Uit de managementliteratuur blijkt onomstotelijk dat communicatie de succesfactor is om teamleden betrokken en effectief te houden. Doordat het nieuwe werken op grote schaal wordt ingevoerd, keert nu langzamerhand de wal het schip.
Bij organisaties waar het nieuwe werken wordt ingevoerd, is het veelal een technologisch traject. Huisvesting, ICT en werkafspraken vormen de infrastructuur waarover het nieuwe werken kan plaatsvinden. Het echte succes wordt pas behaald zodra mensen ook daadwerkelijk nieuw gaan werken. Daarbij is de ruimte die het management geeft (maar ook afpaalt) van doorslaggevend belang. Kunnen managers hun mensen wel echt loslaten? En omgekeerd, hoe voorkom je vervreemding van de werkomgeving?
De invoering van het nieuwe werken is daarom ook een exercitie in verandercommunicatie. Dat begint voordat de projectorganisatie start en gaat door nadat er al is opgeleverd. Verandercommunicatie is implementatie in mensen. Enkele voorbeelden hiervan:
- Je zult, zoals bij elke verandering, als opdrachtgever moeten accepteren dat er managers én medewerkers zijn die stomweg niet willen veranderen. Ben je als opdrachtgever bereid om hier maatregelen tegen te nemen of accepteer je juist dat er dinosauriërs in jouw organisaties rondlopen?
- Je zult, zoals bij elke verandering, als opdrachtgever zelf het voorbeeld moeten geven. Jouw ondergrens voor aanvaardbaar gedrag is –in principe- de bovengrens van het gedrag dat medewerkers zullen vertonen. Als je zelf regelmatig dezelfde werkplek claimt, zullen medewerkers dit als dagelijks geoorloofd gedrag beschouwen.
- Je zult, zoals bij elke verandering, als opdrachtgever tegenslagen bij en vooral na de implementatie van het nieuwe werken moeten accepteren. ICT werkt niet altijd zoals verwacht of ruimtes zijn ineens wel erg anders ingericht. Geloof je zelf voldoende in het concept om ook tegenslagen intern te verkopen?
Dit soort voorbeelden zijn helemaal niet specifiek voor het nieuwe werken. Bij elk verandertraject kun je vooraf gelijkaardige voorbeelden bedenken. Alleen betekent het dat je goed moet inzetten op het verwerven en behouden van draagvlak. Het nieuwe werken is echter in één opzicht speciaal: het tast het professionele zelfbeeld van kenniswerkers aan. Jouw positie in de organisatie wordt niet meer onderstreept door jouw kamer of parkeerplaats. En dat is waarom mensen er soms zo heftig op reageren.
Omdat je aan draagvlak moet werken, en in het bijzonder omdat je ingrijpt op het professionele zelfbeeld van kenniswerkers, zul je dus verder moeten gaan dan technische implementatie van het nieuwe werken. Gedragsverandering vereisen nu eenmaal een flinke dosis communicatie.
Theo Koster is directeur van Conclusion Corporate & Public Communication, een adviesorganisatie voor projectcommunicatie en omgevingscommunicatie. Zijn email adres tkoster@conclusion.nl staat open voor reacties.