Uitnodigingen en afwijzingen verzenden

Wanneer je een selectie uit de sollicitatiebrieven hebt gemaakt kan je de uitnodigingen en afwijzingen versturen. Soms komt het voor dat bij de geselecteerde kandidaten geen succes opleveren. Het is daarom aan te raden om nog wat kandidaten achter de hand te houden. Deze kandidaten kan je dan laten weten op de reservelijst te staan. Je kan deze dan altijd nog uitnodigen voor een gesprek. 

Uitnodigingsbrief

De kandidaten die je hebt gekozen nodig je officieel uit voor een gesprek. De datum en het tijdstip van het gesprek kun je het beste telefonisch afspreken. Het is handig om de belangrijkste gegevens per mail of brief na te sturen. In een uitnodigingsbrief staan in ieder geval de volgende gegevens:

• De datum en tijd van het gesprek
• De plaats waar het gesprek plaatsvindt (eventueel met routebeschrijving)
• De namen en functies met wie de kandidaat het gesprek heeft

Voorbeeld van een uitnodigingsbrief

Geachte heer/mevrouw,

Met belangstelling hebben wij kennisgenomen van uw sollicitatie naar de functie van (benoemen). Wij nodigen u dan ook graag uit voor een kennismakingsgesprek. Tijdens dit gesprek zullen wij beiden kunnen beoordelen of en in hoeverre wij in de toekomst mogelijk iets voor elkaar kunnen betekenen.

Het gesprek zal plaatsvinden met de heer/mevrouw (naam) op (datum) om (tijdstip) uur, in ons hoofdkantoor aan de (adres).

In de bijlage vindt u een routebeschrijving.

Mocht u op deze datum verhinderd zijn, dan kunt u contact opnemen met de heer/mevrouw (naam), toestel (nummer),

Met vriendelijke groet,

(handtekening)

(naam)

(functie)

Afwijzingsbrief

Het is voor sollicitanten nooit leuk om te horen dat ze niet op gesprek mogen komen. Toch vinden ze het fijn om op een nette manier behandeld te worden. Een afwijzingsbrief is dan ook gewenst. Deze brief voorkomt ook dat sollicitanten gaan bellen om te vragen hoe het proces ervoor staat. In de brief moet je zo specifiek mogelijk de reden geven waarom de kandidaat niet gekozen is.

Voorbeeld van een afwijzingsbrief

Geachte heer/mevrouw,

Met belangstelling hebben wij kennisgenomen van uw sollicitatie naar de functie van (benoemen).
Wij hebben op deze vacature een flink aantal reacties ontvangen. Inmiddels hebben wij een brievenselectie gedaan. Onze keus is hierbij helaas niet op u gevallen omdat (reden benoemen).

Wij danken u voor uw belangstelling en wensen u veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.

Met vriendelijke groet,

(handtekening)

(naam)

(functie)