor en werk aan een kantoorlandschap dat op deze trend aansluit. In ons eigen kantoor in Hoofddorp delen onze werknemers hun werkplek zonder problemen, omdat ze de vrijheid hebben te kiezen waar ze willen werken. Zo hoeven ze niet elke dag aan te sluiten in de file. En in de toekomst zien we deze trend doorzetten.
Door de coronacrisis hebben veel bedrijven ervoor moeten zorgen dat de digitale workflow ook vanuit het thuiskantoor zonder problemen kan plaatsvinden. De crisis kan daardoor in de toekomst een positief effect hebben op de beschikbaarheid en efficiëntie van flexibel werken.
2. Van lopende band tot praatzones
Het kantoor van 1920 werd gedomineerd door ‘taylorisme’, een bijna wetenschappelijk aandoende benadering van bedrijfsvoering. Het kantoor was als het ware een fabriek, waarbij elke werknemer werd gezien als kleine radar in de grote bedrijfsmachine. Op dit soort kantoren was de afstand tussen de bureaus zelfs precies afgestemd op de afstand die mensen nodig hadden om eenvoudig stapels papier aan elkaar door te geven – efficiëntie ging boven alles.
Hoewel het open kantoor in 2020 nog altijd bestaat, is het concept van de lopende band vervangen door een focus op samenwerking. De ‘fabriekshal’ is uitgerust met meditatieruimtes, praatzones en zogenaamde ‘huddle rooms’ met technologie voor videovergaderingen. Op die manier kunnen werknemers in kleine groepen samenwerken aan verschillende opdrachten. Deze videovergaderingen zullen na de coronacrisis naar verwachting een nog veel grotere rol krijgen op kantoor, gezien de grote bijdrage aan efficiëntie. Zeker nu veel medewerkers zich – al dan niet gedwongen door alle maatregelen – hebben ontpopt tot ware experts op het gebied van videoconference-technologie.
3. Van typemachine tot ruisonderdrukkende koptelefoons
In 1920 werd schrijven vooral met de hand gedaan, terwijl secretaresses hele dagen doorbrachten met het overtypen van de handgeschreven teksten op grote, zware typemachines. Daarnaast stonden de kantoren in de jaren twintig vol met dossierkasten gevuld met uitgetypte documenten. In 2020 staan de meeste bedrijfsdocumenten opgeslagen in de cloud. Terwijl werknemers in de jaren twintig de hele dag moesten luisteren naar lawaaierige typemachines, hoeft dat nu gelukkig niet meer. Maar ook het lawaai van luidruchtige collega’s die snacken, bellen of koffieleuten hoef je niet langer aan te horen. Bureaus zijn vaak zo opgesteld – veelal met hulp van geluiddempende tussenwanden – dat je dit kunt negeren. En ruisonderdrukkende koptelefoons maken het helemaal af.
Technologie speelt een onderscheidende rol als we na de coronacrisis vaker thuis willen blijven werken dan eerst. Veel mensen hebben thuis geen ruimte voor speciale zones of geluiddempende vloerbedekking en wanden. Zij werken gewoon aan de eettafel of in een werkkamer die ook dienst doet als waskamer, logeerkamer en opslaghok. Dankzij verschillende technologieën kunnen zij verschillende activiteiten uitvoeren zonder hun medebewoners te storen. Neem nu artificial intelligence (AI), waarvan we het gebruik al zien toenemen. Bijvoorbeeld in technologie voor videovergaderingen wordt AI al toegepast om ongewenst achtergrondgeluid voor de rest van de deelnemers aan de vergadering te onderdrukken. Met behulp van ‘speech tracking’ focust de camera op de deelnemers die op een bepaald moment aan het woord zijn.
4. Van draaitelefoon tot dockingstation
In 1920 was het gebruik van telefoons in sommige landen zo groot dat het nodig was om een functionaliteit te introduceren die duidelijk maakte welke telefonist(e) de beller wilde bereiken. De draaitelefoon werd geïntroduceerd en al snel in de vroege open kantoren toegepast.
Er is sindsdien veel veranderd op het gebied van telecommunicatie. De meeste werknemers hebben tegenwoordig een eigen (mobiele) werktelefoon, en soms ook een dockingstation dat de smartphone verandert in een professionele kantoortelefoon.
5. Van huisvrouwen tot genderquotum
Gedurende de economische crisis van de jaren twintig liepen wereldwijd veel getrouwde vrouwen het risico hun baan kwijt te raken. De werkloosheid was hoog en vrouwen die binnen het huwelijk al van hun natje en droogje waren voorzien, mochten geen baan bezet houden die meer geschikt was voor mannen, zo was het idee.
In 2020 is de positie van de vrouw op de arbeidsmarkt nog altijd niet gelijk aan die van de man. Niet in arbeidsparticipatie en niet in beloning. Volgens rijksoverheid.nl is de strijd om gendergelijkheid nog niet gewonnen.
Op 8 maart 2020, Internationale Vrouwendag, werd in de media de balans opgemaakt: volgens CBS is de genderkloof weliswaar kleiner aan het worden, maar nog altijd aanzienlijk.
Daarnaast krijgt de samenstelling van werknemers op de kantoorvloer een geheel nieuwe vorm: De beroepsbevolking wordt mobieler en zal bestaan uit projectteams met fulltime en freelance werknemers, die bij iedere taak weer in een ander team terechtkomen. Doordat de locatie van de werknemers geen issue is, gaat het meer om het juiste talent in het juiste team. Werknemers die de flexibiliteit krijgen om een goede balans te vinden tussen hun werk- en privéleven, zien meer carrièremogelijkheden. En dat geldt voor zowel mannen als vrouwen.
