1. Arbo-jaarplan. Ondernemingen van 100 werknemers of meer zijn verplicht het Arbo-beleid schriftelijk vast te leggen in een Arbo-jaarplan (artikel 4 Arbeidsomstandighedenwet). In ondernemingen met minder dan 100 werknemers is dit niet vereist, maar het is mogelijk dat dit op vrijwillige basis geschiedt. In het Arbo-jaarplan moet worden neergelegd welke activiteiten met betrekking tot veiligheid, gezondheid en welzijn de onderneming het komende jaar wil ondernemen. U kunt daarbij denken aan de maatregelen in verband met de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie.
Er zijn geen vormvereisten gesteld aan het Arbo-jaarplan. Het is raadzaam concreet aan te geven welke activiteiten moeten worden ondernomen met de uiterste datum waarop deze gerealiseerd worden en het aanwijzen van iemand die hiervoor verantwoordelijk is. Daarnaast is het zinvol vast te stellen wat het budget is voor de te nemen actie. Vanuit praktisch oogpunt is het goed zoveel mogelijk vooruit te lopen op en aansluiting te zoeken bij de indeling van het Arbo-jaarverslag (zie onder 2).
Een ondernemer is verplicht om overleg te plegen over het Arbo-jaarplan met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. Indien deze niet aanwezig is, zal het overleg moeten worden gevoerd met de individuele werknemers. Vervolgens moet een kopie worden gezonden aan de Arbeidsinspectie, waarin tevens wordt vermeld wat het standpunt is van de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de individuele werknemers.
2. Arbo-jaarverslag. Indien een bedrijf verplicht is tot het opstellen van een jaarplan, moet aan het einde van het jaar het Arbo-beleid ook geëvalueerd worden in een jaarverslag. Bepaalde categorieën bedrijven van minder dan 100 werknemers zijn hiertoe ook verplicht. Voor nadere inlichtingen hieromtrent kunt u de Arbeidsinspectie raadplegen.
In tegenstelling tot het jaarplan, zijn in de Arbeidsomstandighedenwet eisen voor het Arbo-jaarverslag geformuleerd. Zo moeten de volgende onderwerpen aan de orde komen:
- het gevoerde arbo- en ziekteverzuimbeleid
- het overleg dat tussen werkgevers en werknemer is gevoerd in het kader van de arbeidsomstandigheden
- de uitvoering van voorlichting en opleidingen met betrekking tot het arbeidsomstandighedenbeleid in de onderneming
- als er een beroepsziekte of bedrijfsongeval heeft plaatsgevonden, de maatregelen die daarop genomen zijn. (NB: u bent op grond van artikel 9 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht een register bij te houden van ongevallen en grote materiële schades.)
- de gevaren die door werknemers zijn gemeld
- mogelijke aanwijzingen en eisen van de Arbeidsinspectie
- overzicht van de ongevallen en het ziekteverzuim
- de bijstand die door bedrijfshulpverleners en de Arbo-dienst is verleend
Het Arbo-jaarverslag moet zowel aan de Arbeidsinspectie als aan een eventuele ondernemingsraad worden toegezonden. Eventueel kan dit onderdeel uitmaken van het sociaal jaarverslag ten behoeve van de ondernemingsraad, als het maar als zodanig herkenbaar blijft. Daarnaast moet iedere werknemer kennis kunnen nemen van de inhoud van het Arbo-jaarverslag.
Onderstaand nog enkele aandachtspunten bij de Arbo-verslaglegging:
De overdracht van informatie geschiedt,
- op zodanige wijze dat belanghebbenden betrouwbare informatie wordt geboden, die aansluit bij hun behoeften en belangen en hen uitnodigt tot nadere dialoog en bestudering;
- op zodanige wijze dat voorzien wordt in een beleidsinstrument dat de verslaggevende organisatie tot steun kan zijn bij de evaluatie en de voortdurende vooruitgang en verbetering van de prestaties;
- conform gevestigde, algemeen aanvaarde verslaggevinggrondslagen, consequent toegepast van de ene verslagperiode naar de volgende, teneinde de transparantie en de geloofwaardigheid bevorderen;
- volgens een uniforme opzet, die het begrip voor de lezer en de vergelijking met soortgelijke verslagen door andere organisaties vergemakkelijkt;
- ter aanvulling, en niet ter vervanging, van andere verslaggevingstandaarden, waaronder sociale en financiële;
- op zodanige wijze dat de relatie wordt verhelderd tussen het sociale vak, het ecnomische- en het arbo vlak.
Voor nadere informatie kunt u kunt u contact opnemen met hrmdesk@hucag.nl