Een op de vijf werknemers koopt zelf AI-tools in voor werkgebruik

Als Nederlandse organisaties niet snel genoeg AI aanbieden, regelen werknemers het zelf. Een op de vijf (20%) heeft op eigen kosten een privéabonnement op AI-tools afgesloten om er werkzaken mee te doen. Tegelijkertijd zegt ruim een derde (35%) onvoldoende uitleg te hebben gekregen over AI-gebruik binnen de eigen organisatie. Dat blijkt uit de IT-Indicator 2026 van Aces Direct onder meer dan 1.000 werkende Nederlanders bij organisaties met 250 tot 1.200 medewerkers.

Beleid vs. praktijk

Een deel van de verklaring ligt in hoe het AI-beleid wordt gecommuniceerd. Slechts 43 procent van de werknemers zegt dat hun organisatie duidelijke richtlijnen heeft over AI. Dat betekent dat de meerderheid (57%) of expliciet vindt dat die richtlijnen ontbreken, of geen helder beeld heeft van wat er wel of niet mag. Dat is opvallend, gezien artikel 4 van de Europese AI Act sinds 2 februari 2025 elke organisatie die AI gebruikt verplicht om te zorgen voor voldoende AI-geletterdheid bij medewerkers. Ook opvallend is dat de meerderheid van het hoger management de richtlijnen wél kent (60%), terwijl dit op uitvoerend niveau blijft steken op 37 procent.

Shadow-IT risico

Wanneer werknemers buiten IT om eigen tools en abonnementen regelen om hun werk te doen, spreken we van shadow-IT: digitale oplossingen die de organisatie zelf niet in beeld heeft. Het gat tussen behoefte en aanbod wordt daarbij versterkt door onwetendheid: drie op de tien werknemers (30%) weet niet welke AI-functionaliteiten er al op hun eigen werkapparaat draaien. Wie het interne aanbod niet kent, gaat eerder ‘buitenom’. En dat brengt risico’s met zich mee; privéabonnementen vallen buiten IT-beheer, voldoen niet per definitie aan compliance-eisen en kunnen bedrijfsdata bevatten zonder dat iemand dat doorheeft.

Sven van Boxtel, CEO bij Aces Direct: “Als je medewerkers geen goede AI-tools geeft, gaan ze zelf op zoek. De vraag is dus niet of er AI wordt gebruikt binnen je organisatie, maar of je er grip op hebt. Shadow-IT is daarmee geen gedragsprobleem van werknemers, maar een signaal dat organisaties achterlopen. Ruim een jaar na de AI Act zien we dat richtlijnen vaak ontbreken of blijven hangen in de directiekamer, terwijl juist de werkvloer behoefte heeft aan duidelijkheid. Breng in kaart welke AI-tools er al gebruikt worden, bied een veilig en goedgekeurd alternatief en maak glashelder wat wel en niet mag. Dan bepaal je zelf hoe AI je organisatie binnenkomt, in plaats van dat het ongemerkt gebeurt.”