1. Wees voorbereid
Ga je iemand beoordelen? Doe dit niet ‘out of the blue’! Een goede voorbereiding maakt het gesprek eenvoudiger. Neem de tijd. Informeer de medewerker tijdig en plan minimaal een uur voor het gesprek in. Pak voor de inhoud van het gesprek de afgesproken doelen en resultaten erbij. Wijs op de feiten. Zorg voor een stevige onderbouwing met concrete voorbeelden. Weet je al dat het een lastig gesprek gaat worden? Zoek zo nodig rechtspositionele gevolgen uit en denk na over reacties op mogelijke emoties.
2. Wees duidelijk over het doel van het gesprek
Maak bij ingang van het gesprek duidelijk wat het doel is. Zorg er tijdens het gesprek voor dat jullie beiden op één lijn liggen. Ook is het van belang voorafgaand aan het gesprek al duidelijk te hebben wat je doel en manier van beoordelen zijn. Verheldering van de criteria waarop de medewerkers worden beoordeeld (zoals een beoordelingsformat), verhogen de efficiëntie en kwaliteit van het beoordelingsgesprek.
3. Gebruik concrete en actuele voorbeelden
Wees open en eerlijk. Geef duidelijke en actuele voorbeelden aan de hand waarvan de medewerker beoordeeld is. Gebruik bij onderbouwing voorbeelden van gedrag en feitelijke gebeurtenissen. Zo kun je de beoordeling niet positiever of negatiever maken dan dat het is. De medewerker heeft recht om te weten waar hij/zij staat, of het nu goed of slecht nieuws is. Acceptatie zal bij de beoordeelde medewerker alleen ontstaan, wanneer er een duidelijke onderbouwing is en er niet om de feiten heen wordt gedraaid.
4. Toon begrip bij negatieve beoordeling
Heb je slecht nieuws te brengen? Begin het gesprek er mee en houdt het kort. Geef daarna de medewerker alle ruimte voor zijn/haar emoties. Respecteer de heftige reacties en toon begrip door te luisteren, emoties te benoemen en samen te vatten. Blijf wel bij je standpunt en probeer het slechte nieuws niet af te zwakken. Herhaal in eigen woorden wat de medewerker zegt, houd oogcontact en blijf kalm. Wanneer de emoties zijn afgenomen, kun je het gesprek inhoudelijk voort zetten. Lukt dit nog niet? Maak dan een vervolgafspraak om de inhoud alsnog te bespreken.
5. Wees gericht op de toekomst
Uiteindelijk is het doel van het beoordelen niet om te blijven hangen in wat er is gezegd . Ga in op de toekomstperspectieven van de medewerker. Stel samen nieuwe doelstellingen op wat betreft gedrag en het behalen van resultaten. Stimuleer de medewerker om zelf mee te denken voor verdere stappen. Wees dus naast het beoordelen ook gericht op de motivatie en ontwikkeling van de medewerker. Indien er door de beoordeling consequenties zijn, licht deze dan ook toe. Maak concrete afspraken en beëindig het beoordelingsgesprek positief.