Artikel 

05-04-2012Strategische personeelsplanning

Een reorganisatie!? Een aantal gouden tips voor wat betreft uitwisselbaarheid van functies!

Puzzel

Ter informatie vooraf:
In geval van een ontslagaanvraag bij UWV wegens bedrijfseconomische redenen vindt de selectie van voor ontslag voor te dragen werknemers plaats op grond van het afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast per categorie uitwisselbare functies van de bedrijfsvestiging.
UWV zal bij de beoordeling van een dergelijke ontslagaanvraag moeten vaststellen of de werkgever de categorieën uitwisselbare functies juist heeft aangegeven - en zal zich dus een oordeel moeten vormen welke functies uitwisselbaar zijn en welke niet.
Het begrip uitwisselbare functie dient onderscheiden te worden van het begrip passende functie dat leidend is bij de herplaatsingsinspanningen die een werkgever zich in het kader van ontslag wegens bedrijfseconomische redenen dient te getroosten nadat de selectie van voor ontslag voorgedragen werknemers heeft plaatsgevonden.

Tip 1:
Een reorganisatie is vervelend en wat u vooral wilt voorkomen, is dat er een half jaar later nog één volgt. Daarom dient er een duidelijke en goede nieuwe organisatiestructuur ontwikkeld te worden. Bedenk goed hoe de nieuwe organisatie eruit moet zien, welke veranderingen gerealiseerd dienen te worden met de nieuwe structuur en wat het op moet leveren. En doe dit niet als HR-afdeling alleen, maar in overleg met het gehele MT. Ga hierbij uit van die structuur die het beste aansluit bij de visie en doelstelling van de organisatie en reorganisatie en kijk niet naar het individu (hoe moeilijk dat ook is!).

Tip 2:
Wanneer duidelijk is hoe de nieuwe organisatie eruit moet komen te zien, neem dan voldoende tijd om de vertaalslag van de oude naar de nieuwe functies te maken. Leg de inhoud van deze nieuwe functies vast in profielen en / of beschrijvingen. Deze beschrijvingen bepalen hoe er in de nieuwe organisatie gewerkt gaat worden en waar verschillende verantwoordelijkheden belegd worden. Deze beschrijvingen zijn daarnaast ook vaak van groot belang voor de uitwisselbaarheidstoets in het kader van de reorganisatie. Deze functiebeschrijvingen moeten dus een duidelijk en helder beeld geven van de nieuwe organisatie.

Uitwisselbare functies zijn functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn.

Tip 3:
Ten aanzien van de nieuwe functiebeschrijvingen geldt dat veel organisaties hun al bestaande of latente wens voor een generiek functiegebouw (zie nieuwsbrief augustus 2011, editie 3) dan meteen willen oppakken. Hoewel het lijkt alsof dit efficiënter is, is dit echter niet in alle gevallen wenselijk. Wanneer u te maken krijgt met een uitwisselbaarheidsvraagstuk, wordt de onderbouwing met generieke functies een stuk lastiger; functies worden op basis van een generieke functie gemakkelijker uitwisselbaar en dat is niet in alle situaties even wenselijk. Doordat taken meer generiek beschreven worden, komen details die voor uitwisselbaarheid van belang kunnen zijn, niet meer tot uiting in de functiebeschrijving. Daarnaast gelden voor een generiek functiegebouw ook andere aanvullende randvoorwaarden waar rekening mee gehouden dient te worden.

Tip 4:
Bij een reorganisatie wordt vaak alleen aandacht besteed aan de nieuwe organisatie. Wat echter ook van belang is, is om de 'oude' zaken op orde te hebben. De oude uitgangspunten, zoals de personeelsadministratie (datum indiensttreding, functietitel, oude afspraken) en de oude functiebeschrijvingen, zijn van belang voor bijvoorbeeld het aanvragen van een ontslagvergunning. Het UWV of de Kantonrechter kijken naar wat er op papier staat bij het beoordelen van ontslagen en keurt ontslagaanvragen regelmatig niet goed vanwege een onvolledige administratie. Sta dus ook stil bij wat er al ligt aan 'oude' stukken.

Tip 5:
Competenties mogen betrokken worden bij het onderbouwen van uitwisselbaarheidsvraagstukken. Voorwaarden is echter wel dat binnen de organisatie competentiemanagement deel uitmaakt van het HRM-beleid of dat competenties aan medewerkers kenbaar zijn gemaakt, bijvoorbeeld doordat deze in de functiebeschrijvingen zijn opgenomen. Wanneer dit niet het geval is, is het toevoegen van competenties geen uitwisselbaarheidscriterium.

Tip 6:
Betrek de OR tijdig en regelmatig; zij spelen een cruciale rol binnen reorganisaties en kunnen het ingezette proces aanzienlijk vertragen wanneer zij geen toestemming verlenen. Informeer hen dus goed over de consequenties wanneer er niet gereorganiseerd wordt, de achterliggende gedachten die hebben geleid tot bepaalde keuzes en neem hen boven alles serieus!

Tip 7:
Reorganiseren heeft een grote impact op medewerkers die een andere functie krijgen of zelfs de organisatie moeten verlaten. Vaak wordt er zo goed als mogelijk aandacht besteed aan deze medewerkers. Maar vergeet de medewerkers waar de reorganisatie niet direct gevolgen voor heeft niet! Ook zij hebben waarschijnlijk enige tijd in angst gezeten of zij hun baan kunnen behouden en moeten een aantal van hun collega's missen. Maar zij moeten verder, dus help hen weer vooruit te leren kijken door bijvoorbeeld bijeenkomsten te organiseren waarin het proces met elkaar besproken kan worden.

Al met al is een reorganisatie een vervelende tijd, maar wanneer je als organisatie goed beslagen ten ijs komt, kun je er in ieder geval het beste van maken. Met het beste resultaat voor zowel uw organisatie als uw medewerkers!



Tags:Juridisch, Reorganisatie,

Terug

Sophie Strater
Geschreven door: Sophie Sträter

HR Consultant op het gebied van performance strategies. Ervaring met de uitvoering van
functiewaarderingstrajecten, assessments en het opstellen van mondelinge en schriftelijke
rapportages. Kenmerkend zijn tactvolle leergierigheid en interesse in mensen, zorgen voor brede
inzetbaarheid. Servicegerichte en enthousiaste teamplayer.

Werkzaam bij:

Wilt u de auteur een vraag stellen? log dan eerst in of registreer u GRATIS hier.

Commentaar

  • 05 augustus 2012, 19:24Jelle Dijkstra
    In principe juich ik het toe als bedrijven en instellingen geïnformeerd worden over hoe ingrijpende reorganisaties het best kunnen worden doorgevoerd. Het hierboven weergegeven artikel bevat echter enige onjuistheden die in de praktijk tot problemen kunnen leiden. Om die reden plaats ik de volgende kanttekeningen bij het artikel:
    • De eerste zin is feitelijk onjuist: de noodzaak om te selecteren op basis van het afspiegelingsbeginsel (in combinatie met toepassing van het ‘last in first out’-principe per leeftijdscategorie) geldt alleen voor uitwisselbare, d.w.z. gelijkblijvende of licht gewijzigde functies en niet voor nieuwe of ingrijpend veranderde functies (Ontslagbesluit).
    • Bij Tip 3 moet worden aangetekend dat binnen generieke functies rollen en niveaus kunnen onderscheiden. Als het om nieuwe of ingrijpend gewijzigde generieke functies gaat kunnen met behulp van rol- en niveauspecifieke competenties de meest geschikte medewerkers worden geselecteerd uit de groep van medewerkers die bij de belangstellingsregistratie hun belangstelling voor de functie hebben aangegeven.
    • Bij Tip 6 wordt gesteld dat de OR het proces ernstig kan vertragen als zij geen toestemming verlenen. De OR heeft echter conform artikel 25 van de WOR adviesrecht, geen instemmingsrecht.
    In het boek Kwaliteitsselectie bij reorganisatie en collectief ontslag (Van Gorcum, 2012, 2de druk) heb ik een en ander nader uitgewerkt. Dit boek bevat belangrijke basisinformatie voor degenen die zich met reorganisaties (gaan) bezighouden.

Wilt u reageren? log dan eerst in of registreer u GRATIS hier.

Gerelateerde artikelen