Wist je dat als jij je zin wil krijgen, je maar één bepaalde gesprekstechniek hoeft toe te passen? En wanneer je iemand iets moet mededelen dat nogal… gevoelig ligt, je dit in minder dan 40 woorden doet? — deze handige (en nog 8 andere) gesprekstechnieken leer je hier.
Communiceren gaat verder dan het kiezen van de juiste woorden
Het draait om het begrijpen van je gesprekspartner, het actief luisteren én het tonen van empathie. Stuk voor stuk zaken die communicatief sterke leiders onder de knie hebben — en die ook jij kunt gebruiken.
Dus ongeacht of je nu een team aanstuurt, een collega vervelende feedback geeft of anderen wil inspireren: probeer deze 10 soorten gesprekstechnieken eens uit.
Niet alleen helpen ze je helder en duidelijk je boodschap verspreiden, ze versterken ook de band die jij met je ‘publiek’ hebt.
10 verschillende gesprekstechnieken die jij overal op kunt toepassen
1. Enthousiasmeren? Vertel een verhaal
Het vertellen van verhalen blijft een uitstekende manier om de gevoelige snaar te raken. Het overtuigt, het informeert, het entertaint. Leiders begrijpen dit en gebruiken het regelmatig in hun communicatie.
En het hoeft geen ellenlang verhaal te zijn — gewoon een simpel verhaaltje waarin je een situatie schetst waarin mensen zich kunnen vinden. Gebruik hiervoor een begin, leg het probleem uit, en vertel hoe het uiteindelijk werd opgelost.
Je team hangt niet alleen aan je lippen, je boodschap blijft ook hangen.
“Kunnen jullie je nog herinneren dat John en ik vorig jaar uren in [Project x] hebben gestoken? Hoe we er ook naar keken, we kwamen maar niet tot een oplossing. Je kunt het je vast voorstellen dat….” – tot aan de oplossing – “… maar wat nu als ik je vertel dat we gisteren….”
2. Overtuigen? Begin met ‘waarom’
Stel dat jij je team inlicht over een belangrijke beslissing die jij hebt moeten maken. Een manier om dit te doen is door simpelweg jouw beweegredenen uit te leggen.
Echter, zodra je dit doet heeft je team al binnen enkele seconden onbewust besloten of jouw keuze goed of slecht was. En vinden ze je jouw gekozen optie dat laatste, dan zal alles wat vervolgens uit jouw mond komt, aanvoelen als een excuus om je beslissing goed te praten.
Communicatief sterke leiders draaien dit om. Ze beginnen met de redenen waarom ze een bepaalde beslissing hebben genomen. Ze nemen hun publiek mee op een ‘reis’, waardoor de luisteraar hun keuze als het meest logische gevolg beschouwt.
“Door het opstellen van de analyse te outsourcen, houden we meer tijd over om ons te richten op het binnenhalen van die klant. Dát is waarom ik ervoor heb gekozen om…”
3. Iemand coachen? Stel vragen
Iedere leider weet dat het ontzettend veel moeite kost om niet bij te springen zodra iemand een probleem heeft. Echter, als jij telkens de problemen oplost van de mensen die voor jou werken, hoe kunnen zij dan ooit groeien?
Goede leiders voorkomen daarom dat zij zich telkens in de rol van redder-in-nood begeven. In plaats van de problemen voor anderen op te lossen, sporen ze anderen aan de situatie zelf te verbeteren. Dit doen ze door vragen te stellen.
En zo’n vraag is simpel, open, nieuwsgierig en begint vaak met ‘hoe’ of ‘wat’.
“Zeg, ik merk dat je de laatste tijd sneller bent afgeleid. Waardoor denk je dat dat komt?”
4. Iemand voor je winnen? Toon kwetsbaarheid, dan visie
Je kent ze vast: personen die overal een antwoord op hebben. Hoewel dat een bepaalde zelfverzekerdheid uitstraalt, zal dit ook op een gegeven moment een keer spaak lopen. Wat doe je namelijk wanneer jouw team leiding nodig heeft en jij stiekem ook het antwoord niet weet?
Simpel:
Je stelt je kwetsbaar op: je geeft toe dat je ook niet alle antwoorden hebt. Deze kwetsbaarheid zorgt ervoor dat teamleden een band met je voelen.
Vervolgens toon je visie: ondanks alles ben je er zeker van dat jullie de draad weer kunnen oppakken. Jullie hebben eerder voor hetere vuren gestaan en hé: we zijn er nog steeds!
Deze combi – kwetsbaarheid en visie – zorgt ervoor dat jij je team voor je wint.
“Laat ik eerlijk zijn: ik heb op dit moment ook geen oplossing voor deze situatie. Dit betekent echter niet dat het ons niet gaat lukken. We zullen moeten geloven dat…”
5. Iemand overhalen? Toon eerst empathie
Deze gesprekstechniek werd aanvankelijk gebruikt bij verkooppraatjes, maar heeft nu toch ook zijn plek gevonden binnen de professionele communicatie op de werkvloer: omgaan met afkeuring.
Stel dat jij een geweldig idee pitcht. Terwijl jij je best doet om je visie te verkopen, wijzen een aantal teamleden erop dat het om ‘deze’ en ‘deze’ reden niet werkt. Hoe ga je daarmee om, zonder je uit het veld te laten slaan?
Jouw neiging zal allereerst zijn om de ‘nee’-knikkers te overtuigen dat zij het bij het verkeerde eind hebben. Dit werkt niet.
Valideer jij echter hun gevoelens, dan vergroot je niet alleen de kans dat ze luisteren naar wat jij verder te vertellen hebt, ze staan ook open voor verbetering. Doe dit door drie simpele woorden te onthouden: voelt, voelde, vind.
“Ik begrijp precies hoe jij je voelt. Ik voelde me destijds ook zo toen ik het net las. Nu vind ik, als ik al het bewijs op een rijtje zet, het een uitstekende oplossing.”
6. Grenzen aangeven? Gebruik geweldloze communicatie
Een gesprek voeren of iemand feedback geven over een gevoelig onderwerp blijft lastig. Vooral omdat je vooraf niet weet hoe de ander zal reageren. Om er voor te zorgen dat jij je aan je verhaal houdt, is het handig om een bepaalde structuur te volgen — bijvoorbeeld die uit het boek van Marshall Rosenberg ‘Nonviolent Communication’:
Bij deze methode let je tijdens het feedback geven op 4 elementen: waarneming, gevoel, behoefte en verzoek. Klinkt lastig, maar het komt op het volgende neer:
Als je … [observatie] doet, dan voel ik me … [emotie] omdat ik … [universele behoefte] nodig hebt. Zou je daarom … [verzoek]?
“Luc, zodra jij voor de tweede keer in één maand aangeeft dat je die deadline niet haalt, dan voel ik me machteloos. Ik wil namelijk dat we als team slagen — jij en ik. Denk je dat je dit kunt tegengaan door de volgende keer…”
7. Kracht bij zetten? Vraag om toestemming
Een simpele, maar erg nuttige manier om mensen te laten instemmen met wat jij wil, is door hen om toestemming te vragen.
Niet alleen toon je hiermee aan dat je de ander respecteert, het geeft diegene ook een gevoel van controle. Vooral wanneer jij vanuit jouw rol als leidinggevende toestemming vraagt, werkt dit erg ontwapenend en zul je – over het algemeen – krijgen waar je om vraagt.
“Vind je het goed als je morgen tijdens je presentatie je twee minuten onderbreek om mede te delen dat…”
8. Een punt maken? Gebruik maximaal 40 woorden
Zodra we iets vertellen dat nogal gevoelig ligt, hebben we de neiging om teveel te praten. Je hamert erop “dat je het écht vervelend vindt dat je dit punt moet aandragen” of je benoemt reden na reden waarom jij er op die manier over denkt.
Toch werkt dit averechts. Zodra mensen iets te horen krijgen dat nogal zwaar valt, is het beter om hen tijd te geven dit te verwerken. Blijf daarom niet doorratelen zodra je een beladen onderwerpen bespreekt, maar kom direct tot de kern:
Alles kan gezegd worden in 40 woorden of minder. Bedenk daarom vooraf wat je wilt zeggen, zeg het, en houd je erna stil.
“Milou, deze week heb ik een ernstige klacht van een klant ontvangen. Ze vindt dat jij ontzettend onklantvriendelijk hebt gehandeld in situatie X. Hoe los je dit op?”
9. Innovatief zijn? Zeg “ja en…”
Je zal regelmatig met je team om de tafel zitten om nieuwe ideeën op te doen. Niks killt jullie creatieve flow echter sneller dan de woorden “nee, maar…”. Zeg je dit nadat een collega een idee aandraagt, dan breng je in feite zijn creatieve idee om zeep.
Een communicatieve sterke leider zal dit daarom nooit doen. Hij of zij gebruikt “Ja, en…” en vult het idee van de ander aan. Hierdoor accepteer je het idee van de ander én spoor je de rest van het team aan hier op voort te borduren.
“… we kunnen daarom de eerste positie gebruiken om een groter aandeel te vergaren.” — “Ja, dat is inderdaad een mogelijkheid. En wat nou als we ook kijken naar…”
10. Luisteren? Wees de laatste die spreekt
Leiders lopen vaak over van goede ideeën. Probeer echter ook ruimte over te houden voor teamleden. Goed, hun ideeën zijn dan misschien niet helemaal hetzelfde als wat jij in gedachten had, maar hen de kans geven ze te uiten – en eventueel uit te voeren – stimuleert hen om meer en vaker ideeën aan te dragen.
Je verwelkomt hun initiatieven door – bijvoorbeeld tijdens een groepsdiscussie – meer te luisteren naar wat anderen te zeggen hebben, voordat je zelf weer nieuwe ideeën aandraagt.
En door eerst naar alternatieve meningen te luisteren, kun je jouw standpunt niet alleen verrijken, je geeft ook het signaal af dat je de mening van je team erkent. Pluspunt: mensen luisteren vervolgens ook naar jouw verhaal, zodra zij het gevoel hebben dat jij naar hen luistert.
Geen gesprekstechniek, maar een luistertechniek — net zo belangrijk.
Spits je oren dus.
De 10 soorten gesprekstechnieken op een rij
Er zijn ontelbaar veel soorten gesprekstechnieken die je elk weer op een andere manier kunt toepassen. Deze 10 zorgen er in ieder geval voor dat jij je communicatieve skills naar een hoger niveau kunt tillen. Probeer ze dus eens uit, op de werkvloer of in het privéleven.
- Enthousiasmeren? Vertel een verhaal.
- Overtuigen? Begin met ‘waarom’.
- Iemand coachen? Stel vragen.
- Iemand voor je winnen? Toon kwetsbaarheid, dan visie.
- Iemand overhalen? Toon eerst empathie.
- Grenzen aangeven? Gebruik geweldloze communicatie.
- Kracht bij zetten? Vraag om toestemming.
- Een punt maken? Gebruik maximaal 40 woorden.
- Innovatief zijn? Zeg “ja en…”
- Luisteren? Wees de laatste die spreekt.
